Рабочий лист Т-12 имеет стандартный формат и утвержден приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Существует также форма Т-13, утвержденная этим же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для дополнения специалистами (вручную или на компьютере), а несколько более простая Т-13 используется для автоматизированного наблюдения за сотрудниками с помощью систем контроля доступа.
Коммерческие организации имеют право самостоятельно разрабатывать такие формы. Это означает, что нет необходимости использовать формы Т-12. Однако стандартная форма очень удобна, так как содержит все необходимые сведения. Поэтому эта форма используется чаще всего.
Для органов власти, государственных и местных органов управления и-о ф-арт существует специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина 52н от 30 марта 2015 года.
Рабочее время в табеле отмечается для следующих целей
- Чтобы уточнить, сколько часов работник фактически отработал, например, часы, не переходящие в часы работы по больничным листам или путевкам.
- Для учета отработанных рабочих часов, например, опозданий или прогулов.
Эта информация необходима для правильного расчета заработной платы работника и других выплат за рабочее время. Если в организации существует система дисциплинарных взысканий, то эти взыскания применяются на основании рабочего листа.
Рабочий лист обычно хранится у сотрудника или руководителя отдела организации. Однако, поскольку строгих требований по этому вопросу не существует, руководитель может делегировать эту обязанность сотруднику.
Принципы заполнения
Для каждого вида деятельности, отмеченного в табеле учета рабочего времени, существует два варианта кодирования кода. Организация может выбрать, какой вариант использовать.
Также существует два способа хранения табелей учета рабочего времени
- Постоянная регистрация информации. Это предполагает ежедневное заполнение документа на каждого сотрудника. Сюда входят записи о присутствии работника на рабочем месте.
- Введение отклонений. В этом случае все сотрудники по определению считаются работающими, и в рабочем листе показываются только отклонения от нормальных условий. Это означает задержки, прогулы и остановки. Это полезно, если время суммируется.
Рабочий лист должен охватывать весь учетный период. Это означает, что записи должны делаться ежедневно. В целом, существуют отклонения в учете рабочего времени.
Однако эксперты рекомендуют регистрировать рабочее время карандашом или вести его на чертеже. Например, рабочий Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это следует отметить в рабочем листе с помощью кода НН (скрыт по неизвестным причинам). Однако позже он может объяснить причину своего отсутствия. В результате код необходимо исправить на другой код. Если все пробелы отмечены вместе, то документацию необходимо провести несколько раз.
Как заполнить форму Т-12
Сначала необходимо заполнить первую страницу. Здесь необходимо четко определиться.
Основная часть документа будет заполняться на основе штатного расписания. Необходимо уточнить:.
Рабочий лист должен быть подписан ответственным сотрудником и лицом, заполняющим его. Если лист ведет ответственный сотрудник, то подпись должна быть поставлена в 2 пункта. В случае отделения компании генеральный директор также должен подписать табель.
Готовый табель учета рабочего времени передается в бухгалтерию, где он служит основанием для начисления заработной платы.
О выборе формы табеля и использовании кодов
Негосударственный сектор уже много лет имеет право использовать самостоятельные формы первичных учетных документов, включая рабочие листы. Большинство работодателей продолжали вести рабочие листы с использованием Т-12 или Т-13 1 или их собственных модификаций. Например, во многих случаях к рабочему листу часто добавлялся «вид работ: первичный-0, модифицированный-1, 2 и т.д.) (подробнее см.
пример 6).
Многие менеджеры по персоналу могут похвастаться тем, что уже разработали свои «корпоративные» формы, но символы (коды) все равно, как правило, остаются «госкомстатовскими». Почему они так долговечны?
Традиционные коды понятны всем без дополнительных объяснений. Предположим, например, что в организации появился новый бухгалтер по заработной плате или HR. Нужно ли новичку изучать уникальные кодовые таблицы? А что произойдет, если табели учета рабочего времени будут изучаться судьей во время спора о взыскании заработной платы или если инспекторам HRR, проводящим рассмотрение жалоб работников, понадобится изучить табели учета рабочего времени? Лишние усилия по расшифровке табеля не помогут добиться расположения работодателя.