Ответственность за заполнение, оформление и хранение данного вида документа полностью лежит на сотруднике отдела кадров или юридического отдела. Если по какой-либо причине сотрудник отдела кадров не может заполнить форму, ответственность несет руководитель фонда. Категорически запрещается сотрудникам самостоятельно заполнять форму личной карточки Т-2, несмотря на то, что зачастую это экономит специалистам по персоналу много рабочего времени.
Это связано с тем, что лицо, заполняющее форму, несет ответственность за точность и достоверность внесенных данных.
Как выглядит бланк?
Форма карточки определяется законом. Это означает, что каждая организация, независимо от сектора деятельности, заполняет документ одинаково. Единая форма состоит из четырех страниц, обе из которых должны быть заполнены сразу после приема на работу нового сотрудника. Последние две страницы заполняются в рамках процесса найма.
Форма содержит 11 разделов, содержащих важную информацию о человеке. jcat. job подробно описывает, как правильно заполнить документ. Эта памятка полезна для организаций, специалистов по персоналу и тех, кто сам отвечает за нового сотрудника.
Общие сведения
Первые четыре пункта — это паспортная информация; следующие четыре — профессиональная информация.
В предварительной информации следует указать уровень и обозначить степень владения иностранным языком. Работники должны предоставить подробную информацию о своем обучении в хронологическом порядке под названием профессии и подтверждение трудового стажа.
Если при заполнении данных об обучении возникают вопросы, можно указать конкретное количество курсов, пройденных новым сотрудником. Насколько важно предоставить данные об обучении нового сотрудника, решает ваш менеджер по персоналу.
Заполняя этот раздел, учитывайте правила.
- Имя должно быть полным.
- Пол указывается с соответствующей буквой, и
- Информация о месте рождения не может превышать 100 знаков.
- Место проживания может быть сокращено в соответствии с общими критериями.
- Гражданство работника должно быть указано полностью.
- важно указать в карточке вид и характер работы (полный или неполный рабочий день, временный или постоянный).
Каждому сотруднику присваивается номер работы, который не меняется в течение всего периода его работы в организации.
Элементы службы заполняются в соответствии с регистром занятости. Также подходят и другие документы, в которых указывается стаж работы в различных компаниях.
При подаче заявления о приеме на работу необходимо указать состав семьи и паспортные данные.
Военный учет
Для заполнения раздела 2 необходимо точно представить сведения из военно-учетного листа или временного удостоверения. Если в учреждении имеется военно-учетный стол, то соответствующую регистрацию осуществляет специалист отдела.
Прием на работу и переводы
Данный модуль заполняется только на основании трудового договора и приказа директора.
Если работник переводится на другую должность или работает по новой записи в трудовой книжке, необходимо подписать личную карточку.
Аттестация
Этот пункт остается незаполненным во время трудоустройства и заполняется только после того, как работник пройдет аттестацию. Далее следует соответствующее решение Аккредитационной комиссии и другая информация.
Повышение квалификации
Разделы 5 и 6 заполняются в соответствии с имеющейся информацией. Если работник посещал курсы по решению руководителя или по личной инициативе, это должно быть зафиксировано в карточке.
Отпуск
В этом разделе отражаются все виды лицензий — годовые, исследовательские (call for sessions), неоплачиваемые, дополнительные — далее. В данном разделе отражается денежная компенсация за «неиспользованные» дни отпуска.
Социальные льготы
Этот раздел посвящен вопросам социальных льгот, на которые работники могут иметь право по официальным документам. Данный раздел не заполняется без предоставления проверенной информации. Информация со слов самого работника не будет внесена в документ.
Дополнительные сведения
Раздел 10 содержит реестр ценной информации о работнике. Это может быть необходимо для принятия административных решений. Сюда могут входить, например, водительские права или опыт вождения.
Как хранят карточки?
Все заполненные формы должны храниться в кабинете лица, ответственного за заполнение и хранение форм Т-2. Карточки можно сортировать в алфавитном порядке или в соответствии со структурными подразделениями организации, как это удобно для организации.
Как хранить личную карточку Т-2?
Заполнение личной карточки сотрудника Т-2 — это только первый шаг в работе с документами по этой форме. Необходимо также помнить следующее
- Срок службы карточки ограничен 75 годами.
- Формы Т-2 хранятся отдельно от личного дела работника.