Кассовые документы, согласно действующей классификации, — это первичные документы, оформляемые при выдаче денег из кассы предприятия.
Кассовые документы могут быть составлены в рукописном или компьютерном виде.
Причины заполнения документа могут быть такими
- Выплата денег работникам по
- выплата денег сотрудникам в индивидуальном порядке (командировочные расходы или материальная помощь); и
- личные распоряжения директора; и
- доставка денег на счет.
ВАЖНО: С Указания ЦБ РФ 3210-У 2014, о чем свидетельствует номер указания, индивидуальные предприниматели освобождены от обязанности вести кассовую книгу и дополнять кассовую и расходную документацию. Однако для составления большинства финансовых отчетов они используют рукописные книги или специализированное программное обеспечение. Директива не предусматривает возможности заполнения кассовой и специальной документации по доходам. Это позволяет налогоплательщикам готовить документы в соответствии с собственными потребностями. Однако это должно быть гарантировано заранее. Весь период, установленный законодателем.
Карточка оприходования наличных денег, в отличие от отчета об инвентаризации наличных денег, должна быть дополнена уполномоченным сотрудником в соответствии с действующими правилами.
- «сам» или приглашенный (со стороны) бухгалтер, у
- руководитель бухгалтерии учреждения; или
- другие уполномоченные лица; и
- При отсутствии бухгалтера (например, для индивидуальных предприятий) — непосредственно руководителем.
Важно: В результате последних изменений законодательства печать или штамп организации больше не являются обязательными для кассира. Он может быть авторизован с помощью признанной цифровой подписи.
Хотя ничто не мешает сотрудникам заполнять документы вручную (главное — сохранить бланки), гораздо упорядоченнее и проще воспользоваться плодами современных компьютерных технологий и регистрировать кассовые информационные документы непосредственно в компьютере. Электронное форматирование позволяет создавать документы на документе, так что при необходимости можно распечатать окончательный, полностью заверенный вариант. Кроме того, компьютеризированные формы выглядят гораздо чище и легче читаются.
Примечание: Еще одна причина рассмотреть преимущества заполнения компьютерного документа заключается в том, что статья 4.7 вышеупомянутого законодательства прямо запрещает вносить изменения и поправки в окончательный образец. Кассовый документ должен быть заполнен один раз. После этого он должен оставаться в «нетронутом» виде. Поэтому рекомендуется заранее заполнить все поля бланка, чтобы не тратить деньги на расходные материалы для принтера.
Согласно пункту 6.1 Директивы CBC, кассир обязан до того, как деньги будут выплачены.
- Убедиться, что кассир считается, можно по подписи ответственного лица: бухгалтера, казначея или начальника отдела (предприятия).
- Сравните перечисленные арифметические и голографические суммы. Они должны быть абсолютно одинаковыми. Если обнаружены хотя бы незначительные различия, бухгалтер должен отказаться от выполнения операции до тех пор, пока проблема не будет устранена и получатель не представит исправленный документ.
- Попросите получателя предоставить документы, пригодные для идентификации (обычно это паспорт или загранпаспорт — при получении денег от третьего лица необходимо предоставить нотариально заверенный документ). Код посылки и другую информацию) в соответствующих полях.
- Дайте документ получателю на подпись и распишитесь в нижнем поле бланка.
Перед подписанием необходимо измерить лицо, которому выданы деньги (на счет или на безвозмездной основе), и убедиться, что они соответствуют сумме, указанной в документе на получение наличных.
Важно: По документу на выдачу наличных можно получить только наличные деньги и только средства предприятия; другие формы, не относящиеся к КО-2, используются для перевода наличных денег на расчетный счет получателя.
Особенности заполнения РКО
Документ на получение наличных прост в заполнении. Простая форма должна соблюдаться тем, кто ее оформляет.
- В шапке расходного кассового ордера должны быть перечислены следующие пункты
- наименование учреждения (документально оформленное голографическое и, если имеется, простое официальное наименование); и
- наименование структурного подразделения (при его отсутствии поле заполняется компьютерным тире или последовательностью тире); и
- код ОКПО, присвоенный компании (можно найти в соответствующем документе или воспользоваться онлайн-поиском, чтобы одновременно проверить налоговую задолженность); и
- порядковый номер кассового документа (с использованием последовательной нумерации); и
- дата (день, месяц и год), когда форма должна быть заполнена в официальном виде.
- Следующий раздел, сводная таблица, состоит из граф.
- ‘Счет’, в подразделе ‘Корреспондирующий счет’ необходимо указать количество корреспондирующих показателей, а ‘Код структурного подразделения’ и ‘Код аналитического счета’ (если его нет) остаются пустыми — заполняются прочерком.
- ‘Кредит’ — еще один счет, в соответствии с общим планом предприятия
- ‘Сумма’ — здесь необходимо указать сумму в рублях и сумму, которая будет доставлена девушке (например, ’15 000 рублей 50 девушкам’), как не трудно догадаться
- ‘Код цели’ — указывается в соответствии с планом организации — если кода нет, то предназначенное для него поле следует заполнить прочерком.
- Часть 3 формы денежного документа — информация о бенефициаре:.
- В поле «Оплата» фамилия, имя и отчество должны быть указаны полностью.
- В поле ‘Причина’ — цель операции (следует указать ‘материальная помощь’ или ‘канцелярские принадлежности’).
- В поле ‘Количество’ — словесное указание количества, ранее зарегистрированного в рублях, и цифровые обозначения для девочки (в данном примере «15 рублей 50 девочек»); и
- Название, номер и дата документа, на основании которого осуществляется действие в поле «Приложение» (приказ, заявление, распоряжение и т.д.).
- Четвертая часть — должность и подпись ответственного лица:.
- Руководитель (директор),.
- Составитель (бухгалтер, счетовод).
Важно: Если бланк реестра оформляется лицом (обычно частным предпринимателем), то вместо двух отдельных полей может остаться поле с подписью автора, напечатанным именем.
- Пятая часть — реквизиты бенефициара (дополняется получателем) — содержит следующую информацию
- Поле «Входящие» — как указано выше, прописью, прописью), как указано выше
- соответствующая позиция — дата получения денег, личная подпись работника и, по желанию, его надпись (фамилия и имя).
- В шестой части бланка — личные данные на основании предоставленного работником документа: в случае паспорта — приказ, номер, дата, указанное место, а также дополнительная информация (например, код посылки).
- Последняя (седьмая) часть документа должна содержать подпись и вид подписи бухгалтера.
Документ кассовой книги должен храниться в течение пяти лет с даты подписания всеми сторонами в соответствии с установленными правилами. В зависимости от возможностей органа, бланки кассовых документов могут быть сданы в архив или храниться в помещении с подходящими условиями (например, в другой комнате) до уничтожения.
В Word
В Excel
Скачайте бланк рабочего счета в MS Excel или аналогичной программе по ссылке выше.