В каком порядке сшивать дела?

Однако документы следует хранить в архиве в хронологическом порядке, причем самые ранние документы должны быть первыми, а самые поздние — в конце архива. Большие листы нумеруются в расширенном формате в правом верхнем углу папки.

Как правильно сшивать дела?

Чтобы пропустить документ с ниткой через три отверстия, проведите иглу от центрального отверстия назад, а затем подведите ее к верхнему отверстию. Протяните нить через нижнее отверстие сзади и протяните ее через переднее к центральному отверстию. Завяжите ее, оставив длину около 7 см.

Как сшивать документы по госту?

Какие требования ГОСТа необходимо соблюдать?

• Не более 150 страниц в одном архиве, до
• Заверено заведующим папкой, и
• Нестандартизированные документы должны быть заверены постранично.
• 2-4 отверстия для сшивания.

Как правильно сшивать копии документов?

Сшейте документ прочными нитками на 2-4 прокола. Выведите концы ниток на обратную сторону последнего листа и завяжите их узлом. Прикрепите прямоугольную бумажную наклейку к обратной стороне последнего листа в месте скрепления. Ее размеры составляют 40-60 мм х 40-50 мм.

Как подшиваются документы в дело?

Документы, составляющие папку, подвязываются в твердый картонный или книжный переплет, чтобы все документы, даты, визы и решения можно было легко прочитать. При подготовке папок к архивному хранению (книжный переплет) из документов удаляются металлические элементы переплета (булавки, скрепки).

Как держать документы в порядке?

Лучший способ хранения документов — вертикальные папки. Поместите каждую категорию документов в отдельную папку и храните ее в архивном шкафу или в ящиках, уложенных на полки. При таком хранении вы будете знать, сколько у вас документов. Кроме того, они выглядят аккуратно и опрятно.

Как правильно оформить прошито и пронумеровано?

На обратной стороне последнего листа напишите: «Наткнулся и пронумеровал…». Вставьте стикеры.

Прямоугольные бумажные стикеры ‘сшито и пронумеровано …’ размещаются на обратной стороне последнего листа бумаги в месте скрепления. Размер наклейки: 40-60 мм х 40-50 мм; должна полностью закрывать стандартную точку.

Как правильно сшить дело в архив?

Проделайте три перпендикулярных отверстия на расстоянии не менее 3 см строго перпендикулярно друг другу. Начиная с обратной стороны документа, введите иглу через центральное отверстие с ниткой (можно ниткой или лентой), освободив небольшую нить.

Сколько страниц можно сшивать в архив?

В сформированной папке находится 250 архивных документов, за вычетом количества внутреннего фонда, который должен быть индивидуально пронумерован и поэтому должен присутствовать (п. 4. 22 Правил).

Как нумеровать и прошивать документы?

Если в папке имеется папка с листами-вкладышами, то сначала подсчитывается папка, затем по очереди каждый лист-вкладыш. Пустые листы извлекаются из папки (без повреждения целостности папки) и уничтожаются. Листья нумеруются простым карандашом сверху вниз по порядку, начиная с первого листа.

Как правильно заверять копии документов 2022?

Правила заверения копий документов:.

• Наклеивается надпись «подлинник» или «верная копия».
• Фамилия лица, заверившего копию, имя и отчество
• личная подпись лица, заверившего копию, и
• Инициалы и фамилия лица, заверившего копию,.
• Дата заверения копии, дата
• печать компании/организации.

Как правильно заверить несколько листов?

Многостраничные копии документа могут быть заверены двумя способами. Каждый лист копии по отдельности — или все листы могут быть прошнурованы, пронумерованы и заверены на обратной стороне последнего сшитого листа.

Как правильно пронумеровать документ?

Каждый документ имеет свой собственный номер — счета-фактуры и договоры не могут иметь одинаковый номер. Они должны отличаться как минимум на одну букву. Нумерация должна вестись в порядке возрастания.

Однако вы можете сбрасывать нумерацию каждый период, например, раз в месяц, квартал или год. Это означает, что нумерация может начинаться с одного месяца.

В каком порядке подшиваются документы в личном деле?

Документы архивируются в хронологическом порядке по мере поступления, начиная с документов о приеме (заявление, договорное соглашение, приказ о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении. Каждый лист в папке нумеруется.

Какие документы регистрируются в первую очередь?

Документы специального контроля, административные процедуры и личные запросы регистрируются в первую очередь. Письма, удаленные из почтового ящика, регистрируются в соответствии с общей процедурой.

Как правильно составить опись документов?

Его основными элементами являются.

• Бренд организации (если дело предназначено для третьей организации),.
• инвентарный номер
• дата составления описи
• название документа, сдаваемого в архив; и
• период времени, в течение которого документ упоминается.
• Срок хранения документа, срок хранения документа, срок хранения документа, срок хранения документа, срок хранения документа.
• количество листов, количество
• расположение документа (количество папок, скоросшивателей или коробок); и

Нужно ли сшивать первичные документы?

Директива № 157N предписывает в конце каждого отчетного периода (месяц, квартал или год) стерилизовать основные учетные документы печатных материалов, относящихся к соответствующему дневнику, отобранные в хронологическом порядке.

Что такое подшивка документов?

Архивирование или сдача документов в архив означает, что они помещаются в специальную папку путем подписания оборотной стороны и сдачи ее на хранение.

Нужно ли сшивать приказы?

Закон не предписывает обязательное сшивание приказов.

Как правильно сшивать документы для налоговой?

Как подшить налоговые документы.

Каждый лист сшитых документов для налоговой инспекции должен быть пронумерован, начиная с 1 (например, 1, 2, 3). Пакет должен быть сшит в два-четыре отверстия прочной нитью, а конец нити завязан по направлению к задней стороне пакета.

Как правильно сшить документы степлером?

Скрепки можно легко использовать для сшивания документов. На месте скрепления документа наклейте прямоугольник и напишите номер и количество скрепленных страниц, дату и свою подпись.

Где правильно ставить штамп Копия верна?

Если копия документа заверяется на соответствие оригиналу, то в обязательном поле «Подпись» проставляется отметка о заверении: «True» (копия верна). Рядом ставится подпись должностного лица, заверившего копию, собственноручная или расшифрованная подпись (фамилия и инициалы) и дата заверения (стр. 3. 26 ГОСТ Р 6. 30-2003).

Какие документы в личные дела не подшиваются?

К документам, которые не могут быть представлены в личное дело работника, относятся.

• паспорт, — военный билет, — военный билет, — военный билет, — военный билет, — военный билет, — военный билет, — военный билет, — военный билет.
• документы о военной службе, — документы о военной службе, — документы о военной службе, — документы о военной службе, — документы о военной службе
• исследовательские документы, — исследовательские документы, — исследовательские документы, — исследовательские документы, — исследовательские документы, — исследовательские документы
• карточки СНИЛС или свидетельства ADI-REG; — карточки СНИЛС или свидетельства ADI-REG; — карточки СНИЛС или свидетельства ADI-REG; — карточки СНИЛС или свидетельства ADI-REG.
• свидетельства о браке, разводе, рождении или смене имени.

Как утилизируются документы?

Это можно сделать тремя способами Сдать документы в специализированную организацию для утилизации. Сжечь папки с документами в горячей духовке. Использовать офисный шредер, т.е. уничтожитель.

Какие документы подшиваются к журналу операций 4?

Какие первичные документы необходимо представить в журнал № 4 по договоренностям с поставщиками и подрядчиками?

• Принятие финансовым учреждением финансовых обязательств перед поставщиком (подрядчиком, исполнителем), другими сторонами договора (контракта) и
• Исполнение (оплата) принятых финансовых обязательств.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Они должны прилегать к документу в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Ведение и архивирование дел». Архивирование указано в приказе Росархива от 23 января 2009 года, 76.

Документы должны быть сшиты для защиты от устаревания или замены.

Сшивание является обязательным для следующих видов документов

• кадровые,.
• проверочные документы,.
• архивы, и
• бухгалтерские документы.

Другие документы, имеющие значение для владельца, компании и ее контрагентов, также могут быть заархивированы.

Классическая стандартная система требует наличия рабочих инструментов. Необходимы обложки (стандартные, нестандартные или архивные), сверло, канцелярский клей, острые ножницы, заверенные листы, нитки, сувель или игла, веревка или зубья. Нитки должны быть прочными, толстыми и долговечными.

Наиболее распространенные способы скрепления:.

1. Шитье с двумя отверстиями — наиболее популярная конструкция. Расстояние между отверстиями должно быть не менее 5 см. Узел в этом случае должен находиться спереди.
2. С тремя отверстиями. В этой схеме отверстия должны быть расположены до края листьев с расстоянием между ними. Создайте с помощью нити «октаву», соединив два конца нити посередине в листе.
3. Как и в предыдущем варианте, узор из четырех отверстий удваивает восемь фигур. Хвостик остается на уровне второго отверстия с обратной стороны.
4. Пять отверстий — самый надежный метод, используемый для очень важных документов, состоящий из двух «восьмерок», одна на другой.

Отверстия всегда образуются на левой стороне документа. Нить закрепляется узлом (свободный край всегда должен оставаться на расстоянии не менее 7 см).

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Как правило, журналы и другие необязательные документы сшиваются в три отверстия с помощью стандартной нити, клея ПВА и шпажек.

Подробные действия по сшиванию в три отверстия — пошаговая схема выглядит следующим образом.

• Шаг 1: Первый взмах иглы должен пройти через центр листа изнутри наружу (ушко ближе к задней части, а кончик иглы — к передней).
• Шаг 2: Проколите второе отверстие спереди, ближе к краю листа.
• Шаг 3: Для третьего прокола иглу нужно снова вставить с обратной стороны. Поместите иглу обратно в первоначальное отверстие, и все готово.

Схема сшивания документа с тремя отверстиями :

Схема сшивания бумаги с четырьмя отверстиями :

Затем необходимо сделать узел, оставив не менее 7 см нити.

Лист разрешения должен быть прямоугольной формы размером 6×4 см. Он должен быть завязан узлом и подписан.

Карточки должны быть пронумерованы в порядке депонирования, начиная с «1», арабскими цифрами. Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, но с другими документами возникают проблемы.

1. При сшивании письма сначала нумеруется конверт, затем содержимое.
2. При нумерации чертежей, схем и других графических материалов, которые занимают весь лист или где не должно быть промежуточных знаков, искажающих смысл, номера должны располагаться на обратной стороне листа.

Обычная нумерация располагается в правом верхнем углу. Нумерация на бумаге не требуется.

Как заверить сшитые документы?

Прикрепите лист заверения к задней стороне пачки документов с помощью ПВА. Лист не должен быть слишком большим (от 3×4 до 8×10 см). Необходимо указать название организации, имя и должность руководителя организации и дату подачи документов.

Описание листа может быть подробным, с описанием содержания, количества листов, сведений о назначении, наличии примечаний и рисунков, а также любых других особенностей.

Также может быть указано количество листов, поправки и другие сноски по ГОСТу. Опись может быть опущена, если в ней указаны только номер и название документа (или объекта), который должен быть подшит.

В любом случае администратор должен указать свою фамилию, должность и расшифровать подпись лица. Либо подпись и печать, либо только печать должны быть расположены так, чтобы они были и на бланке, и на обороте самого документа.

Образцы справок о сшитых документах :

Как прошить и заверить копии?

Копии скрепляются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Может использоваться меньшая перфорация, но эта техника является общепринятой.

Если документы не сшиты, необходимо делать пометки на каждой копии, что очень непродуктивно.

В большинстве случаев к копии подшиваются две или три оболочки, а на небольшом аутентичном листе кратко описывается содержание.

Подпись и печать должны быть такими же полными, как и на оригинальном документе.

В большинстве случаев указывается только тип и количество отправленных копий. Часто используется следующая формулировка: «полностью пронумерованные, переплетенные и опечатанные листы». Даты указываются в соответствии с общими правилами.

Зачем сшивать

Документы, особенно большое количество документов, необходимо правильно группировать и организовывать. Таким образом, файлы хорошо хранятся и легче найти нужные документы. Сшивать и нумеровать документы легко при должном уровне подготовки.

Почему особенно важно сшивать документы?

• Групповые файлы занимают меньше места.
• Они более удобны.
• Трудно заменить листочки пронумерованными и связанными документами — это защищает компанию от мошенничества и облегчает официальные проверки.
• Если документы не связаны должным образом, это может стать причиной отказа от сотрудничества с компанией.

В некоторых случаях правильно связанные файлы должны быть доступны для проверки государственными или регулирующими службами или по запросу других организаций.

В случае архивирования, документы, необходимые для проверки, не будут архивироваться.

Пошаговая инструкция сшивания

В начале процесса следует выбрать обложку: для листов формата А4 достаточно стандартной обложки размером 229 x 324 мм. Если папка будет храниться длительное время, следует выбрать обложку из плотного картона.

Интересно, что документы можно сдавать в государственные архивы только в обложках из специальной бумаги, то есть только из бескислотного картона. Его также называют «антикоррозийным» и «консервационным».

Однако, если вы делаете это не для себя, а для организации или службы, желательно заранее узнать правила, чтобы не делать работу потом.

Необходимые материалы

Выбор материала зависит от назначения документа, срока его хранения, административных инструкций и национальных требований.

1. Нитки: строчка, банковский шпагат, хлопчатобумажная нить.
2. Прокол, шпажка или игла. Если стопка сшиваемых документов очень толстая, можно использовать шуруповерт, специальную машину или бронирующую машину.

Отверстия можно также просверлить специальными перфораторами. При этом в отверстия помещается металлическая шайба, которая укрепляет их.

Компании часто передают процессы сшивания, требующие работы, сторонним организациям. Типографии используют более сложное переплетное оборудование.

Фото: толстые пачки бумаги требуют перекоса и захвата. Источник: wilhei/Pixabay

Шаг 1. Нумерация листов

Бумаги должны быть сложены равномерно в смысловом или хронологическом порядке, а в правом верхнем углу должно быть запечатано количество арабских слов. Целостность текста не должна быть под угрозой.

При проведении процедуры необходимо придерживаться следующих правил

• Нумеруются только листы. Не следует обращать внимание на отдельные страницы.
• Если количество документов превышает 250 страниц, конверт делится на тома.
• Нумеровать листы не нужно.
• Листы большой ширины также должны быть пронумерованы в правом верхнем углу, но должны быть сложены и уложены на одну сторону.
• Если большие изображения, такие как рисунки, графики или фотографии, занимают весь лист, нумерацию следует проставлять на обороте документа в левом верхнем углу.
• При регистрации текста документы должны быть извлечены из папки и конверта и пронумерованы.
• Между документами могут находиться большие карты, причем большие карты состоят из склеенных фрагментов. Таким бумагам присваивается общий номер, но количество листов должно быть записано.

Ошибки в нумерации можно исправить, стерев неправильные номера или используя буквенные обозначения, если многие страницы были пропущены.

Шаг 2. Составление описи

Типы документов различны. Важно выяснить, будет ли опись передаваться в государственные органы, хранилища или другие организации. Как правило, в опись включается следующая информация.

• Информация о полученном отправлении, пояснения
• пояснения (вызов дела, подшивка),
• список документов в формате таблицы,
• дата редактирования,
• количество листов.

В конце листа автор должен оставить передаточную подпись.

Шаг 3. Сшивание

Для скрепления документов различной важности и количества используются различные способы скрепления. Рассмотрим несколько наиболее популярных способов сшивания документов.

На уголок

Если документов немного и они не имеют серьезного значения для компании, можно использовать метод скрепления «уголком». Это самый простой процесс. Например, отдельные листы или школьные рефераты по праву компании скрепляются таким образом смежно.

Для этого бумагу нужно сложить в ровную стопку и загнуть левый край так, чтобы образовался угол. Далее делаются два прокола, проходящие через образовавшиеся отверстия.

Хвостик» необходимо закрепить на обороте с помощью бумажного штампа (колотой бумаги).

Угловые швы.

Еще один вариант — при прокалывании углов. Сложенную вдвое ленту или шнур протягивают через отверстие, а образовавшуюся петлю втягивают в угол документа. Концы шнура закрепите как обычно.

В две дырки

Сначала нужно отнять 1 см от конца и просверлить два отверстия иглой или перфоратором.

Нить следует пропустить через них так, чтобы образовалась петля, а конец оказался на обратной стороне листа. Хорошо завяжите концы нити и закрепите бумажным штампом.

В три дырки

Затем отметьте расположение трех отверстий на левой стороне. Оставьте 3 см между самими отверстиями.

Далее вставьте нить с обратной стороны документа в центральное отверстие и пропустите ее в нижнее отверстие. Затем, с обратной стороны, пропустите нить через верхнее отверстие и снова в центральное отверстие, но уже с противоположной стороны. Свяжите концы вместе и закрепите уплотнителем (например, приклеенной бумагой).

Длина получившегося «хвоста» должна быть не более 7 см.

В четыре дырки

Расположите четыре отверстия на расстоянии 1,5-2 см друг от друга, нить должна перекрещиваться за вторым отверстием. Проденьте иглу через первое отверстие, затем через второе, третье и четвертое, а затем через внешнюю сторону третьего отверстия. Завяжите края вместе, чтобы запечатать.

В пять дырок

Этот метод используется для самых плотных и важных стопок документов, например, бухгалтерских файлов. Для скрепления такого количества бумаги обычно требуется степлер. Чтобы выделить положение точек скрепления, отложите по 2 см сверху и снизу листа, затем выделите их центры и центр получившейся части.

Нитка проходит сзади в центральное отверстие, оставляя конец длиной около 10 см. Иглу нужно направить в первое отверстие с изнанки, во второе отверстие сверху, а затем в центральное отверстие. Теперь готов один край.

Затем повторите действия в зеркальном порядке. Проденьте нитку в нижнее отверстие, затем во второе отверстие, завяжите «хвостик» на обратной стороне и запечатайте.

Шаг 4. Заверение

Печать представляет собой маленький прямоугольный кусочек бумаги, который приклеивается к узелку с обратной стороны. На нем должно быть указано количество листов с цифрами и буквами, должность человека, который сшивал бумагу, его имя и подпись. При необходимости на ней также ставится печать компании или организации.

Нормативно-правовые акты, регламентирующие процедуру

На законодательном уровне существуют различные нормативно-правовые акты, устанавливающие правила архивного хранения, в частности, стандартные правила.

1. Росархив от 23. 12. 2009 n 76 n 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкции по хранению дел по исполнительным принципам федеральных органов государственной власти». В приложении № 24 подробно описаны процессы архивирования, сшивания и переплета.
2. ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Ведение и архивирование файлов. Термины и определения». Сам шаблон не содержит подробного описания переплета файлов.

Промышленное законодательство также определяет метод архивирования.

• Приказ № 536 Министерства образования от 2005 года устанавливает рекомендации по ведению архивов в государственных кадрах.
• Приказ № 02-213 от 7 декабря 1992 года регламентирует регулирование архивного дела в Центральном банке России.
• 18. приказ МНС № ВГ-3-09/198 от 04. 2003 г. «Методическое описание процесса заполнения документов по отдельным формам».

В 2019 году не существует общего требования приказа о стандартизации документов, но НЛА определяет основные принципы оформления официальных документов.

С чего начать?

Прежде чем уткнуться в документы, необходимо правильно их подготовить:.

1. Удалите крепежи и скобы. В документе не должно быть металлических элементов.
2. Отсортируйте листы по дате, теме, в алфавитном порядке или по физической необходимости.
3. Аккуратно пронумеруйте их карандашом. Для обычных листов поставьте номера в правом верхнем углу фотографии, мультфильма, рисунка, схемы или на обороте (вверху слева).
4. Отрегулируйте стопку. Если некоторые листы большие (карты, рисунки), сложите их. Документ складывается таким образом, чтобы его можно было в любой момент открыть и проветрить, а не выходить за край стопки. Листы обычно складывают в форме гармошки на расстоянии 3 см от края.

Метод для дипломов из листов А4 А2 подробно показан в видео.

Если номера страниц неверны, они удаляются по вертикали, а исправления заверяются «подтверждением исправлений», подписью и печатью. Недостающие листы нумеруются буквой «А» (12, 12а, 13). В конвертах допускается не более пяти ошибок.

Общие правила

На сегодняшний день не существует четких инструкций по архивированию. Однако существуют общие правила.

1. Документы перевязывают швейной ниткой, банковской бечевкой или лавовой лентой. Этот способ считается самым надежным. Если папка упадет, нитка не порвется.
2. Шов всегда проходит вдоль левой стороны.
3. Отверстия должны быть симметричными и находиться на расстоянии 1,5-2 см от края.
4. Если один документ состоит из многих швов, для нумерации используется только одно число, а количество сшитых листов относится к запасу. Например, «10 страниц, 3 вклеенные карты».
5. Инвентаризация также проводится, когда на лист наклеено много документов (например, квитанции). Далее говорится: ‘5 страниц с 5 чеками’.
6. Вкладыши, которые приклеены только к одному углу, нумеруются как отдельные страницы.
7. Буквы должны быть приклеены вместе с папкой. Персонажи извлекаются из папки. Символы нумеруются сначала к папке, затем к букве.
8. Для доставки папки составляется сопроводительный лист, заполняется лист описи и лист авторизации.
9. Тома могут содержать до 150-250 листов.

Сшивание документов не регулируется нормативными документами. Однако существуют отдельные инструкции о том, как это делать. Они таковы: с 23. 12. 2009 г. храните документы Росархива по ГОСТ 51141, документы стандартного учета документов, разработанные Центральным банком России и другими службами.

Как можно прошить документы – способы

Способ архивирования зависит от места представления документов. Организации, требующие представления документов в сшитом виде, обычно предоставляют подробные инструкции на этот счет. Некоторые из них разрешают использовать скрепки и скобы.

Другие примут документацию только в том случае, если она сложена с определенным количеством отверстий и обложка целая.

Рекомендуется продвигать пакеты документов, исходя из конкретных требований органа, в который они направляются.

Некоторые документы, например, журналы заданий и файловые папки, должны быть привязаны к твердой обложке. Для этого на задней стороне делается отверстие (скрепление). После сшивания конец бечевки запечатывает небольшой лист бумаги внутри обложки.

Многолистовые документы обычно сшиваются двумя или тремя проколами. Для надежности большие документы следует сшивать четырьмя или пятью проколами.

Прошиваем документы в 3 дырки – схема

Самый распространенный способ сшивания документов — в три отверстия. Схема очень проста, а сам процесс требует минимум времени. Пошаговая процедура:.

1. Возьмите пронумерованную стопку документов.
2. Отступите 15 см от левого верхнего угла и 1,5 см от края листа.
3. Сделайте первое отверстие.
4. Отступите 3-5 см вверх и просверлите второе отверстие.
5. От первого отверстия отступите 3-5 см вниз и сделайте третье отверстие.
6. Введите иглу с нитью на 50-70 см с изнанки в центральное отверстие.
7. Введите иглу с ниткой в третье отверстие, затем в первое и снова в центральное.
8. В результате оба конца нити должны быть заправлены.
9. Выньте иглу и завяжите узел как можно ближе к бумаге.
10. Обрежьте остаток, оставив конец длиной 7 см.

Чтобы пояснить, как зашить документ в три отверстия, прилагается схема.

Как прошить диплом в три дырки:.

Прошивка в 2 дырки

На первый взгляд, нет ничего проще, чем сшить документы в два отверстия. Однако на практике есть свои тонкости.

Для того чтобы документ при разворачивании и распаковывании плохо держался, при зашивании в два отверстия соблюдайте расстояние 10 см от верхнего угла и 6-10 см между отверстиями.

Как правильно сшивать документы:.

1. Складывайте пронумерованные документы в четные стопки.
2. Просверлите иголку с ниткой в документе на расстоянии 10 см от верха и 1,5 см от края.
3. Отмерьте 6-10 см вниз и выведите иглу на изнаночную сторону.
4. Повторите то же самое. Снова проведите иглу через первое отверстие, затем перейдите ко второму отверстию. Получается двойная скрутка.
5. Завяжите нить узлом. Если край длинный, оставьте 7 см, а остальное отрежьте.

ПЛАН: План.

РИСУНОК: ВИДЕО.

Прошивка в 5 дырок

Система с 5 отверстиями используется, когда необходимо сшить внушительный объем документации (например, материалы уголовного дела, бухгалтерские документы).

Шов в 5 отверстий — это наивысший уровень защиты.

Документы сшиваются в соответствии со следующей процедурой

1. Делается первое центральное отверстие на расстоянии 15 см от левого верхнего угла и 1,5 см от края.
2. Следующие четыре отверстия пробиваются через 2 см (два отверстия ниже центрального и два отверстия выше него).
3. Начните документ с центра. Введите иглу с ниткой длиной 70 см с изнанки. Оставьте 10 см нити на конце (затяните пальцами).
4. Введите иглу в следующее отверстие сверху и в самое дальнее отверстие. Игла находится спереди.
5. Теперь прошейте в обратном направлении до конца ряда отверстий. Игла снова выходит спереди.
6. Сделайте один стежок в следующем отверстии. Края нитей встретились. Теперь их можно вязать вместе.

Чем делать дырки

Попытавшись сшить документацию иглой и ниткой, многие люди начинают искать альтернативные методы. Чтобы облегчить свой проект, необходимо помнить следующее.

• Многостраничные документы перфорируются толстой иглой, в идеале — швейной иглой. Обычные иглы могут сломаться.
• Дырки можно пробивать в небольших листах бумаги, оснащенных шпажками. Чтобы легко проколоть бумагу пиками шпажек, пики следует отполировать в виде трех или четырех граней и смазать мылом.
• Отверстия можно сделать с помощью стека среднего размера с рывком. Однако затем документ следует связать толстым шнурком или лентой.
• Многостраничные файлы можно проколоть отверткой или дрелью. Для серьезных организмов существуют специальные двигатели для папок.

Закрепите стопку скрепками, чтобы избежать расслоения бумаги. Затем гораздо легче сделать отверстия.

Что такое сшиватель для документов

Степлеры — это специальные машины для сшивания документов, а также сшивающие и переплетные машины. Эти устройства экономят много времени при подготовке документов к архивированию: они легко пробивают отверстия в стопках от 800 до 1 000 листов и одновременно продевают нить.

Популярные модели сшивателей документов:.

• Yunger M168 (7, 000-10, 000 рублей),.
• Вертикальный архив UPD D (13 000-15 000 рублей),.
• Устройство P-600P (30 000-30 000 рублей).

Как заклеить документ сзади

После сшивания документ необходимо запечатать с обратной стороны бумагой с надписью о сертификате. Несмотря на свою простоту, это самый важный этап. На этом этапе работа приобретает особую значимость.

Наклейка на обратной стороне скрепки является своего рода пломбой и надолго скрепляет сшитый лист. Важно хорошо его поддерживать, перекрывать узел и частично пропускать нить.

Для скрепления сшитых документов организация использует бумагу «Папирус» и канцелярский клей ПВА. Однако можно использовать и обычную офисную бумагу.

1. Размеры наклеек варьируются от 3*5 см до 10*10 см.
2. Их можно распечатать на принтере с частично готовой надписью. Стандарт полезен, когда необходимо заверить большое количество документов в стопке.
3. Затем вырежьте бумагу нужного размера, нанесите клей ПВА и приклейте ее к обратной стороне документа так, чтобы был закрыт узел и часть нити.
4. Дайте клею высохнуть.
5. Подпись в соответствии со стандартом: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью на опечатанном (количество пронумерованных страниц) (количество страниц со словами) листе». Внизу листа: ‘Сертификат подписан и монография (заполнена)’. Еще ниже: ‘Дата сертификации или подписи (заполняется)’.

Наконец, аудитор ставит печать на подпись и наклейку. Важно, чтобы она выходила за пределы наклейки, то есть на лист документа.

Таким образом, готовый документ должен быть показан с обратной стороны.

Документ может быть заверен предпринимателем, лицом, подписавшим оригинал, или соответствующим уполномоченным лицом.

Вопросы и ответы

Можно ли сшивать документы обычными нитками, содержащими красители?

Да, документ может быть скреплен обычными нитками, в том числе цветными. Четких указаний по этому вопросу нет. Вы можете использовать нитки любого цвета. Однако в ваших интересах, чтобы она была прочной (шелковой, табачной). Обычные нитки должны быть сложены в 2-4 раза. По умолчанию документ прошивается молочной нитью.

Можно ли прошить документ в 1 отверстие (уголок)?

Да, но только в отдельных случаях. Кассовые документы, уставы компаний и школьные отчеты (документы, состоящие из многих листов и не особенно важные) могут быть проштампованы в левом верхнем углу. В углу проделывается отверстие, а в центре складывается шнурок (лента).

Край ленты входит в петлю с другой стороны. Таким образом создается узел. Его вытягивают назад и запечатывают, как и в других случаях.

Какие документы необходимо подшивать?

Личные дела за текущий год, бухгалтерские дела, налоговые документы, документы различных банковских отделов, тендеры, отчеты пенсионного фонда, книги учета прибыли. Также подшиваются вертикальные копии и переводы, копии юридических документов, входящие и исходящие документы сотрудников, важные договоры и документы, которые необходимо подшить в дело.

Часто стандартизации и проверке документов уделяется недостаточное внимание, полагая, что они не влияют на бизнес. На самом деле, многое зависит от правильности процедур. Правильное сшивание — это гарантия максимальной защиты пакета от повреждений или отрыва листов.

Неуложенные или неправильно уложенные документы неприемлемы для серьезных организмов. Большинство принципов очень чувствительны к этой проблеме. Поэтому стоит ответственно подойти к процедуре и следовать полученным инструкциям.

Какие документы нужно сшивать?

Сшивание помогает избежать потери документов. Особенно это касается многостраничных листовок. Если все сделано правильно, листки прочно скрепляются. Заменить или восстановить документ не так-то просто. Кроме того, сшитые файлы занимают меньше места.

Однако не все документы нужно скреплять степлером. Только многостраничные документы, которые вы собираетесь представить в регулирующий или регистрационный орган. Сюда же относятся предложения и файлы, которые должны быть отправлены в дело.

Обычно принято сшивать следующие группы документов.

К вашему сведению! Обычно документы, запрашиваемые налоговой инспекцией, не сдаются на хранение, чтобы не усложнять работу аудитора. Однако это можно сделать двумя способами: во-первых, не подшивать документ, а сканировать и заверять его копию, когда попросят; во-вторых, хранить в архиве, но заранее сделать электронную копию; в-третьих, сканировать и заверять копию документа, когда попросят.

Какие требования ГОСТ нужно соблюдать?

На сегодняшний день не существует единой формы, регламентирующей сшивание документов. Поэтому в каждом конкретном случае необходимо проверять, существуют ли соответствующие нормативные акты.

Информацию необходимо получать из разных источников.

ГОСТ Р 7. 0. 8-2013 «Управление файлами и архивное дело» содержит методические указания, но не уточняет детали самого процесса.

Отраслевые нормативные документы включают инструкции Центрального банка, рекомендации Росархива (приказ № 76 от 23. 2. 2092. 2009), стандартизированные приказы по делопроизводству и методические разъяснения по деталям составления форм.

Если папки-скоросшиватели отправляются в налоговую инспекцию или в архив, это упрощается, так как у этих организаций есть свои правила. В противном случае необходимо следовать различным рекомендациям. Это усложняет процесс.

Сшивание документов для Федеральной налоговой службы

Чтобы лучше понять, как регистрировать документы, рассмотрим пример регламента налоговых органов. Требования указаны в приказе МММ-7-6/25 от 25. 01. 2012 в разделе «Общие требования к оформлению представленных документов».

Помимо выполнения основных требований, следует обратить внимание на дополнительные требования.

Не более 150 страниц в одном архиве, до

Заверено заведующим папкой, и

Нестандартизированные документы должны быть заверены постранично.

2-4 отверстия для сшивания.

Какие инструменты пригодятся?

Набор инструментов зависит от двух факторов: размера органа и количества листов в архиве.

Обычно компании используют следующие наборы.

Нитка, плетеная или рогожная, с

Если орган большой и может выдержать финансовое оснащение, то приобретаются

Швейные машины.

Автоматизированное оборудование облегчает и ускоряет процесс. Соберите множество листов для покрытия металлических или пластиковых пружин.

При подаче заявок часто для клеевого скрепления используют термобигуди — те же седельные скобы. Такая форма является подлинной для папок объемом 80-100 листов и более.

Также можно использовать переплетные машины, применяющие традиционные методы (игла и нить). Подходящий вариант для официальных документов. Пластиковые пружины легко вышивать, а вот классические швы — непросто.

Из-за своей тонкости и хрупкости обычные нити не используются. Вместо них используются банковские двойники, лавовые ленты и специальные нити. В крайних случаях их заменяют прочными нитями. Когда используются хлопчатобумажные нити, их складывают во много слоев.

На таких материалах часто пишут «ЛШ». Например, пленка Lavsan LSH-210. Это означает, что это лавсановая шовная лента плотностью 210 Текс. Она устойчива к кислотам, растворителям, слабым щелочам, плесени, влажности и колебаниям температуры.

После завершения шва нить закрепляется специальной наклейкой или пломбой. На ней отмечается количество листов в архиве, и ее наличие служит альтернативой официальной печати.

Однако наклейка должна отвечать определенным требованиям.

прямоугольная, 6 x 4 или 5 x 8 см; и

достаточно большой, чтобы скрыть узел.

Для размещения надписи: поместите «пронумерованные, прошнурованные и скрепленные печатью листы x».

Предусмотреть место для информации об ответственном лице: имя, подпись, дата подписания.

Печатать так, чтобы она была частично касательной к папке.

Некоторые правила сшивания

Когда все инструменты подготовлены, сделайте следующее

Сосредоточьте бумаги, разверните их правильной стороной и

Отсортируйте их по дате и

нумеруйте только листы, а не страницы.

Если у вас более 250 листов, разделите папку на тома с уникальными номерами.

Список не нумеруется.

Следует использовать арабские номера, проставлять их в правом верхнем углу и располагать на достаточных полях по тексту.

Ошибки исправляются путем проставления рядом с ними правильного количества цифр и подписи, а также путем удаления указателя даты исправления.

При добавлении документов в конверт после завершения основной нумерации можно использовать алфавитную нумерацию.

Большой лист бумаги должен быть указан в правом верхнем углу, сложен в формат А4 и скреплен степлером по левому краю.

Чтобы соединить почту с папками, сначала пронумеруйте папки после содержимого.

Приложения к папкам создаются как отдельные тома со своими номерами

Крепления и зажимы удаляются и

Материал аккуратно сложен, чтобы избежать сминания при хранении, а конверты выглядели чистыми и презентабельными

Обложки заранее подготовлены — стандартный размер 229 x 324 мм.