Личная карточка работника. Образец заполнения и бланк 2025 года

В настоящее время обязанность использовать единую форму первичной учетной документации и включать в нее кадровые документы отменена, и учреждения могут разрабатывать собственную форму личной карточки.

Однако утвержденная Госкомстатом форма Т-2, которая использовалась до 2013 года, вполне жизнеспособна и отвечает всем требованиям законодательства. Поэтому работодателям нельзя запретить использовать эту форму, если это удобно.

Кем заполняется личная карточка

Форма должна быть дополнена специалистом по кадрам для оформления приема работника на работу. Следовательно, ответственность за правильность внесенной информации также несет HR-специалист.

Данные дополняются оригинальной документацией, предоставленной работником, и дополняются приказом о приеме на работу.

Раздел I

Этот раздел содержит основную информацию о работнике, такую как.

1. информация о лице,.
2. информация об уровне образования,.
3. информация о профессии и стаже работы, информация о
4. Семейное положение Информация о семейном положении,.
5. адрес, информация о
6. знании иностранных языков; и
7. контактный телефон.

Раздел II

В данном разделе содержится информация о воинском учете. После дополнения работники должны сделать здесь отметку о правильности информации.

Раздел III

Данный модуль содержит информацию о трудоустройстве работников в организацию, начиная с вводной части. Если информация зарегистрирована в этом разделе, работник должен быть приглашен в отдел кадров для проверки регистрации.

Раздел IV

Этот раздел необязателен, если по закону работник обязан пройти аккредитацию.

Раздел V

Этот раздел является дополнительным, если сотрудник прошел курс переподготовки.

Раздел VI

Данный модуль содержит информацию о профессиональной переподготовке работника.

Раздел VII

Данный модуль содержит информацию об отличиях работника, как государственных наградах, так и грамотах, похвалах и т.д. Награжденные работодателем наградами перечисляют информацию о соответствующих уставах, решениях и похвальных грамотах.

Раздел VIII

Данный модуль содержит информацию о лицензии работника с указанием даты начала и окончания действия лицензии, предоставленного срока, сведений о соответствующих приказах и виде лицензии.

Раздел IX

Этот модуль содержит данные о социальных пособиях, на которые имеет право работник (на основании соответствующих подтверждающих документов).

Раздел X

Этот модуль содержит дополнительную информацию о работнике, если таковая имеется.

Раздел XI

Последний раздел содержит данные о расторжении трудового договора с работником с указанием даты, приказа и статьи трудового кодекса, на основании которой произошло расторжение. После регистрации данных сотрудник отдела кадров должен знать работника, чтобы зарегистрировать его под роспись.

Хранение

Личные данные работника хранятся в отделе кадров. Срок хранения зависит от даты завершения делопроизводства и для карточек, заполненных после 2003 года, составляет 50 лет.

В статье узнаете

Действительно ли Т-2 нужно оформлять

С 1 сентября 2021 года личные карточки сотрудников Т-2 больше не понадобятся. Это связано с отменой правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных в 2004 году постановлением Правительства РФ № 225.

Согласно пункту 12 отмененных правил, работодатели были обязаны предоставлять работникам под роспись в личной трудовой книжке записи в трудовой книжке о выполненной, переданной или выполненной работе.

Введены новые правила, утвержденные 320н от 19. 05. 2021 года. Они не сообщают о личных карточках и не обязывают работодателя вносить работника в регистрационные записи по форме Т-2.

Как оформить отказ от ведения карточек Т-2

Правило 225 было отменено, но не автоматическое аннулирование карточек; должны быть сделаны распоряжения о том, чтобы не держать карточки Т-2. Если обязанность соблюдать Т-2 относится к локальным актам компании, в них также должны быть внесены изменения.

Приказ об отказе от ведения личных карточек

Этот приказ определяет дату, с которой компания прекращает вести карточки на действующих сотрудников и отказывается создавать карточки на новых работников.

Такой приказ рекомендует Роструд на своем официальном сайте в ответе на вопрос 153572 от 30. 08. 2021.

Локальные нормативные акты компании

В правилах внутреннего трудового распорядка и внутреннего распорядка отпусков можно предусмотреть, что работодатель обязан сохранять карточки Т-2.

Ненужные термины можно исключить из локального нормативного акта двумя способами, издав новую редакцию ЛНА или приказа.

Новая редакция ЛНА или приказа должна быть доведена до сведения «подписавшего» его работника. Это требование предусмотрено разделом 22 Трудового кодекса.

Это можно сделать в электронном виде несколькими щелчками мыши, если в компании внедрена система электронного документооборота.

Как ознакомить сотрудников с LPA в электронном виде

Почему кадровики не отказываются от Т-2

Пять из десяти рассмотренных мною работодателей не отказались от формы Т-2. Ниже приведены основные аргументы в пользу того, чтобы продолжать сохранять Т-2

1. По Т-2 удобно учитывать отпуска

Преимущества. Печатные карточки Т-2 имеют специальный раздел «лицензии». Полезно записывать лицензии, особенно если есть дополнительные лицензии на основные работы или работы, вредные для района Крайнего Севера.

Минусы. Менеджеры по персоналу тратили время и деньги на заполнение карточек Т-2, поиск и хранение бумаги. Все виды лицензий можно регистрировать в электронном виде.

Например, в СБИС менеджер по персоналу может видеть на экране лицензии сотрудников, работающих в компании уже много лет. При необходимости проверить, получил ли сотрудник в этом году 14 дней непрерывного отпуска, из статьи 125 ТК РФ. При необходимости распечатать электронную Т-2.

2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку

Преимущества. Вы можете регистрировать персональные данные сотрудников с помощью карточки Т-2 без необходимости получать их согласие на обработку персональных данных. Например, чтобы узнать квалификацию работника, определить номер его диплома.

Год рождения ребенка для распределения новогодних подарков. Назначение.Роскомнадзор подтвердил это в описании от 14 декабря 2012 года.

Против. Форма Т-2 больше не является обязательной. Поэтому новые сотрудники должны давать согласие на обработку своих персональных данных, независимо от того, соблюдены ли эти требования на бумаге.

3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде

Преимущества. Ниже приведен пример судебного решения, которое помогло работнику с формой Т-2 вернуть 3,5 млн рублей за неиспользованный отпуск. Удостоверение личности послужило дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства.

Характер разницы. После увольнения работник обратился в суд, требуя взыскать 321 день неиспользованного отпуска, неустойку и моральный вред.

Аргументы работодателя. Ответчик представил суду карточку Т-2 работника и приказы о выдаче лицензии за несколько лет.

Решение суда. Суд отказал работнику. Он принял во внимание документы и постановил, что неполная выплата компенсации за неиспользованные разрешения работнику не была доказана. Решение ЦССЮ 3 от 18. 08. 2021 по делу 88-10826/2021, которое выглядит следующим образом

Против. По нашему мнению, приказы, подписанные с работником, также подтверждают выдачу лицензии. Главное — быстро собрать эти приказы и подать их в суд.

С электронным кадровым делом менеджеру по персоналу достаточно проверить папку с персоналом и несколько раз щелкнуть мышкой, чтобы распечатать электронные приказы о выдаче лицензии на несколько лет.

‘Формы Т-2 исчезнут во всех компаниях в ближайшие пять-десять лет. Каждый день я вижу, как крупнейшие работодатели страны переводят свои кадровые документы в электронный формат и полностью отказываются от бумаги». Михаил Ефимов, специалист по автоматизации кадровых процессов компании «Тензор».

Как правильно заполнять Т-2, если решили их оставить на бумаге

Единая форма личной карточки работника была установлена постановлением Госкомстата РФ № 1 от 1 мая 2004 г. Для государственных (городских) служащих разработана форма Т-2ГС (МС).

Существуют общие вопросы, возникающие при заполнении личной карточки.

Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»

Графа о браке заполняется только на основании официальных документов. Поэтому статус «не состоял в браке» является неверным.

Статус ‘не состоит в браке’ не используется. Как правило, «неженатый» для мужчин, «незамужняя» для женщин.

Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей

В форме указывается только «год рождения». Если указаны число и месяц рождения, то это ненужная информация. Сбор ненужной информации контролируется Роскомнадзором. О том, за что можно оштрафовать работодателя за нарушение закона о персональных данных — читайте в нашей статье.

В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска

Для оформления лицензий отдел кадров дополнительно прикладывает к карточке Т-2 вкладыш. Это важно, если сотрудник проработал много лет и на Т-2 осталось место для заполнения лицензии. Работодатель имеет право утвердить формат листа-вкладыша в приказе.

Оформлять ли карточку на совместителя

Используя T-2, тип работы можно выбрать как «основной» или «неполный рабочий день». Остальные графы должны быть заполнены так же, как и для основного сотрудника. Поэтому, при необходимости, можно создать карточку Т-2 для внешних сотрудников, работающих неполный рабочий день. Однако это не является обязательным с 01. 09. 2021 года.

Как быть со старыми карточками. Сколько хранить Т-2

Личные карточки уволенных сотрудников должны храниться в течение 50 лет. Срок установлен приказом Росархива от 20. 12. 2019 № 236.

Карточки сотрудников, уволенных до 19. 02. 2020 года, должны храниться еще дольше — 75 лет. Этот срок определен приказом 55 Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года и приказом Главархива СССР от 15. 08. 1988 года.

Как и сколько хранить

Руководитель решает, где будет храниться личная карточка в соответствии с формой Т-2 — документ хранится в учреждении во время работы сотрудника. После увольнения они должны храниться еще 75 лет. Только по истечении этого срока организация имеет право их уничтожить.

Они хранятся отдельно от личных дел сотрудников и приказов о приеме на работу и увольнении. Необходимо обеспечить безопасное хранение: посторонние лица не должны иметь доступа к этим файлам.

Как заполнить

Ниже приведена пошаговая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 в 2022 году. Заголовок содержит поля для кодов ОКУД и ОКПО: ОКУД — код личной карточки; ОКПО — код предприятия по статистике. В заголовке указывается название марки, затем партия и адрес (желательно подлинный).

Вот таблица, из которой заполняются данные:.

1. Даты записываются как дд. мм. гггг.
2. Номер должности сотрудника (порядковый номер, присвоенный сотруднику компанией).
3. НДС (не приводится).
4. Сунил требуется при устройстве на работу (статья 65(1) Трудового кодекса). Когда гражданин устраивается на работу впервые, работодатель обязан выдать ему этот документ.
5. Алфавит, поле для внесения первой буквы фамилии работника.
6. Характер работы фиксируется на основании команд руководителя. Это личная карточка т-2- временный или постоянный характер работы.
7. Пол может быть записан буквой «М» или «Ж» или целым словом.

Виды работ, перечисленные в личной карточке по форме Т-2, являются только основными. Если работник работает по совместительству, личная карточка на него заводится по основному месту работы и получать ее не нужно.