Образец сопроводительного письма в 2022 году

Деловой этикет предписывает писать сопроводительное письмо (или письмо-вложение), если документ отправляется партнеру, в государственный департамент или иным образом. Это особенно полезно, когда необходимо идентифицировать пакет для получателя, обратить на него внимание властей, передать просьбу или инструкцию к действию и зафиксировать срок ответа. Вся важная информация может быть включена в сопроводительную записку.

Сопроводительная записка обычно составляется следующим образом

• Подписать договор
• важные документы (например, возврат документов после подписания), на
• акты взаиморасчетов,
• коммерческие предложения,
• документы в налоговые органы, документы из
• отчеты, формы и вопросы от контролирующих органов.
• Документы по исполнению.
• Кадровые документы.

Могут быть представлены как при самостоятельном предоставлении документов, так и при отправке курьером, почтой или по электронной почте.

Как правило, ответственным лицом по документам учреждения или секретарем. Для сертификатов достаточно подписи, но можно использовать и печать. Сегодня организации не обязаны иметь круглую печать (82-ФЗ от 6 июня 2015 года). Размещение печати остается на усмотрение компании, если этого не требует получатель (например, финансовые учреждения).

Помимо этого, хотелось бы отметить еще одну важную особенность папки — опись документов, отправленных получателю. Рекомендуется тщательно перечислить все документы. Желательно указывать не только полное название, но и количество страниц, если есть приложения, а также тип вложения и количество копий каждого отправленного документа.

Если документ теряется внизу, сопроводительный документ подтверждает, что он был направлен получателю. Поэтому важно составить сопроводительный документ в двух экземплярах и попросить получателя указать на копии дату и время получения и принятия на склад.

Структура сопроводительного письма

Организационная переписка регламентируется ГОСТ Р 6. 30-2003 от 3 марта 2003 года. Структура и детали могут варьироваться в зависимости от вида поддержки, но в целом они следующие

1. Получатель (наименование и адрес организации, ФИО и местонахождение сотрудника, которому адресован документ).
2. Номер и дата заявления.
3. Содержание.
4. Список прилагаемых документов.
5. Лицо (лица) для проверки подлинности.
6. Контактные данные.

Прилагаемые документы должны быть пронумерованы в соответствии с правилами делопроизводства организации, а остальная корреспонденция. В настоящее время правила ведения дел относятся к внутренним делам предприятия и устанавливаются локальными актами; правила Госстандарта требуют от компаний формулировать и определять свои дела (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД). При отправке сопровождения в соответствии с адресом получателя под номером отправления могут быть указаны номер и дата отправления.

Текст «На ваш адрес … … от …» Он может начинаться с фразы «Приношу извинения за причиненные неудобства…».

Если общение происходит с непосредственным исполнителем, необходимо предоставить его контактную информацию. Эта информация почти всегда указана в левом нижнем углу бланка. Желательно написать его фамилию, инициалы (голографические или краткие) и номер телефона или адрес электронной почты.

Перечень прилагаемой документации

Список документов, направляемых получателю, должен сопровождаться кратким нумерованным перечнем каждого пункта. При составлении списка важно учитывать уникальность каждого элемента. Рекомендуется указывать полные сведения.

В зависимости от цели сопроводительного письма, вложения могут быть сделаны по количеству копий и листов или общему подсчету каждого документа.

1. Конвенция № 2 экземпляры на 4 листах, датированная 01. 06. 2017 г.
2. Условия б/н от 06. 06. 2017 на 3 листах в 1 экземпляре.

Итого 2 документа составляют 13 документов.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Чтобы избежать явления массовой рассылки, рекомендуется начинать такое письмо, адресованное конкретному человеку. Например, «Уважаемый Петр Анатольевич». Если вы не знаете имени конкретного сотрудника, напишите менеджеру. Узнать его ФИО можно на сайте налоговой инспекции из выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ).

Далее будет приведен основной текст и дана краткая презентация вашего предложения. Опишите, что именно вы предлагаете. Это может быть услуга или товар. Кроме того, не забудьте указать свою контактную информацию и преимущества работы с вами.

Завершите свое сопроводительное письмо к коммерческому предложению вежливой подписью отправителя. Например, «с уважением» или «надеемся на сотрудничество с вами». Перед этими фразами следует поставить подпись, имя и должность того, кто подписал письмо.

Сопроводительное письмо к документам (обновлено: 01.05.2022)

И каждый раз, когда вы участвуете в официальном обмене деловой информацией, вам необходимо подготовить письма, сопровождающие различные виды документов.

1. Цель составления

Сопроводительные письма — это особая форма коммуникации.

• Чтобы просто и ясно раскрыть получателю цель отправляемой информации, какие действия он должен предпринять: подписать, рассмотреть, отправить ответ, согласиться, принять, оплатить и т.д.
• Определить состав документов, которые необходимо отправить или передать, записать количество и перечислить названия отправляемых документов
• указать данные отправителя и контактную информацию
• при необходимости предоставить информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры по отправляемой информации — при необходимости предоставить информацию о сроках, в течение которых получатель должен принять меры по отправляемой информации
• предоставляет информацию о лице, подготовившем документ или занимающемся данным вопросом.

2. Виды и типы писем

Как правило, в каждом письме существует только один тип символов. Различия между определенными символами могут возникать в зависимости от

• Каналом доставки сообщения
• получателя.

В зависимости от особенностей получателя сопроводительное письмо может быть составлено как внутреннее (корпоративное) письмо или как внешнее письмо, адресованное всем другим организациям.

В зависимости от активного распространения электронного документооборота, письма могут быть трех видов.

• Рукописные,.
• Электронное, и
• Отправленные на бумаге.

Независимо от того, какой тип письма выделяется, все они имеют одну цель и один план. Независимо от того, является ли оно сопроводительным письмом к коммерческому предложению, претензии, договору или документом, направляемым в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.

Единственный момент, когда в формальную формулировку письма могут быть внесены некоторые коррективы, — это то, является ли письмо просьбой или ответом на полученное сообщение. Но, опять же, структура будет одинаковой.

3. Требования к форме бланка

Единых требований к формату сопроводительных писем не существует. При необходимости вы можете изучить ГОСТ Р 6. 30-2003, чтобы ознакомиться с правилами оформления официальных профессиональных документов. Однако в данном случае рекомендуется ГОСТ. Как правило, организации сами создают бланки сопроводительных писем.

При разработке бланка важно включить в структуру поля

• верхнюю часть, содержащую реквизиты организации, a
• блок, содержащий номер звонящего и дату, и
• блок, содержащий данные получателя: название организации или имя получателя,
• поля для текста письма и прикрепленных файлов, а также
• контактные данные автора письма в нижней части формы.

3.1 Пример пустого бланка

Теперь давайте посмотрим, как выглядит сопроводительное письмо к документу — образец бланка.

Заполненный пример вы найдете в конце статьи!

Бумага формата А4 (чистая)

Общество с ограниченной ответственностьюНазвание компании.«(Необходимо указать полные реквизиты компании)

Нет. Отчет от _______ Данные получателя ________________

(название компании, адрес и, возможно, должность и имя сотрудника)

1. Документ 1.
2. Документ 2.
3. Документ 3.

Искренне ______________________ Подпись ___________________ Имя ________

Исполнитель: должность __________________ Имя _______________________________________ Контактная информация _________________________

4.1 Несколько слов о теме

Тема письма должна быть максимально конкретной, чтобы получателю не пришлось гадать о пакете полученных документов.

Некоторые примеры формулировок приведены ниже.

1. Предоставьте ответ на требование № 12 ООО «Огонек» от 1 ноября 2018 года.
2. О подготовке годового отчета.
3. Предоставить статистические данные.
4. О разработке проекта строительства объекта «N».

4.2 Как обратиться к получателю

Указывать адрес не обязательно, особенно если письмо направляется в адрес организации, а не конкретному ее представителю.

Если вы должны адресовать письмо лично, следуйте общему правилу — пишите «Уважаемый господин/госпожа», как это принято в деловых документах.

4.3 Что писать в основной части

Основная часть письма должна начинаться с одного из трех утверждений: направить, послать и предоставить.

Считается, что каждое из них соответствует определенному типу получателя.

Тип предписания	Тип получателя
Рецепт	Обычно используется для отправки сопроводительных писем в вышестоящие инстанции, такие как СЭО, пенсионные фонды, арбитражные суды и т.д., которые являются учреждениями с более высоким престижем, чем отправитель.
Отправить в	Отправляется в организации с более низким или нижестоящим престижем отправителя: филиалы, отделения, департаменты.
Командировка.	Применяется для отправки сообщений организациям с таким же статусом: партнерам, конкурентам, клиентам.

Затем объясняется цель миссии, четко указывается, что содержит пакет или что получатель должен сделать с полученной информацией.

Ниже приведен пример формулировки, которую можно использовать для начала текста сопроводительного документа — образец в начале текста:.

1. Вы получите пакет документов в соответствии с номером требования. Ее …..
2. Мы вышлем Вам предложение о коммерческом сотрудничестве и приложение к нему для ознакомления.
3. Мы вышлем Вам форму отчета для создания годового счета для Вашего филиала.

Таким образом, получатель будет знать, какой пакет был отправлен.

Все следующие заявления должны охватывать цель письма. Это означает, что текст должен включать

• информацию о проблеме, статусе и предмете обсуждаемой работы; и
• Действия, которые получатель должен совершить на основании полученного документа: подписание, представление документов, назначение встреч и т.д.
• Сроки, в течение которых предполагаемые действия должны быть выполнены.

Что касается сроков получения ответов на письма, то они определяются в зависимости от различных условий

• Наличие ранее согласованных сроков для других документов, например, контрактов, которые определяют правила сотрудничества
• Чем ниже положение получателя по отношению к отправителю, тем меньше срок.

В некоторых случаях, особенно если письмо является ответом на организационный запрос, сроки не устанавливаются.

В этом случае отправитель может выразить признательность за долгосрочное партнерство и сотрудничество.

4.4 Приложения

В этом месте необходимо сообщить о любых вложениях, отправленных получателю. Важно ничего не пропустить и перечислить все документы.

Перечисление должно представлять собой либо простой каталог, либо таблицу.

Важно указывать не только название самого документа, но и количество копий и листов каждого приложения.

Также можно отметить, высылается ли оригинал документа.

Например, список может содержать следующие формы

1. Договор поставки № 12 от 12. 12. 1017, с 2 экземплярами на 10 л.
2. Приложение № Конвенции № 112 от 12. 12. 1017 г., в 2-х экз. на 2 л.

4.5 Кто может подписывать

Остается только подписать послание.

Сотрудник, уполномоченный подписать сопроводительное письмо, выбирается в соответствии с особенностями получателя и ситуации, в связи с которой отправляется документ.

Если письмо направляется в орган государственной власти, его подписывает генеральный директор.

Если письмо направляется в Федеральную налоговую службу, подпись может поставить главный бухгалтер или генеральный директор.

Если письмо отправляется клиенту или партнеру, его может подписать тот, кто инициировал миссию. Начальник отдела продаж или начальник отдела снабжения, коммерческий директор или менеджер по маркетингу.

5. Как хранить

Каждая организация принимает свои правила хранения документов.

Все оригинальные вложенные документы обычно хранятся в соответствии с каталогом файлов. Они подшиваются в отдельную папку и тарифицируются в отдельную папку. В этом случае сопроводительные письма могут не сохраняться.

Некоторые компании организуют хранение сопроводительных писем в отдельных файлах и определяют срок хранения в соответствии с внутренними правилами.

6. Ключевые ошибки при составлении

Все ошибки можно разделить на две группы

• Неправильное содержание и
• Стиль и представление информации.

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен и не ясно, что должен сделать получатель письма после изучения документа.

Вторая категория ошибок связана с формулировкой самого письма.

Давайте определим основные «нет» в тексте сопроводительного письма

1. Не должно быть эмоционального обращения к получателю: уважаемый Иван Иванович, любимый клиент и т.д.
2. Избегайте проявления эмоций по отношению к данной теме. Не допускаются факты возмущения, состояния отвращения, утверждения и вопиющие поступки.
3. Не ползайте, не показывайте слабость или зависимость: попросите вежливо, попросите очень любезно, попросите ответить, попросите не забыть ответ и т.д.

Вывод: хотите добиться цели — используйте эмоционально нейтральный стиль изложения и соблюдайте все требования профессионального этикета.