Протокол собрания: лучшее руководство по написанию, примеры ( бесплатный шаблон) в 2024 году — AhaSlides

Протокол собрания — это письменная запись обсуждений, решений и действий, предпринятых во время собрания.

• Они служат справочником и источником информации для всех участников и тех, кто не смог присутствовать.
• Они помогают обеспечить, чтобы важная информация не была забыта и чтобы все знали, что обсуждалось и что следует предпринять.
• Они также обеспечивают подотчетность и прозрачность, документируя решения и обязательства, принятые на собраниях.

Кто такой хронометрист?

Делопроизводитель отвечает за точную запись обсуждений и решений, принятых в ходе собрания.

Им может быть управляющий директор, секретарь, помощник или директор, ведущий проект, или член команды волонтеров. Очень важно, чтобы записчик хорошо умел организовывать и извлекать записи и мог эффективно резюмировать обсуждения.

Веселое посещение встреч с AhaSlides

Собирайте людей в одно и то же время

Вместо того чтобы подходить к каждому столу и «проверять», не пришли ли люди, вы можете привлечь внимание людей и проверить их участие с помощью веселой интерактивной викторины с Ахаслидесом!

Как написать протокол встречи

Для проведения эффективных совещаний, прежде всего, убедитесь, что они являются объективными, правдивыми протоколами совещания, и избегайте личных мнений и субъективных интерпретаций обсуждений. Затем они должны быть краткими, четкими и понятными, концентрируясь только на основных моментах и избегая добавления ненужных деталей. Наконец, они должны быть точными и обеспечивать актуальность и обновление всей записанной информации.

Следуйте этим шагам, чтобы углубиться в детали фактического написания собрания!

8 основных компонентов протокола собрания:

1. Дата, время и место проведения собрания
2. Список участников и извинения за отсутствие
3. Повестка дня и цель заседания
4. Резюме обсуждений и решений
5. Голосование и результаты
6. Принятые меры, включая ответственных лиц и сроки выполнения
7. Следующие шаги или последующие действия
8. Заключительные замечания или отсрочка

Шаги для написания эффективных протоколов совещаний

1/ Подготовка

Перед началом заседания ознакомьтесь с повесткой дня заседания и соответствующими материалами. Убедитесь, что у вас есть все необходимые инструменты, включая блокноты, блокноты и ручки. Также рекомендуется просмотреть протоколы предыдущих заседаний, чтобы понять, какую информацию необходимо включить и в каком формате.

2/ Делайте заметки.

Во время собрания ведите четкие и краткие записи обсуждений и решений. Вам следует сосредоточиться на записи ключевых моментов, решений и действий, а не на дословной расшифровке всего собрания. Не забывайте указывать имена выступающих, ключевые цитаты, действия и решения.

Не используйте аббревиатуры или сокращения, которые могут быть непонятны другим.

3/ Организуйте свою практику

Просмотрите и упорядочьте свои записи и составьте последовательное и краткое резюме протокола после заседания. Для облегчения чтения протокола можно использовать заголовки и индекс. Не принимайте личные мнения или субъективные интерпретации обсуждений. Сосредоточьтесь на фактах и на том, что было согласовано в ходе встречи.

4/ Регистрационные данные

Протокол собрания должен включать все важные детали, такие как дата, время, место и участники. Перечислите все основные обсуждаемые вопросы, принятые решения и назначенные действия. Обязательно запишите результаты любого голосования и обсуждения, которые имели место.

5/ Действия.

Обязательно перечислите все назначенные действия, включая ответственных и сроки выполнения. Это важная часть проведения собрания, поскольку она гарантирует, что каждый знает свои обязанности и сроки.

6/ Просмотреть и распространить

Протокол должен быть проверен на точность и полноту и в него должны быть внесены все необходимые изменения. Убедитесь, что все ключевые моменты и решения записаны. Затем протокол может быть распространен среди всех участников лично или по электронной почте.

Храните копию протокола в центральном месте для быстрого доступа. На общем диске или в облачном хранилище.

7/ Мероприятия по мониторингу

Обеспечить быстрое выполнение и реализацию действий, принятых на совещаниях. Используйте протоколы для отслеживания прогресса и обеспечения выполнения решений. Это помогает сохранить подотчетность и обеспечить продуктивность и эффективность собраний.

Примеры протоколов собраний (+ шаблоны)

Совещание

Под совещанием обычно понимается встреча сотрудников предприятия в официальном контексте для решения какого-либо вопроса. Некоторые термины включают «совещания по программированию». Для целей нашего текста необходимо различать эти два термина.

Совещания обычно представляют собой обсуждение текущих деловых вопросов. Они могут проходить ежедневно или раз в неделю. Пленарное заседание — это место для обсуждения более крупных вопросов, которые каким-то образом влияют на бизнес в целом и его будущее.

Порядок и частота проведения собраний определяется руководством организации.

Состав участников определяется в каждом конкретном случае, в зависимости от вопросов, рассматриваемых на собрании. Как правило, это генеральный директор, его заместитель и руководитель отдела. В начале каждого собрания люди голосованием выбирают президента собрания.

Именно он ведет мероприятие, открывает и закрывает его и задает соответствующие вопросы.

Плановое или внеплановое

Собрания могут быть незапланированными или неправильно понятыми. В первом случае обычно существует четкое расписание, которого должны придерживаться все участники процесса. Возможно, им даже придется приехать из разных мест.

Событие высвобождения происходит, когда происходит событие, затрагивающее весь организм. Например, это может быть заявление о ликвидации, реорганизации и т.д.

Решения участников совещания

Собрания руководства компании необходимо отличать от собраний учредителей компании. Это два разных документа, так как это два совершенно разных инструмента. В последнем случае все решения, принятые собранием, являются обязательными для исполнения.

Например, решение о ликвидации компании исполняется генеральным директором, который не обязательно входит в состав учредителей.

Собрание весьма полезно — оно помогает определить направление деятельности, развитие организации.

Форма документа

Как уже упоминалось выше, закон не регулирует проведение собраний в компаниях (ни частных, ни государственных). Исходя из этого, закон не предъявляет жестких требований к протоколу собраний и, соответственно, не требует, как правило, использования единой обязательной формы. Документ составляется в свободной форме и основывается на протоколе съезда учредителей компании.

К официальным документам такого рода также предъявляется ряд требований, касающихся деловой этики.

• Использование строгого языкового стиля и нейтрального тона повествования, а также
• полное соблюдение правил русского языка, т.е. пунктуация и орфография, название предмета (дата, место, место).
• название пункта (номер, дата, место),
• подпись Президента; и
• расшифровка подписи.

Протоколы ведутся в рукописном виде синим или черным диабетом или печатаются на компьютере. Председатель собрания принимает решение, ориентируя того, кто пишет документ. Оба варианта используются на практике и имеют право на жизнь.

Объясняем, как составить протокол совещания без ошибок

Первое, что необходимо отметить. Написать полное название документа и присвоить ему уникальный номер. Заголовок документа, дата и место проведения собрания, протокол.

В последующем тексте необходимо упомянуть всех присутствующих сотрудников. Президент всегда должен выделяться отдельно. Не забудьте отметить человека, который ведет протокол. Для каждого участника отметьте его имя и должность согласно штатному расписанию.

Ниже по тексту укажите, какие темы включены в повестку дня. По каждой из них в результате должно быть принято решение.

Пример.

На данном этапе работа над протоколом завершена. Председатель и человек, который вел протокол, должны подписать его. Теперь официальный документ имеет решающую юридическую силу.

Его можно разослать по электронной почте всем заинтересованным сторонам. Трудовое законодательство требует от работодателя информировать своих подчиненных обо всех событиях, которые так или иначе их касаются.

Повестка и Резюме встречи

Листы для записей, которые можно распечатать или повесить на булавки.

Повестка дня Повестка дня, повестка дня Повестка дня совещания, тема, каталог соответствующих вопросов.

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ Последовательные результаты, резюме совещания, практичные, прагматичные письма.

Перед встречей: — Узнайте, кто еще участвует во встрече. Какие компании должны присутствовать. — Запросите другие части контактов, адреса электронной почты. — Составьте ежедневный план. — Создайте событие в календаре и пригласите всех участников.

В конце встречи: — Пересмотрите план и убедитесь, что ничего не ускользнуло — Подведите итоги вслух — Обзвоните всех участников и добавьте согласованный результат — Получите согласие от всех участников.

Структура текста приглашения на встречу : — Тема письма — Приветствие — Введение (рамка) — План прогулки по Вимелю — Ожидаемый результат

Структура ситуационного текста: — приветствие — импорт (дата, темы, участники встречи) — что было сказано, какие решения были приняты — следующие шаги (дата, обязанности) — подпись, контактные данные — опционально: подтверждение возможности или необходимости ситуационного статуса всех участников