Заказ-наряд на ремонт автомобиля — это вид документации, подтверждающий коммерческие и деловые отношения между автосервисом и физическим лицом. В случае с авторемонтной мастерской такой договор содержит ряд документов. Обсудим каждый из них более подробно.
- Акт о договорных обязательствах. Этот документ определяет план организации по оказанию конкретной услуги. Кроме того, в нем фиксируется намерение клиента оплатить соответствующие работы и запасные части. Подписанное заявление об ответственности. Этот документ может быть использован в качестве защиты в судебных разбирательствах.
- Калькуляция стоимости оказанных услуг. Данный документ содержит информацию о работах, выполненных сотрудниками мастерской. диагностика и повреждений, ремонт оборудования и регламента и т.д. Кроме того, в бланке фиксируются затраты на запасные части и расходные материалы, приобретенные компанией.
- Справочный раздел. Исходя из перечня возможных услуг и компонентов, агентство может определить объем будущих измерений и количество необходимых запасных частей.
Договор-заказ на выполнение работ является частью счетов. Он используется для контроля и подготовки финансовой отчетности предприятия. Документ наряд-заказ позволяет мастерской принимать законную оплату за оказанные услуги. Документ позволяет физическим и юридическим лицам производить оплату через банковскую карту или наличными.
В то же время предоставление услуг не является отчетом о проделанной предприятием работе. В бланк заносятся только те действия, которые должны быть выполнены или выполняются персоналом АЗС. Кроме того, вносится информация о количестве запасных частей, использованных для ремонта.
Однако этот документ не заменяет акт выполненных работ и свидетельство о получении автомобиля.
В каких случаях нужно, а когда не обязательно использовать заказ-наряд
Возможность использования рабочих инструкций в финансовом учете описана в 54-м Федеральном законе от 22 мая 2003 года. Компании должны иметь в своем распоряжении определенное количество таких бланков. Пустые бланки должны храниться в бухгалтерии или у руководителя.
Когда компания оказывает услугу клиенту, составляется договор. Однако для некоторых задач рабочие инструкции не требуются. К ним относятся менее сложные задачи, такие как.
- мойка автомобилей,
- диагностика автомобиля для выявления неисправностей и
- подкачка шин.
Другими словами, если компания предоставляет небольшую услугу или продает небольшой продукт, рабочие инструкции не требуются. Документация необходима только в случае большого расхода материалов или если речь идет о крупной услуге, требующей много времени.
Если работа менее критична, компания может выполнить заказ, используя обычную документацию, такую как накладные или кассовые чеки. Сюда же можно отнести работы, которые выполняются самим клиентом с использованием оборудования станции технического обслуживания (например, подкачка шин).
Правила заполнения заказа-наряда в автосервисе
На сегодняшний день в нашей стране не существует единых рабочих инструкций. В зависимости от задач, поставленных перед организацией, сферы ее деятельности и деталей оказываемых услуг, компания сама определяет внешний вид и содержание документа. Однако существуют некоторые обязательные разделы.
Пример наряда-допуска для автосервиса состоит из следующих разделов
- Номер и дата документа. Номера определяются по календарю, который ведут сотрудники мастерской.
- Название и местонахождение сервисной мастерской. Это официальное название и адрес компании или полное название и данные государственной регистрации индивидуального предпринимателя.
- Информация о клиенте. Для физических лиц — имя, юридический адрес и контактные данные. Для юридических лиц — название компании, юридический адрес, номер НДС и контактные данные.
- Сведения о транспортном средстве, требующем ремонта. Модель, марка, государственный номер, присвоенный после регистрации в ГИБДД, VIN-номер, год выпуска, пробег и комплектация.
- График работы. При необходимости следует указать дату получения заказа, срок действия и промежуточную дату завершения отдельных видов ремонта.
- Стоимость услуги и способ ее оплаты. Обратите внимание, что клиент может отказаться от оплаты, если услуги не были обговорены.
- Перечень конкретных услуг и запасных частей. Компания не имеет права указывать в документе дополнительные задачи без предварительного согласования с клиентом. Он должен быть подписан. Кроме того, количество и стоимость запасных частей, аксессуаров и других вспомогательных данных должны быть указаны станцией в рабочем состоянии. Если вы приобретаете материалы самостоятельно, компания может попросить вас предоставить сертификат соответствия или другую документацию, подтверждающую качество материалов.
- Гарантийные сроки и условия. Определяются самой компанией.
- Дополнительная информация. Это дата получения услуги, вид ремонта, сведения об отправителе и бригадире, статус работы.
- Местонахождение и данные сотрудника, принявшего заказ. Также необходима подпись самого заказчика.
По желанию заказчика в документ может быть добавлена и другая информация. Специалист также может запросить детали заказа на ремонт, если в процессе ремонта возникли повреждения, не указанные в исходной документации. Эти детали могут быть зарегистрированы в разделе «Рекомендации».
Впоследствии, с одной стороны, компания может быть защищена, если у клиента возникнет претензия, с другой стороны, он может запланировать еще один визит в мастерскую.
Рабочие команды должны быть помещены в специальное хранилище; по истечении пяти лет они будут доступны по распоряжению организации.
Основными программами, на основе которых можно создавать рабочие команды, являются Word и Excel. Если выбран текстовый процессор, то для создания разделов с дополнительными данными достаточно обычного шаблона документа Office. Однако Excel обладает рядом преимуществ.
Обратите внимание, что названия ремонтов, аксессуаров, запасных частей, каждого подрядчика и затраты можно занести в удобную таблицу.
Необходимо сделать три копии договора.
- Первый экземпляр используется в качестве основного бухгалтерского документа. Бухгалтер использует его для расчета денег, предоставленных заказчиком. Он также должен определить размер заработной платы сотрудников лаборатории.
- Второй экземпляр необходим предприятию для снятия использованных запасов.
- Третий экземпляр служит квитанцией, выдаваемой клиенту. Это заменяет договор на обслуживание.
Когда клиент передает свой автомобиль поставщику услуг, он должен подписать протокол о получении. Этот документ может либо дополнять заказ-наряд, либо составляться отдельно. В нем содержится информация о комплектности автомобиля, видимых повреждениях и дефектах.
Например, если на бампере есть царапина, об этом следует упомянуть в бланке. В противном случае компания рискует предъявить претензию.
Как упоминалось ранее, в бланк заказ-наряда можно также добавить рекомендуемый отдел, если клиент не намерен устранять дополнительные повреждения, обнаруженные в ходе ремонта.
Порядок учета заказов-нарядов автосервиса
Наряд-заказ используется для подготовки финансовой отчетности для бухгалтерского бюро компании. Документ должен быть напечатан в самом бюро в определенном количестве. Пустые бланки, без подписей и печатей, должны храниться в казначействе руководителя или бухгалтера.
Предприятия могут создавать временные рабочие заказы. В этом случае он руководствуется информацией о клиенте или результатами первоначальной диагностики. Затем необходимо заполнить новый бланк на основании информации, которая появилась в ходе полного осмотра автомобиля.
В процессе составления документа мастерская должна согласовать с клиентом все детали. К ним относятся количество и последовательность услуг, их стоимость и цены на запасные части, а также перечень используемых компонентов. После подписания бланка клиент получает заверенную копию.
В конце рабочего дня документ опечатывается или скрепляется печатью. Заполненные наряды на работы хранятся в надежном месте или в хранилище в течение всего срока действия бланка, к которому он относится.