Согласно статье 60.2 Трудового кодекса РФ, обязанность основного работника другому работнику может быть поручена в связи с отсутствием отсутствующего работника. Это может быть сделано путем совмещения должностей или работ путем увеличения объема работ или расширения площади рабочей зоны или рабочих зон. Возложение трудовых обязанностей оформляется распорядительными документами.
Стандартной формы не существует, и работодатели вправе разрабатывать образцы поручений, связанных с отпуском или другими причинами замены.
Наиболее распространенными случаями, в которых обязанности временно отсутствующего работника должны быть возложены на другого работника, являются
- Отъезд по разрешению (обычно для добавок и т.д.); и
- Отъезд в командировку, и
- Больничный лист.
Этот список не является закрытым.
На основании чего его готовят
Основанием для выдачи поручения является законодательная норма (статья 60.2 Трудового кодекса РФ и статья 151 Трудового кодекса РФ) и требует письменного согласия работника (приказ должен быть подписан работодателем).
На практике в таких случаях часто используются дополнительные соглашения к трудовым договорам или отдельные соглашения о совмещении должностей.
Судебная практика по данному вопросу — закон неоднозначный. В последнем решении суды заняли позицию, что совмещение должностей не является обязательным в соответствии с Трудовым кодексом. Все вопросы могут быть решены в рамках административного права. Однако такой точки зрения не всегда придерживаются надзорные органы.
Порядок хранения
Согласно приказу Росархива № 236 от 20. 12. 2019 года, срок хранения приказов по личному составу составляет 50 лет или 75 лет.
Первый срок установлен для документов, оформленных до 1 января 2013 года, второй — для документов, оформленных после этой даты. Если дело хранится в архиве ведомства и компания очистила кадровое дело, то оно передается в государственное делопроизводство, где проходит экспертизу.
Окончил Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работаю в государственных учреждениях и коммерческих организациях, занимаюсь частной практикой.
Форма приказа
Чтобы издать приказ о замене, можно использовать интегрированную форму Т-5 или составить ее в любом стиле. В этом случае необходимо указать следующее
- Количество формирований и даты.
- Фамилии подчиненных, уходящих в отпуск.
- Фамилии специалистов, подлежащих обмену.
- Дата замены.
- Определение дополнительных обязанностей заменяемого.
- Размер дополнительной компенсации.
- Подпись директора.
- Подписи лицензиата и суб-работника, касающиеся ознакомления с приказом.
Причины для замещения
Причин для замены отсутствующего специалиста может быть несколько. Наиболее распространенными являются. -Замена сотрудника, который не заменил своего заместителя:.
- Отсутствие на рабочем месте по причине болезни.
- Уход сотрудниц в декретный отпуск или плановый ежегодный отпуск.
- Отъезд, например, в командировку.
Однако следует отметить, что при таких обстоятельствах временное лицо на замещение должности не назначается. Основанием для издания приказа о замещении является отсутствие специалиста, обязанности которого должны быть делегированы другому лицу. В этом случае причиной отсутствия часто является отпуск.
Приказ о замещении по согласованию издается одновременно с приказом о согласовании сотрудника, обязанности которого необходимо возложить на время отпуска.
Однако отсутствие действующего не должно сопровождаться изданием приказа о замещении. Например, отсутствие специалиста в течение трех-пяти дней обычно не требует замены.
Однако если сотрудница получает разрешение на отпуск по беременности и родам, а затем в возрасте трех лет оформляется на дому по уходу за ребенком, приказ о замене вряд ли потребуется. Для этого потребуется либо заключить трудовой договор с новым работником на время декретного отпуска, либо временно перевести его с другого рабочего места на вакантную должность, заключив с ним дополнительный договор.
Заместители специалистов имеют прежние ключевые обязанности и обычно выполняют свои обязанности, когда главный специалист находится в отпуске. Обычно это делается, когда обязанности отсутствующего специалиста являются критическими для бизнеса, а подчиненный находится в командировке более трех-пяти дней.
Кого можно назначить?
Чтобы начать процесс замены сотрудника, находящегося в отпуске, необходимо найти подходящего человека. Это должен быть человек с достаточным опытом, профессиональными навыками и образованием, сопоставимым с опытом сотрудника, находящегося в отпуске. Это может быть сотрудник данного предприятия или внешний эксперт.
Однако если замена нанимается извне, с ней должен быть заключен срочный договор на период отсутствия основного специалиста.
Постоянные приказы издаются одновременно с приказами об отпуске. Необходимым условием для назначения заместителя должно быть полное доверие директоров компании и согласие кандидата на замещение отсутствующего лица.
Порядок замещения на время отпуска
Право всех работников на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска регулируется статьей 114 Трудового кодекса РФ. Кроме того, Трудовой кодекс и другие законодательные акты РФ предусматривают и другие виды отпусков, например, учебный отпуск и отпуск по уходу за ребенком.
Поэтому рано или поздно каждый руководитель компании сталкивается с ситуацией, когда сотрудник уходит в отпуск и ему приходится нанимать специалиста для выполнения своих обязанностей в его отсутствие.
Существуют различные подходы, которые торговые компании могут использовать для решения подобных проблем, в зависимости от конкретной ситуации.
- Временное назначение другого подчиненного для замены сотрудника, находящегося в отпуске.
- Временный прием на работу другого сотрудника для выполнения обязанностей сотрудника, находящегося в отпуске, в сочетании с вакансией.
- Временное возложение обязанностей сотрудника, находящегося в отпуске, на специалиста в той же компании на основании внутреннего соглашения о разделении труда.
- Временное привлечение внешнего работника для выполнения обязанностей работника, находящегося в отпуске.
В зависимости от выбора назначения специалиста для замещения вакансии руководитель должен подписать либо дополнительное соглашение к существующему договору, если специалист является сотрудником компании, либо договор с внешним назначенным специалистом. Оформление этих документов с использованием обеих подписей означает согласие на то, что кандидат будет временно замещать вакансию.
Как только сотрудник соглашается занять вакансию, генеральный директор издает приказ, в котором упоминаются условия назначения.
Приказ должен содержать следующие пункты
- Номер и дата приказа.
- Причина назначения замены.
- Сведения о временном отсутствии и замещении.
- Дата исполнения профессионального обязательства по временному отсутствию.
- Определение описания обязанности по замещению.
- Размер дополнительного вознаграждения за исполнение обязанностей временно отсутствующего специалиста.
- Подпись директора.
- Подпись сотрудника, подписавшего приказ, определяющий команду.
Как составить приказ о замещении на время отпуска в 2024 году?
Как правило, за создание приказа отвечает либо менеджер по персоналу, либо секретарь компании. После того как приказ подготовлен, он представляется на подпись директору. Для создания приказов о замене можно использовать стандартные формы Т-5.
Компаниям также разрешено разрабатывать собственные образцы, нанося на такие приказы информацию об обязанностях.
1) Заполнение названия компании.
2) Название и цель документа уже указаны в скачанном бланке, поэтому необходимо заполнить только дату приказа и дату распоряжения.
3) Далее заполните основной текст. Здесь указывается причина создания приказа и обычно начинается с фразы «С разрешения…». Он начинается с фразы. ‘Приказ является первой просьбой вашей компании.
- Имя и фамилия отдыхающего.
- Сектор офиса.
- Должность.
4) Затем в той же информации об отсутствии перечисляются данные специалиста, выполняющего обязанности отсутствующего сотрудника.
5) В следующем пункте просим указать профессиональные обязанности лица, назначенного на замену отсутствующего сотрудника, см. должностную инструкцию и штаты.
- Размер дополнительного вознаграждения.
- Даты начала и окончания исполнения обязанностей отсутствующего работника.
- Перечень дополнительных обязанностей.
(6) Завершающим этапом оформления приказа о приказе является подписание приказа директором компании и аттестация лиц, указанных в приказе.