Все работодатели осуществляют различные виды социальных выплат. Одной из самых распространенных таких выплат является оплата больничного листа.
В случае многих больных работников выплаты могут превышать сумму взносов в фонд социального страхования. В этом случае компания имеет право на возмещение из Фонда социального страхования Российской Федерации.
Однако возмещение из бюджета или «соответствующих» фондов влечет за собой серьезные трудности для предпринимателя. Как правило, сотрудники используют все законные (а иногда и не совсем честные) методы, чтобы затянуть и усложнить процесс.
Часто процесс настолько медленный, длительный и нервный, что бухгалтеры просто не хотят им заниматься. Тем временем касса может быть переполнена. Кроме того, если внутренний контроль компании не подготовлен должным образом, руководство организации может долгое время не понимать таких обязательств по капиталу.
Одной из наиболее распространенных критических замечаний работников является нерегулярность бюрократии (реальной или воображаемой). Что касается выплат по временной нетрудоспособности, то распространенной причиной отказа является неправильно оформленный больничный лист.
Давайте рассмотрим, как правильно оформить больничный лист, чтобы избежать проблем с возмещением расходов в будущем.
Какие нужны документы для оформления больничного
Правила составления больничного листа (БЛ) определены приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ.
Больничный лист — это «общий» документ. Когда человек заболевает, он, естественно, обращается к врачу. Он является сотрудником медицинского фонда, который и инициирует процесс заполнения больничного листа. Пациенту достаточно предъявить паспорт или другой равнозначный документ (пункт 4 статьи 624 Порядка).
Важно!
Договор медицинского страхования необходим для определения порядка оплаты услуг и не имеет прямого отношения к расчету по больничному листу.
Выдавать больничные листы имеют право только сотрудники уполномоченных медицинских учреждений (пункт 2 Приказа № 624).
При восстановлении после болезни врач выдает ему «закрытый» бланк. Позже, когда сотрудник возвращается на свое рабочее место, он предоставляет этот документ в бухгалтерию. Теперь эстафета передается органу для заполнения БЛ.
Больничный лист оформляется бухгалтерией компании на основании информации, уже имеющейся в распоряжении работодателя. Это личные данные работника и сведения о доходах.
Важно!
Дополнительная документация может потребоваться только в том случае, если сотрудник проработал на своем месте относительно недолго. Дело в том, что среднее вознаграждение для расчета больничного пособия должно браться за последние два года.
В связи с этим новым сотрудникам потребуется справка формы 182Н о больничном листе с предыдущего места работы.
Общие правила заполнения БЛ
Действующая форма больничного листа утверждена приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации 347Н от 26 апреля 2011 года.
Документ имеет формат А4 и защищен водяным знаком и штрих-кодом.
Процесс заполнения больничного листа (пункт 56 приказа № 624) не зависит от того, в каком разделе он существует и в каком разделе заполняется.
- Документ должен быть заполнен прописными буквами.
- Необходимо использовать пишущую машинку или ручку (кроме ручек с перьевыми наконечниками). Если используется ручка, чернила должны быть только черного цвета.
- Все поля информации должны быть заполнены в первую очередь, поля не допускаются.
- Печати не должны «касаться» полей информации.
«Медицинский» раздел БЛ
Информация, которую должен дополнить врач, состоит из следующих полей
- Общая информация о самом документе (за исключением номера, первоначально напечатанного на бланке); и
- информация о медицинском учреждении и враче; и
- личная информация о пациенте; и
- информация о заболевании и его продолжительности.
Часто названия лечащих организмов (быстро) бывают довольно длинными. Если название не помещается в соответствующую ячейку, его можно сократить в имеющихся полях. То же самое касается наименования работодателя, а также ФИО и должности врача (письмо ФСС РФ от 8 мая 2011 г. № 14-03-11/05-8545).
Важно!
Для медицинских организаций и пациентов существует возможность идентифицировать компанию, в которой они работают, с помощью кодов. Для медицинских учреждений это ОГРН, который является регистрационным номером работодателя — Фонда социального страхования РФ.
Если медицинское учреждение использует специальное программное обеспечение для заполнения БЛ, то вся вышеуказанная информация воспроизводится в виде двоичного кода в левом верхнем углу бланка.
Если в поликлинике нет такой программы и врач заполняет БЛ ручкой, то двоичный код отсутствует. Это не является преступлением.
С 01. 07. 2017 года биография также может быть написана (с письменного согласия работника). Чтобы электронные биографии работали, медицинская организация и работодатель должны быть участниками системы обмена информацией.
Использование электронных устройств повышает прозрачность данных и исключает возможность фальсификации или потери документов.
Заполнение БЛ работодателем
Для расчета размера пособия пациентам на рабочем месте обрабатываются данные о размере пособия. Поэтому все данные, зарегистрированные работодателем (пункт 66 приказа № 624), в конечном итоге ведут к этой цели.
- Организационная информация: бренд и данные о регистрации в ФСС РФ.
- Вид работы: основная или по совместительству.
- Индивидуальные коды работников — VAT и Sunil.
- Коды особых случаев получения льгот (например, инвалидность или служба «на Севере»). Эти коды двухмерные, но в форме есть шесть ячеек, если работник имеет «особый» режим одновременно по нескольким причинам.
- Элементы формы Н-1 заполняются только в том случае, если на рабочем месте произошел инцидент.
- Поле ‘Дата начала работы’ заполняется в особых случаях. Это происходит, если контракт был подписан заранее, но работник заболел до начала работы.
- Время работы (включая незастрахованные периоды). Это необходимо для определения коэффициента, используемого при расчете пособий.
- Период болезни.
- Средний заработок рассчитывается за последние два года.
- Сумма, выплачиваемая работнику, обычно делится на две части. Первые три дня оплачивает работодатель, а затем фонд. Однако в некоторых случаях полная сумма должна быть возвращена из фонда (например, при уходе за членом семьи или во время карантина).
- Вся информация, заполненная работодателем, должна быть заверена подписями директора и главного бухгалтера и иметь печать. Если работодатель — физическое лицо и у него нет главного бухгалтера, он должен подписать документ дважды.
Полностью заполненное резюме должно