В основном деловая переписка касается общения с партнерами и решения важных коммерческих и организационных вопросов. Частные лица используют этот вид переписки для официального обращения к официальным лицам — руководителям администраций и различных отделов, альтернативщикам, руководителям предприятий и т.д.
Формальные письма отличаются от официальных различными факторами
- Формальный деловой стиль,
- нейтральный тон
- Отсутствие эмоционального тона
- Наличие отправителя и получателя, их реквизитов, краткость, лаконичность и
- краткость, краткость
- Точное изложение события, в
- Часто стандартный формат в специальных письмах.
В зависимости от цели, запросы или требования о предоставлении важной информации или документов — сотрудничество — уведомления (изменения условий работы, цен, реквизитов) — жалобы, претензии к качеству товаров или услуг — события и т.д.
Другая часть официальной электронной почты — это ответ на все эти сообщения. Обычно он подразумевает согласие или отказ на просьбу, информацию или приглашение.
Структура и обязательные элементы делового письма
Стандартного формата профессиональных сообщений в законодательстве Российской Федерации не существует. Они создаются в свободной форме. Однако он должен соответствовать правилам, принятым в делопроизводстве; рекомендуется рассмотреть правила, приведенные в Национальном стандарте ГОСТ Р 7. 0. 97-2016.
Среди пунктов, входящих в структуру официального письма, согласно ГОСТу:.
- Информация об отправителе. Если это юридическое лицо — наименование, адрес и реквизиты организации (ОГРН, ИНН, КПП, ОКПО), адрес электронной почты, номер телефона. Если это физическое лицо — имя, местонахождение, контактные данные.
- Информация о бенефициаре. Название компании-бенефициара, ФИО сотрудника, дата и регистрационный номер документа.
- дата и регистрационный номер документа, место
- место, где был создан документ; и
- Название документа, например, цитата, приветствие, уведомление.
- Введение, в форме обращения к работнику, например, «Уважаемый Петрович!
- основной текст, содержащийся в предмете (например, предложения, заявления, извещения)
- Подпись отправителя и его/ее расшифровка, и
- печать (если она принята органом).
Отправитель может приложить к официальному сообщению любые необходимые документы, например, прейскуранты, копии договоров или операций, фотографии, почтовые переводы и т.д. Приложения записываются в конце отдельной строки текста с перечислением прилагаемых документов.
Правила оформления
Деловая переписка составляется по стандартным правилам для листов формата А4 или официальных бланков транспортной компании. Текст обычно набирается на компьютере, но может быть и написан от руки. Готовый документ перед отправкой помещается в специальный календарь.
Существуют важные правила написания официального письма.
- Пишите кратко и полно, без лишних слов, и
- Соблюдайте правила русского языка, орфографические ошибки не допускаются, и
- Не используйте сленг и сложный язык, с неуместными терминами, известными только специалистам
- Избегайте неточностей в именах, фамилиях и названиях, избегайте
- Писать грамотно, соблюдая моральные принципы, не предъявляя требований к стилю.
Каждый новый вопрос желательно излагать в отдельном абзаце. Если ваш текст содержит элементы и числа, делайте их понятными в списках, таблицах и диаграммах. Недопустимо писать в своем сообщении непроверенную и тем более ложную информацию.
Соблюдайте принцип неразглашения личных данных или коммерческой тайны. Если вам необходимо указать такую информацию в сообщении, вы должны сначала запросить письменное согласие на обработку персональных данных (статья 88 Трудового кодекса РФ и статья 9 Закона РФ, статья 152, 27. 07. 2006).
Образцы деловых писем
Ниже приведен пример профессионального письма с просьбой предоставить документацию.
А это пример составления официального письма-жалобы в государственный орган.
Еще один пример того, как правильно составить письмо в организацию с приглашением на мероприятие:.
123456, Санкт-Петербург, улица Разведчиков, дом 1.
Тел / Факс (812) 777777, ОГРН / ОКПО 123456789876/12345678
ИНН / КПП 167676777/2222222222
Директор ресторана ‘ВеселыйДельфин’.
№ отчета от 05. 09. 2022 777
Приглашение на доклад.
Уважаемый Иван Федорович!
Приглашаем Вас и Ваших сотрудников на региональную выставку «Технология общественного питания», которая состоится 26-30 октября 2022 года в выставочном центре «Национальная экономика» по адресу: Москва, Центральная 75.
Вам будут представлены образцы нашей новой продукции и предоставлен информационный материал.
Надеемся встретиться с Вами на презентации нашей технологии через видео.
Директор ООО «Технопром» Иванов И.И.