Правила деловой переписки: нюансы отправки традиционных и электронных сообщений

Профессиональная переписка соответствует определенным правилам и нормам, о которых вам необходимо знать. Чтобы избежать проблем при составлении документов и писем, необходимо знать основы.

Деловая переписка — это широкое понятие, которое включает в себя множество видов официальной деловой переписки, связанной с информационными и справочными материалами. Деловую переписку можно классифицировать по-разному.

Принятие и реализация административных решений не могли бы состояться без деловой корреспонденции.

• При формулировании и создании решений деловая переписка используется для получения информации, которая может упростить процесс.
• Если решения уже приняты, деловая переписка используется для информирования коллег о ходе или сроках реализации проекта.

Статистика показывает, что чем выше рост экономики и бизнеса, тем больше объем деловой корреспонденции.

• На каждый 1% увеличения валового внутреннего продукта объем деловой почты увеличивается на 1%.
• Количество писем на одного жителя в разных странах: США — 700, Франция — 432, Германия — 252, Чехия — 68, Польша — 48, Бразилия — 26, Индия — 15, Российская Федерация — 8.

Что такое профессиональная почта?

Процентное распределение деловой почты в Российской Федерации выглядит следующим образом

• 63% — население, % от населения
• 22% — коммерческие организации, и
• 15% — организации государственного сектора.

Деловая корреспонденция составляет 70-75% от общего количества документов.

Только правильная деловая переписка имеет юридическую силу.

• Без нарушений, в соответствии с формальными процедурами.
• В соответствии с законом.
• Только компетентными лицами.

Юридическая сила обеспечивает формальные документальные свойства, которые могут вызвать определенные юридические действия. Как только письмо подписано компетентным лицом, оно уже имеет юридическую силу. Однако, помимо подписи, необходима также печать компании.

Если вам необходимо, чтобы документ, напечатанный на бумаге, имел юридическую силу, используйте специальный бланк и ряд необходимых элементов. Как правило, это

• название компании или имя лица, ответственного за составление письма,.
• заключение автора,
• подпись автора, и
• иногда печать компании.

Документы внутренней переписки компании называются «внутренней перепиской».

• Отчет
• Меморандум,.
• Пояснительные записки,.
• Меморандумы,.
• предложения,.
• Представление.

Деловая переписка выполняет ряд функций в административной сфере.

1. Информационная функция заключается в том, что деловая переписка способствует поддержанию жизненно важной информации.
2. Коммуникативная. С помощью деловой переписки сотрудники поддерживают контакт с руководством и другими сотрудниками.
3. Социальная деловая. В первую очередь решает ряд социальных обязательств путем удовлетворения информационных потребностей.
4. Юридические функции. Функционирует как доказательство в суде.
5. Административные операции. Деловое общение может инициировать административные решения и способствовать их реализации.
6. Культурная функция. Деловая переписка может передавать этнические и национально-культурные аспекты документа.
7. Историческая функция. Она может передавать обществу информацию из истории.

Несмотря на способность деловой коммуникации выполнять множество функций, информация и коммуникация остаются ключевыми функциями.

Процессы правового регулирования не предусматривают использование делового общения. Нормативно-правовые акты издаются в виде правил, положений, директив, приказов, распоряжений и инструкций, но не в виде писем или объявлений.

Структура делового письма

Давайте рассмотрим, что входит в структуру профессионального письма в наши дни.

1. Данные об отправителе и дата написания письма.
2. Адрес получателя, при этом необходимо идентифицировать корреспондента (руководитель отдела маркетинга) или отдел (например, «Отдел продаж «Натурстрой»).
3. Адрес вступительной части: ‘Уважаемый Сергей Валерьевич’, ‘Уважаемый коллега’.
4. Основной текст в двух частях. В первой части излагается причина или цель письма, во второй — заключение, просьба или заявление.

Команда Geekbrains совместно с международными экспертами по развитию карьеры подготовила подборку материалов, которые помогут вам начать работу по профессии вашей мечты.

В подборку вошли только самые популярные профессии и рекомендации в этой области. 86% студентов использовали эти материалы для постановки своих профессиональных целей на ближайшее будущее!

Скачайте его и используйте уже сегодня:.

30 самых популярных высокооплачиваемых профессий 2024

Помогает понять текущую ситуацию на рынке труда

Собирает более 50 источников по IT-сектору

Только лучшие телеграм-каналы, YouTube-каналы, подкасты, форумы и многое другое, чтобы узнать об информатике

50+ лучших сервисов и приложений от GeekBrains

Безопасное и надежное программное обеспечение, которое работает в наши дни

Правила оформления делового письма

Хотя электронная почта вездесуща, профессиональные письма по-прежнему отправляются на бумаге. Поэтому стоит обратить внимание на внешний вид письма, поскольку оно создает первое впечатление о транспортной компании. Очень важно, чтобы деловая переписка была подготовлена в соответствии со следующими правилами

• Письма должны быть напечатаны на фирменном бланке хорошего качества. На нем указывается информация об отправителе.
• Письма иностранным партнерам должны быть написаны на английском языке.
• Письма должны быть сложены (желательно один раз) с текстом в папке. Очень важные письма следует отправлять в большой толстой папке, чтобы письмо не нужно было складывать.
• И папка, и само письмо могут нести всю необходимую информацию, включая логотип компании.
• Адрес получателя должен быть указан только в папке. Если используется папка с прозрачным окошком, адрес получателя указывается на самом письме в правом верхнем углу. Затем лист сворачивается, и адреса отображаются в прозрачном окне.
• Адрес отправителя указан как в папке, так и на листе письма.

Оттенки внутренней профессиональной электронной почты

Существует также внутренняя коммуникация между сотрудниками компании. Цель такого общения может быть разной, но соблюдение определенных правил является обязательным.

Правила для внутренней деловой электронной почты

• Будьте краткими, существительными и
• Всегда указывайте дату, и
• Используйте «формулу своего рода» и подпись в конце.

Оттенки внутренней профессиональной электронной почты

Например, письмо от администрации или коллеги, написанное для поздравления или высокоэффективного сотрудника. Обзор проектов компаний включает переписку с отдельными элементами делового письма: тема, приветствие, краткое изложение смысла, вежливое заключение и печать являются обязательными.

Важно понимать, что выбор темы или характера письма зависит от степени формальности общения и типа информации, направляемой получателю.