Расходный кассовый ордер КО-2 2021 года: бесплатный шаблон и бланк

Инкассовая карточка — это кассовый документ, который подтверждает факт оприходования наличных денег в кассу.С июня 2014 года индивидуальные предприниматели не обязаны заполнять кассовые книги, такие как документы по кассовой дисциплине или кассовые чеки.

Оформление кассовой книги требуется в следующих случаях

• выдача наличных денег для расчетов с подрядчиками, поставщиками и
• выдачи наличных денег для последующего зачисления на счета предприятий, и
• Денежные выплаты, с целью оказания материальной помощи работникам
• Расчеты с работниками, дебиторами, учредителями и т.д.

Какие требования предъявляются к расходному кассовому ордеру?

Для составления документов используются формы КО-2 (Код ОКУД: 0310002). Документ составляется в ксерокопиях. Предварительный отчет должен быть подписан кассиром, главным бухгалтером, руководителем предприятия и лицом, которому передаются наличные деньги.

Для приема наличных денег по кассовому документу кассир обязан попросить у лица, которому передаются деньги, документ, удостоверяющий личность. Ордер остается у кассира и служит подтверждением того, что деньги выданы на законных основаниях.

Как заполнить форму РКО?

Для составления документа по форме КО-2 необходимо внести информацию в следующие поля

• Организация — организационно-правовая форма и наименование предприятия.
• Код ОКПО в соответствии с уведомлением Росстата.
• Наименование структурной категории, выданной документом (если требуется).
• Номер — серийный номер документа.
• Дата исполнения — дата выдачи денег из кассы.
• Код подразделения-организатора, проводящего документ (если требуется).
• Корреспондирующий счет, субкомиссия — номер счета, на котором отражена касса.
• Код счета анализа (при наличии).
• Кредит — номер счета бухгалтерского учета. Наличность — выдача наличных денег кассиром.
• Сумма — выдача наличных из кассы (количество).
• Код цели (при наличии).
• Выдача — наименование физического лица или организации, которому выдана наличность.
• Причина — Причина выдачи наличных денег из кассы.
• Сумма — Полученные наличные деньги прописью.
• Приложение — Реквизиты прилагаемого первичного документа (при наличии).
• Входящий — Оприходованная сумма, дата и подпись (дополняется лицом, которому кассир выдает).
• Выдано кассиром — подпись кассира с надписью.
• В него нельзя вносить изменения при заполнении ордера.

Бланки Excel считаются более универсальными, так как их удобнее заполнять на компьютере Благодаря наличию ячеек, бухгалтеры не допускают ошибок при импорте данных. На словах они могут случайно нарушить формат и тем самым испортить структуру.

Обратите внимание, что файлы не только имеют свойства чтения, но вы не сможете ввести данные в форму.

Нужно ли распечатывать?

Вы можете распечатать форму на нескольких этапах.

1. Вы можете распечатать пустой бланк и заполнить его вручную.
2. Вы можете ввести все элементы в компьютер и распечатать полный бланк.

Если вы используете специальную программу для автоматизации процесса учета, вам не нужно печатать форму RCE. Достаточно просто заполнить его на компьютере и подписать с помощью ЭЦП. Если у необходимых сотрудников нет ЭЦП, то эту функцию использовать нельзя.

Нормативно-правовая база

• Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
• ОК 011-93 Общероссийский административный документ (ОКУД).
• Директива ЦРБ от 11 марта 2014 года «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами МСП».

Сервис Куб помогает выставлять счета-фактуры за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, благодаря полной автоматизации заполнения модели.

Зачем нужен расходный кассовый ордер

Карточка кассира — это первичный документ по кассовым операциям. Он используется для выдачи наличных денег из кассы.Кассовый документ является расчетной книгой, составляется на ответственном экземпляре и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, казначеем и лицом, получающим наличные деньги. В данном случае проставление печати не является обязательным и используется только при наличии печати органа.

Кассовые документы не должны содержать изменений. В противном случае он является недействительным. Если допущена ошибка, кассовый документ должен быть составлен заново с соответствующей редакцией.

Обязанность использовать форму КО-2 определена Указаниями Банка России. 3210-У от 11. 03.

2014. для организаций государственного сектора эта обязанность должна быть определена в приказе. 52Н Минфина от 30 марта 2015.

делопроизводство включает взаимное информирование должника и нашего бухгалтера. Это включает в себя создание кассового документа для этой цели.

Какой бланк использовать

Согласно приказу 88 от 18. 08. 1998 года, для кассового документа требуется единая форма ОКУД 0310002. Бланк кассового документа можно распечатать, а можно написать от руки или обработать текст.

Как заполнить РКО

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» следует указать полное наименование организации, а в строке «Структурный адрес» — наименование бюро, выданного казначейством. Если такой структурной классификации нет, в поле необходимо поставить прочерк.

ОКПО дополняется в соответствии с данными, вызывающими статистический инструмент.

Количество документов показывается строго за календарный год.

В строке «Дата» указывается дата выдачи наличных денег.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Данные строки кассового документа заполняются в соответствии с утвержденным планом счетов.

В строке «Код цели» указывается код, обозначающий цель получения наличных денег. Если эти коды не используются в компании, ставятся прочерки.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

В строке ‘Оплата’ указывается имя, фамилия и отчество лица, которому выплачиваются деньги.

В строке «Причина» указывается содержание деловой операции. Например, авансовые платежи на командировочные расходы, организационные нужды и т.д.

В строке «Сумма» указывается сумма прописью.

Строка ‘Приложения’ используется для регистрации информации, которая может служить основанием для выдачи наличных.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Квитанция» заполняется получателем. Он записывает сумму прописью, ставит дату и подпись. Ниже он должен указать сведения о любых документах, которые он предъявил в качестве подтверждения своей личности.

Последняя строка начинается с подписи бухгалтера или другого ответственного должностного лица.

Шаг 5. Подпись руководителя

Казначей должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем организации.

Образцы готовых документов для заполнения фонда 2020 года включают

Особенности заполнения

Расходные кассовые документы не всегда оформляются на выдачу наличных денег. В остальных случаях формируются квитанции. Если наличные деньги собираются на кассовой основе или выплачивается заработная плата.

Ведомости начисления заработной платы могут быть оформлены отдельно для каждого сотрудника или группы лиц. Если в агентстве не так много сотрудников, для каждого сотрудника создается отдельный реестр. Если сотрудников много, создается единый РВП.

К реестру прилагается список сотрудников с указанием суммы заработной платы, выплаченной каждому сотруднику.

Порядок оформления документов следующий В конце ведомости или реестра заработной платы бухгалтер проверяет ее, сообщает сумму, подлежащую депонированию, подписывает ее и отправляет в бухгалтерию. Бухгалтер также проверяет все реквизиты и подписывает документ. Затем на всю выданную сумму составляется РКО.

Его датой является последний день выплаты заработной платы. В статусе должны быть указаны данные расходного кассового ордера (его номер и дата).

Если сотрудник получает наличные по доверенности, это должно быть указано в расходном кассовом ордере. Бухгалтер не должен делать копию. Этот реестр должен быть сформирован в копию. В противном случае основная документация, касающаяся расходов по доверенностям, должна быть дополнена так же, как и в общем случае.

Как вести учет и сколько хранить

Регистрация и бухгалтерский контроль кассовой документации ведется в регистрационном календаре по форме С-3 и в регистре казначейства (КО-4). Календарь дополняется порядковым номером кассовых документов. После этого должна стоять подпись руководителя или менеджера. Календарь должен храниться в бухгалтерии предприятия или у руководителя.

Календарь КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, на которой указаны данные о регистрации организации, и лист-вкладыш. Лист-вкладыш образуют две таблицы. Левая панель отражает информацию о ПК — ПК.

Входящие и исходящие ДБО хранятся в течение пяти лет по правилам, установленным руководителем органа.

Образец журнала регистрации РКО по форме КО-3

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций

Разделительный документ является первичным документом и поэтому должен быть заполнен правильно. Если реестр дополнен неправильно или не дополнен вовсе, то орган может получить штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Причина — неправильное отражение в учете налогоплательщика доходов и расходов за один и тот же налоговый период.

Если налогоплательщик не представит в ФНС подтверждающие документы CRS в рамках отчетности, инспектор вправе отказать в признании этих расходов для целей налогообложения.

Зарегистрируйтесь на сервисе печати документов онлайн с помощью Loodock:.

• Скачайте бланк в формате Excel или Word.
• Заполните и распечатайте онлайн-форму (очень практично).

Рез будет создан на вашем экземпляре. Его пишет сотрудник, выдающий деньги, но некоторую информацию дополняет и получатель. Как заполнить приходный кассовый ордер, смотрите ниже.

Выдавайте наличные деньги и заполняйте карточки на получение наличных:.

• в банк для помещения их на текущий счет, и
• по письменному заявлению получателя — когда вы сообщите ему сумму и срок, на который они вам нужны.
• Например, для личного пользования работника, на командировочные расходы или материальную помощь
• Для нужд компании — в этом случае вам необходимо определить цель получения наличных, например, на административные расходы.

Пример заполнения РКО

DPA могут быть заполнены на бумаге или в электронном виде. Заполнить форму несложно — скачайте актуальный образец кассы за 2025 год — вы можете заменить данные на свои.

Скачайте модель кассы.

Зарегистрируйтесь на сервисе печати документов онлайн с помощью Loodock:.

• Скачать пустые или типовые бланки
• Заполните и распечатайте онлайн-форму (очень практично).

Сумма заполненных форм КО-2 не должна превышать 100 000 рублей. Все, что превышает этот лимит, должно осуществляться по безналичному расчету.

Оформление РКО

Кассовые документы могут быть подготовлены

• руководителем бухгалтерии.
• Бухгалтер или сотрудник (например, кассир), определенный руководителем
• руководитель (при отсутствии бухгалтера и руководителя бухгалтерии).

Кассовая карточка всегда должна быть предъявлена в день совершения расхода.

Заполните и начните составлять документ на выдачу наличных денег

• Полное наименование предприятия с указанием организационно-правовой формы
• Код ОКПО
• Номер формы в соответствии с внутренним документооборотом
• Дата заполнения
• Код подразделения, выдавшего деньги. Если нет, поставьте прочерк в коде и введите
• количество компьютеров, на которых учитываются денежные средства, код счета анализа (если требуется), код счета анализа (если требуется).
• Код аналитического счета (если требуется), код
• кредит (т.е. номер счета, по которому производится выдача наличных денег), сумму в
• сумму в рублях (в пределах номера).

Кроме того, процесс заполнения карточки на взнос наличными выглядит следующим образом

• Необходимо перечислить имена тех, кому вы будете выплачивать деньги.
• Отметить процент выплат, например: заработная плата, материальная помощь, командировочные расходы и т.д.
• Чтобы записать голографическую сумму, вам следует
• Написать название, дату и номер прилагаемого документа, который служит основанием для выплаты. Это может быть подтверждение оплаты, квитанции, приказы, договоры и т.д.

Кассовые документы должны быть подписаны руководителем или уполномоченным сотрудником и бухгалтером. Подписи должны быть разборчивыми.

Следующую часть дополняет сотрудник, получающий деньги. Должны быть перечислены:.

• Голографическое и резаное количество цифр. В оставшейся части строки должно быть поставлено тире.
• Дата получения денег.
• Паспортные данные.

Подписи ставятся бухгалтером, выдавшим деньги, и работником, их получившим. Без заполнения этой части кассовая карточка становится недействительной. В этом случае деньги считаются присвоенными сотрудником, который их выдал.

Бухгалтер может создать выдачу наличных в конце рабочего дня на всю сумму, выданную в этот день, при условии наличия в онлайн-кассе налоговой документации (чек или БСО).

Внесение изменений в кассовую карту не допускается.

Чтобы избежать ошибок, воспользуйтесь услугой «Мойсклад». Вы можете заполнить и распечатать кассовый журнал онлайн с помощью нескольких кликов.

Как заполнять РКО: сложные случаи

Заполнить РКО несложно, но в некоторых случаях возникают проблемы. Мы проанализировали наиболее распространенные из них.

Оплата поставщику через кассу: как оформить РКО

Попросите представителя поставщика уполномочить вас взыскать с компании определенные суммы по конкретным договорам, накладным и т.д. Это должно быть приложено к РСТ. Обратите внимание:.

• Помимо реквизитов доверенного лица, при заполнении документа о допуске к наличным деньгам необходимо также указать имя представителя и паспортные данные.

Разрешение на получение денег без подписанной кассовой карты не является доказательством того, что представитель получил деньги.

• В строке «Причина» следует указать договор, накладную и др. а также наименование товара.

• Если оплата производится одновременно по многим контрактам, на каждый из них должна быть составлена отдельная платежная карточка. Сумма, уплаченная за каждую поставку, хорошо видна.
• При записи данного поручения в книге фондов следует указать имя представителя, реквизиты его представительства и наименование поставщика.

Как заполнить РКО на выдачу подотчетных сумм: образец

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому деньги на счет можно выдавать по распоряжению директора. Требование бухгалтера больше не обязательно. Главное, чтобы учетная политика компании определяла выбранный порядок оплаты (по требованию или по распоряжению).

Зарегистрируйтесь на сервисе печати документов онлайн с помощью Loodock:.

• Скачать пустые или типовые бланки
• Заполните и распечатайте онлайн-форму (очень практично).

При оплате в кредит укажите «Для кредита» в качестве причины предоставления и отчета документа («Заявление»). Обязательно отметьте дату его создания. Скачайте образец платежной ведомости на взнос наличными — измените данные и используйте его в качестве шаблона.

Рассмотрим основные вопросы, связанные с оформлением расходных кассовых документов.

Какой срок действия расходного кассового ордера?

Документ на выдачу наличных должен быть оформлен одной датой. Деньги должны быть получены именно в ту дату, когда они были созданы. Если вы не успеваете — заполните формат документа на выдачу наличных денег еще раз в Word или Excel.

Должна ли быть новая нумерация ПКО и РКО с начала года?

В ордере нет инструкций по порядку следования серийных номеров. Обновлять нумерацию ПКР и РКО с начала года не нужно. Это можно делать ежеквартально. Главное — хронологический порядок.

Чьи подписи должны быть в расходном кассовом ордере?

Ордер требует четырех подписей. Это директор, главный бухгалтер, казначей и лицо, получившее деньги.

Ставится ли печать на расходном кассовом ордере?

Поскольку это внутренний документ органа, ставить печать на бланке не нужно.

Нужен ли сейчас журнал регистрации ПКО и РКО?

Сегодня дневники регистрации денежных средств и кассовых ордеров не являются обязательными. Информация об ордерах должна регистрироваться только в книге учета фондов.

Где подшиваются ПКО и РКО?

Документы и кассовые чеки и соответствующая документация хранятся в архиве вместе с отчетом казначея. По мере необходимости, но только один раз в год, отчет переплетается и скрепляется печатью, как кассовая книга.

Нужно ли указывать в расходном кассовом ордере код целевого назначения?

В кассовом документе должны быть указаны только коды специального назначения для сдержанного финансирования. Если такой код не используется компанией, следует поставить прочерк.

Кто должен выписывать расходник?

Исполнение документа (заполнение документа, его подписание) должно осуществляться

• Главным бухгалтером.
• Бухгалтер.
• Сотрудники, выполняющие функции бухгалтера
• Руководитель компании (если нет уполномоченного лица).

Согласно Указанию Банка России 3210-у, если кассу оформляет сама компания, то он имеет право подписать кассовый документ.

Особенности оформления ордера по расходу наличных средств:

• Он заполняется на экземпляре
• Записывается в специальный календарь (форма КО-3).
• Кассовые документы должны быть пронумерованы.
• Нумерация начинается заново в январе каждого календарного года

Согласно Общему регламенту, казначей несет ответственность за соблюдение кассового акта.

Во время этой процедуры необходимо обратить внимание на следующие пункты

1. Подпись начальника формы или обычного бухгалтера. Если эти должности отсутствуют, требуется подпись начальника хозяйственного отдела. Подпись должна соответствовать образцу (находится у бухгалтера).
2. Сопоставьте количество документов с суммами, указанными в письменном виде.
3. Обеспечивает документальное подтверждение авторизации лица.

Идентификация получателя казначеем:.

• Контроль личности получателя на основании паспорта или других предоставленных документов.
• Уполномочивает доверенное лицо на получение денег.
• Подтверждение правильности пенсии доверенного лица.

ВАЖНО: Выдача наличных возможна только лицам, указанным в доверенности компании или документе о выплате.

Выдача наличных денег доверенным лицом компании требует от казначея проверки следующей информации

Доверенность должна быть приложена к расходному ордеру. Если имеется более одного доказательства или документы представлены по разным принципам, необходимо сделать копии. Затем казначей заверяет их тем же способом, который принят у ИП в бизнесе.

Заверенная копия документа прилагается к ордеру. Оригинал хранится в фонде организации. Когда последняя операция завершена, оригинал прикладывается к кассовому аппарату.

Когда кассир выдает деньги, он обязан подписать документ. Электронный документ подписывается соответствующим образом (это регламентируется пунктом 6. 2 Указания № 3210-У). Казначей также подписывает дебетовый бюллетень.

Допускается рукописное или машинописное заполнение справки. Документ составляется в форме документа.

Электронные документы требуют специальной подписи. На это распространяются требования федерального закона 63-ФЗ от 06. 04. 2011 «Об электронной подписи». До подписания можно внести изменения в уже оформленный документ.

Особенности заполнения ордера.

Кассовый ордер содержит следующие пункты

• Наименование поставщика
• Доверенность с указанием фамилии, имени, отчества и паспортных данных ответственного лица.

Отсутствие всех элементов опасно. Наличие доверенности на получение денег без подписания денежного ордера представителем поставщика не является подтверждением события получения денег.

Запрещается

• Подтверждение факта получения кассового аппарата или инкассовых документов от представителя поставщика.
• Реквизиты этих документов указаны в «Приложении» и «Обосновании».
• Приложить к документу имеющуюся документацию

Эти действия не заменяют подпись лица, получающего деньги. Они не заменяют предъявление представительства в фонд.

Примеры заполнения кассовых документов

Информация о заполненных ордерах должна быть зарегистрирована в книге фондов. В графе 2 казначей записывает имя представителя и данные о доверенном лице, которое является наименованием поставщика. Следует обратить внимание на то, на основании какого договора и в счет каких товаров переданы деньги.

Как происходит выдача денег под отчёт?

Компаниям или частным предпринимателям могут понадобиться деньги на расходы. Казначей может выдать их по доверенности.

Элементы оформления документа:.

1. В соответствии с документом поручения по делу (поручение), предприниматель.
2. Он составляется в письменной форме по просьбе лица, считающегося подотчетным. Заявление является основным с информацией о произвольной форме, сумме, сроке выдачи, дате и подписи распорядителя (эти требования указаны в п. 6. 3 Указания Банка России № 3210-У).

Кассовая документация должна храниться в течение пяти лет.

Кассовая документация составляется на

• Заработная плата работникам
• стипендии студентам
• Прочие выплаты.

Выдача наличных денег должна отмечаться в графе «Кредит» — счет 50 «Наличные» сводный счет 71 «Пополнение». Формат кассового чека обеспечивается указанием счета на счете 50.