Трудовые книжки: правила заполнения, исправления, учета и выдачи, образцы записей

Глава 2. Общие правила оформления трудовых книжек

Глава 3. Заполнение сведений о работнике

Общие правила записи в трудовых книжках

Трудовая книжка должна заполняться в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 года и инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 года.Общие правила следующие

1. Внесение изменений в титульный лист не допускается. В случае ошибок внесение изменений в оформление не разрешается. Трудовая книжка является испорченным бланком и подлежит уничтожению.
2. Даты указаны в цифровом формате.01. 03. 2019. использование устных цифровых форм не является правильным способом заполнения формы, но на практике работодателей за это не штрафуют.
3. Важно писать аккуратно ручкой, пером или гелевой ручкой.
4. В рабочих тетрадях не разрешается показывать сокращения. Например, не разрешается писать «PR». вместо, например, «Заказ».
5. Все записи в СА должны быть пронумерованы в рамках соответствующего отдела.

Возникает вопрос: нужно ли делать регистрацию в связи с переименованием работодателя? Здесь есть небольшая нестыковка: если Директива № 69 требует, чтобы эти регистрации не нумеровались, то Приказ № 225 предусматривает, что все записи должны быть пронумерованы. В юридической практике в таких случаях применяются нормы законодательного права, которые имеют большую юридическую силу. В данном случае это Приказ № 225.

Таким образом, видно, что лучше считать регистрацию на изменение бренда работодателя. То же самое касается и регистрации на общий стаж при выдаче двойной трудовой книжки. Но опять же, на практике это допустимо, так как регистрация спора нумеруется.

Проверяющие органы не применяют санкции по этой причине.

Кадровых работников часто интересует другой вопрос — может ли организация навязывать фамилию в трудовой книжке вместо того, чтобы писать ее вручную? Если есть четкое следование нормативным требованиям, то использование штампов абсолютно некорректно. Однако на практике ПФР принимает такие трудовые книжки от сотрудников без вопросов. Важный момент — при использовании печатей ставьте их точно и строго в пределах проектируемой рамки и линий.

Заполнение титульного листа

Если вы являетесь первым работодателем работника, то вам необходимо с самого начала оформить трудовую книжку. Это следует сделать и в том случае, если новый сотрудник потерял книжку и не хочет восстанавливать ее у предыдущего работодателя.

Титульный лист должен включать

1. Имя и дату рождения. Перечисленное полностью совпадает с данными документа, удостоверяющего личность. Допущение ошибок в буквах и цифрах также приводит к большим проблемам для работника в будущем. Возможно, ему придется обращаться в суд, чтобы доказать принадлежность его трудовой книжки.
2. Обучение работника. Должно быть указано в строгом соответствии с документами об образовании. Важно отметить, что в 2015 году классификация образования изменилась. Например, теперь нет среднего профессионального и высшего образования. Для работников с высшим образованием можно уточнить, какой уровень образования пройден, т.е. написать «выпускник высшего учебного заведения» или «повышение квалификации». Однако можно также указать «высшее образование».
3. Профессия, специализация сотрудника. Эта информация также должна быть получена из документации по обучению. Работники могут проходить обучение по направлению подготовки. Это означает, что не указывается специализация, профессия или квалификация. В этом случае этот пункт можно оставить пустым.
4. Подпись сотрудника.
5. Дата окончания обучения.Форма ПК предполагает указание этой даты в виде словесного замера, но инструкция указывает обратное. На практике это не является проблемой, и оба варианта приемлемы.
6. Подпись лица, ответственного за соблюдение ТЗ. Часто должностные лица вместо своей подписи на бланке пишут свое имя, так как подпись должна быть разборчивой. Это не является хорошей практикой, но встречается очень часто. Можно использовать имя руководителя персонала — это не является нарушением, — но личная подпись также необходима.
7. Если работодатель использует печать, она должна быть проставлена на титульном листе трудовой книжки.

Важно — в прошлом вы были обязаны использовать печати, поэтому вам необходимо скрепить печатью свою старую трудовую книжку. В то же время работодатель не может сделать вывод, что трудовая книжка без печати недействительна.

Существует мнение, что недействительной является СА без печати, источником которой является пенсионный фонд. Пенсионный фонд часто отказывается принимать незапечатанные книжки, но суды всегда поддерживали граждан в таких разногласиях. Судьи говорят, что работники не должны нести ответственность за ошибки работодателя.

Если изменилась фамилия

Выше мы объяснили, что титульный лист трудовой книжки не может быть изменен. Однако если работник меняет свои личные данные, например, фамилию, то эту информацию следует внести в трудовую книжку. Правила внесения изменений следующие (на примере фамилии): .

• Старая фамилия удаляется, и
• Новая фамилия пишется рядом со старой, и
• Изменение фамилии и отметка о документе, вызвавшем изменение, должны быть указаны на обложке трудовой книжки.
• Ответственное должностное лицо (инспектор по кадрам) ставит подпись и печать работодателя или отдела кадров.

Часто бывает так, что в строке нет места для нового имени. Что делать в таких случаях? Правила не регулируют этот вопрос. Однако специалисты рекомендуют размещать новую фамилию выше или ниже строки вместе с удаленной фамилией.

Однако даже этого места может оказаться недостаточно. Например, люди меняют фамилию несколько раз или она слишком большая. В этом случае эксперты советуют ввести в трудовую книжку вставку.

Вкладыши обычно вводятся, когда на странице закончилась информация о работе гражданина. Это можно сделать, когда на титульном листе уже не осталось места.

В верхней части первой страницы оформляется примечание о вкладыше с указанием порядка и нумерации вкладышей. Вкладыши сохраняются в учебниках.

Запись о приеме на работу

После приема работника на работу заполнение трудовой книжки происходит следующим образом

1. В графе 3 указывается наименование работодателя в соответствии с компонентом — полное и сокращенное, если предусмотрено. Во многих случаях сотрудник отдела кадров показывает только необычное название — ООО «Ромашка», но это неправильно — название работодателя в трудовой книжке не указывается.
2. В графе 1 под наименованием работодателя указывается регистрационный номер.
3. В графе 2, в той же строке, указывается дата приема на работу — она получена на основании приказа о приеме на работу.
4. В графе 3 на той же строке регистрируется прием на работу. Правила следующие.
   • Перечисляются услуги работодателя (раздел структуры) на условиях, определенных в трудовом договоре.
   • Записываются должность, род занятий и квалификация.

Дальнейшая регистрация в трудовом договоре отсутствует. Например, нет необходимости отмечать, что работник принят на работу по срочному договору или не имеет опыта работы до приема на работу.

Трудовые протоколы не заверяются печатями.

Запись о переводе

контур. normativ — справочно-правовая система!

Под переводом понимается изменение места работы, организационной единицы или отправка работника на другое место работы у данного работодателя.

Важное правило: в трудовой книжке отображаются только постоянные переводы. Если работник временно переносится, запись не создается.

Порядок внесения записи о приеме на работу в течение смены следующий.

1. В графе 1 указывается регистрационный номер.
2. В графе 2 — число, месяц и год пересадки.
3. В графе 3 — куда и откуда работник откомандирован.
4. В графе 4 указывается приказ, а также место работы.

Временный перевод может быть постоянным — это условие указано в статье 72.2 Трудового кодекса. Это происходит, когда срок временного перевода истекает, но работник не получил прежнюю работу, не потребовал ее предоставления и продолжает выполнять свои обязанности. В этом случае условия, связанные с временным характером перевода, утрачивают силу.

Перевод считается определяющим с даты перевода (т.е. ретроспективно). Это означает, что они должны быть указаны в трудовой книжке.

Как правильно оформлять такие переносы? Опять же, Положение не регулирует этот вопрос. Однако в частном разъяснении Федеральная служба по труду предлагает следующую иллюстрацию

1. С работником подписывается дополнительное соглашение о том, что предыдущий перевод является постоянным.
2. Издается приказ об отмене временного характера перевода.
3. В трудовой книжке работника делается запись о переводе на основании того, что и первоначальный приказ, и приказ по пункту 2 были временно отложены работником.

Некоторые моменты остаются неясными, и их проще проиллюстрировать примерами. Предположим, что работник получил временный перевод с 1 марта 2018 года, а постоянный — 1 марта 2019 года. Какова дата зачисления в трудовую книжку? Здесь есть два варианта.

1. Сделать запись с даты, когда перевод стал постоянным, то есть с 1 марта 2019 года. Тогда в графе 3 вы должны написать следующее
2. Записаться с даты перевода, т.е. с марта 2018 года. В этом случае вы должны послушать, куда и от кого был переведен сотрудник.

Независимо от сделанного выбора, в графе 4 должны быть указаны обе команды.

Пример записи для временной смены, которая произошла на постоянной основе

Запись также должна быть сделана в разделе «Трудовая книжка».

• Для военной службы — пример положений показан на следующем рисунке. Рисунок.
• Совмещение работы — по желанию работника на основании его требований
• Регистрация на курсах переподготовки и переобучения. Обычно такая регистрация происходит при наличии у работника подтверждающих документов из отдела кадров.

В следующем разделе описана регистрация по поводу увольнения и исправления ошибок в трудовой книжке.

Запись о выдаче бумажной трудовой книжки

1. В графе 1 запишите номер новой книги, а в графе 2 — дату выдачи бумажного документа.
2. В графе 3 отметьте, что работник письменно потребовал выдать ему трудовую книжку, ссылаясь на статью Трудового кодекса РФ.
3. В графе 4 сделайте отметку о дате подачи заявления.

• В графе 12 — Запись с места работы.
• В графе 13 — необходима подпись работника.

Запись об увольнении

1. В графе 1 укажите регистрационный номер, а в графе 2 — дату.
2. Заполните графу 3 об увольнении и укажите его причины; она должна быть написана так же, как и приказ об увольнении, со ссылкой на статью РА РФ.
3. В графе 4 укажите дату и номер приказа об увольнении.
4. 3. укажите должность, подпись и имя лица, вносящего изменения. Проставьте печать организации.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 укажите регистрационный номер, а в графе 2 — дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую был переведен работник. Ссылайтесь на положения Трудового кодекса Российской Федерации.
3. В графе 4 укажите дату и номер приказа об увольнении.
4. Впишите должность, подпись и печать лица, подающего уведомление об изменении в графу 3. Проставьте печать организации. Попросите работника подписать трудовой дневник и подтвердить, что он согласен с записями, касающимися его работы в организации.
5. В графе 3 в качестве заголовка укажите название организации, в которую переведен работник.
6. В графе 1 укажите регистрационный номер, а в графе 2 под заголовком — дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу, указав субадрес, должность и причину «в связи с переводом».
8. В графе 4 укажите дату и номер приказа о приеме на работу.

Увольнение в связи со смертью сотрудника

1. В графе 1 укажите порядковый номер записи, а в графе 2 — дату отказа из свидетельства о смерти.
2. Укажите причину прекращения трудового договора («в связи со смертью работника») в графе 3, ссылаясь на положения Трудового кодекса Российской Федерации.
3. В графе 4 укажите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и ФИО лица, внесшего запись. Вставьте печать организации.

Внести изменения при смене фамилии

1. Удалите старое название на титульном листе трудовой книжки и напишите новое название.
2. На обратной стороне титульного листа напишите причину изменения названия компании и ссылку на соответствующий документ. Например, свидетельство о браке.
3. Напишите свою должность и фамилию. Распишитесь и поставьте печать.