Сделки уже автоматизированы и будут осуществляться роботами — это перспектива. Недавно один из крупных игроков на рынке телекоммуникаций поделился своим опытом роботизации бухгалтерского учета. По словам главного бухгалтера компании, машина теперь может выполнять все задачи, которые раньше сотрудники выполняли вручную, автоматически и практически безошибочно.
Бот обрабатывает более 100 000 платежей ежемесячно и распознает около 95% данных. О неточностях и неспособности прочитать информацию он сообщает специалистам.
Что робот уже делает своими силами: самостоятельно закрывает периоды, обрабатывает заявки на получение двух справок НДФЛ и составляет акты сверки с контрагентом. Сверка делегирована роботу. Вывод: эта процедура рутинная, но важная и требует максимальной точности.
Однако теперь бухгалтеры могут обойти обычный процесс сверки, не дожидаясь роботизации. Умные сервисы облегчают процесс сверки. Подробнее о соглашениях о взаиморасчетах, актах согласования и инструментах для облегчения заключения соглашений читайте в статье
Получите скидку за подключение к онлайн-отчетности
Сверка – это инвентаризация активов и обязательств
Согласно статье 27 Положения о бухгалтерском учете и финансовой отчетности, составление годовой финансовой отчетности включает инвентаризацию активов и обязательств организации. Правила проведения инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации активов и финансовых обязательств. Цель инвентаризации — обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому положению дел, то есть наличию активов и обязательств.
Инвентаризация или контроль договоренностей с поставщиками, клиентами, кредиторами и т.д. Это осуществляется путем сверки счетов.
Определяется во время заключения договора:.
- Выставление счетов — активы организации,.
- Кредиторская задолженность и прогнозирование — финансовые обязательства.
Однако бухгалтеры используют транзакции гораздо чаще, чем раз в год. Обычно это делается, когда партнерам необходимо проверить перевод средств и понять финансовую ситуацию за определенный торговый период. Договоры необходимы в ситуациях взаимозачета.
Зачем нужна сделка:.
- Чтобы позаботиться как о денежных поступлениях, так и о просроченных долгах, чтобы
- поощрять недобросовестных контрагентов; и
- Для определения случаев чрезмерных отчислений, чтобы
- Приводить аргументы регулирующим органам по инвентаризации и осмотрительности в работе с контрагентами.
ВАЖНО: В результате взаиморасчетов создается документ — акт взаиморасчетов. Этот документ является двусторонним, и каждая сторона должна его подписать.
Какой взаиморасчет служит основанием для составления акта:.
- расчеты между поставщиками и подрядчиками, и
- расчеты между покупателями и заказчиками, и
- расчеты с различными дебиторами и кредиторами.
Детали процедуры сверки нужно закрепить документально
Взаиморасчеты производятся подавляющим большинством компаний. Однако компромисс не является обязательным процессом, и в этом случае одна из сторон может отказаться от его проведения. Чтобы избежать этого, необходимо четко прописать в договоре все моменты, имеющие отношение к взаиморасчетам.
Например, ограничить срок подписания контрагентом Акта взаиморасчетов, чтобы процессы ознакомления и подписания не растягивались «на неопределенное время». Укажите обязательные сроки ведения счетов и определите, например, частоту проведения сверок. В крупных компаниях общепринятой практикой считается заключение с контрагентами ежемесячных соглашений о счетах, которые позволяют контролировать соблюдение условий договоров о закупках и проведение взаимных сверок.
Форму закона о договорах с контрагентами целесообразно определить в учетной политике компании в виде приложения. Поскольку комплексная утвержденная государством форма не образует форму акта сверки, компаниям следует разработать собственный акт сверки или использовать один из существующих режимов сверки.
Что отразить в акте сверки расчетов
Акт сверки — это документ, состоящий из трех блоков информации. «заголовки», таблица частей сделки и блок с подписями сторон, датой подписания.
- Правовой статус сторон сделки. В разделе «Заголовок» следует внести информацию о сроке действия расчетного акта и договора, на основании которого был составлен данный документ. Название и реквизиты компании также должны быть введены здесь в соответствии с учредительными документами.
- Сделки. В «Заголовке» следует указать, для какой конкретной сделки или документа (например, счета-фактуры) было создано соглашение о взаиморасчетах. Номер документа, на основании которого было заключено соглашение, должен быть указан в акте. Это вдвойне важно, если компания имеет несколько соглашений с контрагентами, планов счетов-фактур.
- Сроки. В акте сверки должна быть указана дата проведенной инвентаризации счетов.
Не пренебрегайте проверкой актуальности реквизитов контрагента перед заполнением «шапки». Если компания не поддерживает регулярных контактов с контрагентом и не отслеживает его деятельность, целесообразно проверить правильность исходных данных, включая наименование, юридический статус, должность руководителя и другие реквизиты.
- Первичные документы. В расчетном документе должны быть указаны первичные документы по сделке, для которой составляется расчетный документ. К ним могут относиться платежи, накладные, счета-фактуры и т.д. Это документы, которые подтверждают факт задолженности, и без первичных документов мировое соглашение не может обсуждаться в суде.
- Неоплаченная сумма. Если сторона несет ответственность за НДС, необходимо указать, что налог включен в сумму задолженности. В случае задолженности допустима ссылка на другую сторону в документе в свободной форме с указанием срока погашения или графика погашения задолженности.
- Подпись ответственного лица с указанием почерка и должности.
- Дата подписания мирового соглашения. Важно учитывать, что дата составления и подписания акта одной стороной может существенно отличаться от даты его подписания другой стороной. Дата после подписи считается последней датой документа.
Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности
Есть ли другие причины, по которым так важно, чтобы должник подписал Мировое соглашение? Почему важно датировать эту подпись? Дело в том, что подписание должником Мирового соглашения является фактом признания им своего долга и «отменяет» трехлетний срок давности по кредитному долгу. После подписания должником мирового соглашения срок исковой давности начинает течь заново. Для того чтобы взыскать долг в судебном порядке, его необходимо восстановить с помощью первичного документа.
Подписанный акт продлевает срок исковой давности, но не является окончательным требованием о взыскании долга.
ВАЖНО: Если кредитор хочет снять просроченный долг как убыток и учесть его для целей подоходного налога, подписание Акта об урегулировании откладывает дату утверждения долга.
Как передается акт сверки контрагенту
Акт об урегулировании, подготовленный стороной, инициирующей урегулирование, направляется контрагенту для подписания.
Печатный вариант акта составляется в двух экземплярах для каждой части соглашения. Поскольку документ является двусторонним, два экземпляра направляются контрагенту. Контрагент совмещает данные в Акте с собственными бухгалтерскими данными и подписывает оба экземпляра Акта; один экземпляр остается у него, а другой возвращается партнеру.
Так происходит в случае отсутствия разногласий, но при наличии разногласий партнер составляет акт разногласий.
Вариант подписания Акта взаиморасчетов контрагентом:.
- Разногласий нет.
- Разногласия.
Если установлена система документооборота СИС, то партнер сразу получает акт по электронным каналам; контрагент СИС и книга покупок и продаж могут координировать автоматические согласования. При обнаружении отклонений система сообщает о них. Кроме того, система контролирует точность введенных контрагентом данных и оценивает их достоверность.
Служба сверки СИС контролирует данные в Едином государственном реестре юридических лиц, точность данных и соотношение объемов счетов между заказчиками и контрагентами. Каждая сделка либо проверяется в СБР, либо выставляется дополнительная бронь.
В рамках услуги по предоставлению отчетности наши эксперты готовы взять на себя обязанность по подготовке и сдаче отчетов «ключ в руки».
Наши специалисты готовы проинформировать вас о деталях подключения к системе учета.
Как правильно
- Акт взаиморасчетов — эта фраза используется, когда был только один взаиморасчет. Другими словами, если все произошло, напишите это.
- Если было много поселений и много актов поселения, то принято записывать и говорить акт поселения.
Оба варианта верны, но каждый из них применяется в зависимости от обстоятельств.
Зачем используют акт сверки
Расчеты производятся для того, чтобы одна компания не имела долга перед другой.
Обычно выставка пишется ежегодно, но если есть сомнения, ее можно провести за определенный период времени. Такая проверка используется для поиска отклонений в разделах. Если такие отклонения найдены, то обе стороны записываются в сроки погашения.
Если сроки не соблюдаются, а на руках у компании есть заявление, то можно легко применить юридические меры.
Как его сделать
- Этот закон составляется по соглашению между двумя сторонами.
- Данный закон составляется бухгалтером или лицом, ответственным за подобные документы.
- Документ направляется в другую компанию (контрагенту).
- Перед командировкой документ должен быть прочитан, изучен и подписан (директором или руководителем организации).
Акт должен содержать:
- Дата создания и порядковый номер.
- Название организации.
- Период проверки.
- Баланс (на начало и конец периода).
- Тарифы и кредиты.
- Реквизиты документа.
Требуется два экземпляра документа; две таблицы дополняются командированным; вторая остается пустой для регистрации его элементов.