Регистрация документа — это запись файла документа в установленной форме, фиксация события его создания, отправки или получения в указанный день даты и регистрационного индекса, а затем запись о регистрации. Форма необходимой информации о документе.
Регистрация документа является важной частью организации работы с документом.
Основная цель регистрации — придание документу юридической силы. Кроме того, регистрация дает возможность осуществлять поиск документов, используемых в деятельности по учету, контролю и управлению оборудованием. После соблюдения правил регистрации сотрудники канцелярии быстро узнают, на каком этапе работы находится документ.
Регистрация документов важна еще и потому, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) отражает факт его создания, передачи и получения, тем самым придавая документу и организации юридическую силу, о чем говорилось выше. Ответственность несет тот, для кого документ был создан, получен или передан.
Регистрируемые и нерегистрируемые документы
Все документы, созданные и используемые в организации и переданные в другие организации (например, административные, справочные, бухгалтерские, статистические, финансовые и т.д.), требующие учета, исполнения и использования в справочных целях: исходящие от вышестоящей, исходящие от нижестоящей и нижестоящей организации. Регистрации подлежат документы других организаций и физических лиц (гражданские запросы).
Все документы регистрируются независимо от способа их создания, как традиционно напечатанные документы, так и документы, созданные с помощью современных IT-технологий.
Некоторые категории документов не подлежат регистрации. Файловая служба должна создать отдельный список таких документов и приложить его к процедуре ведения дел.
При создании списка нерегистрируемых документов следует знать, что некоторые из них не регистрируются вообще (это, как правило, письма, приглашения, рекламная продукция и т.д.), а некоторые входящие документы регистрируются не в СДОУ, а в структурных подразделениях. передаются на исполнение. Например, валютные и бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, документы по программированию — в отделе программирования и т.д.
Другими словами, в список незарегистрированных документов входят документы, которые не были зарегистрированы ОСУ или секретарем. На практике некоторые организации также регистрируют документы, направленные в отдел казначейства, отдел планирования, отдел закупок и т.д. Это должно быть зафиксировано в процедуре ведения дел.
Такая запись позволяет ДУ создать единый банк данных документов организации, но это увеличивает нагрузку на сотрудников ДМС.
Особенности регистрации документов в организации
Фундаментальный принцип архивирования заключается в том, что документы должны быть записаны только один раз. Это означает, что документ должен быть зарегистрирован один раз. Входящие документы — по дате поступления, внутренние и исходящие документы — по дате подписания или утверждения.
Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, он не регистрируется повторно.
В крупных организациях документы в основном регистрируются — децентрализовано — там, где они создаются и исполняются.
Например, документы, определяющие деятельность организации по снабжению, регистрируются в отделе (подразделении) снабжения — протоколы совета директоров, решения (постановления), распорядительные документы по основной деятельности, письма в адрес администрации и руководства, а ответы на них — в кабинеты сотрудников. В таких случаях место регистрации документа должно быть указано в директиве по делопроизводству. В небольших организациях регистрацию осуществляет канцелярия сотрудника.
Или же, если офиса нет, все документы регистрирует секретарь.
Регистрация происходит внутри групп, в зависимости от типа документа, автора и названия содержания. Например, приказы вышестоящих организаций, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу, созданные учреждениями, ревизии управления финансово-хозяйственной деятельностью, бухгалтерские подведения итогов, заявки на закупки и т.д. Они должны быть зарегистрированы отдельно.
Каждой группе документов в течение календарного года присваивается регистрационный номер.
Секретарю следует обратить внимание на особенности регистрации организационных документов, номенклатуры дел и совместных документов.
Известно, что организационные документы содержат структурные подразделения, должностные инструкции, инструкции и положения о правилах, созданных в организации. Все вышеперечисленные документы создаются на совместном бланке, описываются после даты порядкового номера (регистрационного номера) создаваемого документа.
Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно
Организациям рекомендуется регистрировать входящие и исходящие факсы в журнале регистрации входящих и исходящих факсов, независимо от наименования вида документа.
Индекс зарегистрированных документов может быть дополнен делами по номенклатуре дел, соответствующими классификаторами, исполнителями и т.д., исходя из целей поиска документов в организации. Организация вправе самостоятельно определять составные части индекса документов и порядок его следования.
Составные части индекса могут быть присвоены в следующем порядке
Серийный регистрационный номер,.
Индекс в соответствии с номенклатурой дела, и
Индекс в соответствии с используемым сортировщиком.
Регистрационные номера разных организаций разделяются вертикальными знаками также в регистрационных номерах документов, совместно составленных двумя и более организациями.
Обращения граждан регистрируются с отчетным номером, содержащим первую букву фамилии заявителя.
Формы регистрации документов
В настоящее время существует три формы регистрации
Журнальная регистрация
Журнальная регистрация показана при небольшом количестве обрабатываемых документов (500-600 документов в год или 15-20 в день). Его особенность заключается в том, что информация о документах записывается в хронологическом порядке.
Календарь представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на колонки с информацией о зарегистрированных документах. Количество шкафчиков определяется органом.