- Какие графы должны быть включены в журнал регистрации
- Ведение и внесение записей в журнал регистрации: как это происходит на практике?
- Сколько нужно хранить журнал регистрации?
- Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений
- В каком виде вести — электронном или бумажном
- Структура и правила заполнения
В кадровых службах календари используются для регистрации трудовых договоров и дополнительных договоров с сотрудниками. В результате записей каждому договору присваивается учетный номер.
Работодатели не обязаны вести такие реестры, но на практике большинство кадровых служб их ведут. С их помощью значительно упрощаются кадровые задачи, так как найти информацию по конкретным документам гораздо проще, когда документы находятся в порядке. Каждый документ имеет уникальный номер, отпечатанный на календаре.
| Поскольку календарь является рекомендуемым документом, каждая организация решает этот вопрос самостоятельно. Кроме того, с помощью календаря легче и быстрее найти информацию о сотруднике. Например, если требуется информация о дате окончания срока трудового договора или его заключения. | Известно, что работодатели обязаны уведомлять работников о том, что срок действия их контракта истекает.
Уведомление должно быть написано в письменном виде и отправлено отказникам за три дня до истечения срока действия договора. С помощью календаря менеджеры по персоналу могут отслеживать этот срок и своевременно уведомлять об отказе. |
Закон не устанавливает конкретных требований к формам календарей. Каждая компания вправе составить свой собственный бланк дневника, утвержденный локальными нормативными актами.
Вы можете создавать собственные договоры и календари договоров. В этом вам помогут модели, разработанные нашими специалистами.
Какие графы должны быть включены в журнал регистрации
Кроме того, рекомендуется предусмотреть специальный отдел, который может уточнить информацию о сотруднике, ответственном за ведение календаря.
Примечания! Для фиксации основных обязанностей сотрудника следует заключить отдельный документ. Для того чтобы правильно склеить эти документы, необходимы специальные бланки.
Совет от экспертов! В дополнение к трудовому календарю целесообразно завести отдельный регистрационный бланк. На этом бланке договоры о материальной ответственности регистрируются в отдельном порядке.
Ведение и внесение записей в журнал регистрации: как это происходит на практике?
Как уже было сказано выше, ведение календаря является прерогативой работодателя. Однако если в компании есть такой реестр, то в большинстве случаев его ведет менеджер по персоналу. Эти задачи могут быть делегированы бухгалтеру.
Ниже приведено руководство по правильному заполнению календаря.
Первый шаг: сначала календарь нужно сшить. Прежде всего, на этапе подготовки прострочите все страницы и сделайте заверенную надпись. Для этого используйте прочную нить.
Ее следует пропустить через имеющиеся отверстия, начиная с задней части, а затем вернуться к центральному отверстию. Конец нити, пропущенный обратно, следует завязать узлом и накинуть петлю на нить, идущую от верхнего к нижнему отверстию.
Вы увидите, что это интересно: Вы также найдете это интересным: Вы найдете это интересным: Вы найдете это интересным.
Шаг 2: Сшитый календарь нужно подписать с обратной стороны. Используя квадратную полоску, приклейте оставшийся край нитки к последней странице. Напишите на этой полоске: «Календарь имеет 32 сшитых, пронумерованных и скрепленных печатью листа».
Эта надпись должна быть заверена уполномоченным сотрудником или руководителем (см. его должность, имя, дату и подпись). Бумажная полоса имеет печать.
Важно, чтобы часть печати находилась на полосе, а другая часть закрывала лист календаря.
Шаг 3: Внесите записи в хронологическом порядке. Теперь вы готовы к использованию календаря. Важно придерживаться хронологического порядка при создании списков в календаре контрактов.
Сколько нужно хранить журнал регистрации?
В процессе своей деятельности каждая компания ведет множество журналов и записей. Все они обычно используются для ведения файлов и структур.
- Документы (например, личные дела сотрудников, трудовые договоры)
- События (проверки со стороны различных служб); и
- События (выдача сертификатов, ознакомление сотрудников с местным законодательством компании).
С помощью регистра гораздо легче найти информацию, необходимую для анализа событий и т.д. Например, в календаре можно найти информацию о дате последней проверки Государственной инспекции труда.
Обязателен ли журнал учета дополнительных соглашений
Помимо основных договоров, в отделе кадров с сотрудниками заключаются дополнительные договоры, которые не всегда регистрируются в кадровом регистре, а регистрируются в отдельном регистре. Дополнительные соглашения подписываются сторонами, когда
- изменяются формы или условия найма; и
- пересматриваются условия оплаты труда; и
- происходит переход на другую должность или изменение ее названия, и
- происходит изменение в регистрации бренда организации или структурного блока, и
- происходит изменение персональных данных
- Временная смена или временное замещение, а
- сокращение, например, испытательный срок.
Правила управления персоналом не предусматривают внесение новых дополнительных сведений в текст трудового договора. Все изменения оформляются индивидуальными договорами. Он является неотъемлемой частью основной части трудового договора.
- Заключается в письменной форме, является
- 2 Создается в копии, в
- описывается в едином реестре или в отдельном реестре.
Более крупные организации ведут отдельные регистры (трудовой календарь и календарь дополнительных контрактов) для детального учета и быстрого восстановления необходимой информации. Дополнительные договоры полностью дополняются сразу после их регистрации.
Календарь является юридически обязательным и защищает как работодателей, так и работников от несанкционированных односторонних изменений в договорах после завершения составления правил и регистрации.
Эксперты КонсультантПлюс проанализировали, какие необязательные календари и книги есть в секторе HR. Пользуйтесь этими инструкциями бесплатно.
В каком виде вести — электронном или бумажном
Решение о совместном или раздельном ведении книг принимается руководителем и оформляется приказом. Как правило, бланки используются одновременно в двух форматах.
- В цифровом виде.
- На бумажном носителе.
Ведение учета (как общего, так и индивидуального учета информации, связанной с трудовыми договорами и любыми дополнительными соглашениями к ним) не регулируется специальными НПА и законодательством. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет форму и структуру документов.
Это позволяет им учитывать особенности организма, выполнять бухгалтерские функции и использовать подготовленные аккредитованные журналы с пронумерованными страницами для чеков и расхождений. Хотя трудовые книжки можно приобрести в специализированных магазинах, чаще они создаются в электронном виде, распечатываются и прошиваются перед фактическим использованием для бухгалтерских целей.
Эксперты КонсультантПлюс проанализировали основные документы, которые необходимо найти в вашем отделе кадров. Пользуйтесь этими инструкциями бесплатно.
Структура и правила заполнения
И общий регистр бухгалтерского учета, и отдельный регистр бухгалтерского учета имеют, по сути, одинаковую обложку, за исключением названий. На титульном листе:.
- фирменное наименование организации,.
- название бухгалтерской записи,.
- интервал ведения — начало и конец, имя и должность
- имя и должность менеджера, который будет вести книгу.
Если выбран единый вариант учета, то в календарь оказания услуг (отдел дополнительных договоров) следует включить
Напоминания об основных правилах обучения и соблюдения дополнительных контрактов:.
- Все записи, подлежащие учету, должны быть пронумерованы.
- номер договора, в который вносятся изменения, дату заключения договора с указанием реквизитов сотрудника, на которого заключен договор
- записывается и нумеруется дата и номер дополнительного контракта, а также количество пунктов, в которые необходимо внести изменения.
- При наличии другой записи в графе дается описание дополнений и изменений
- Записываются сведения о документах, выданных по договору.
Если происходит другая регистрация, то в графы бланка вносятся изменения.
