Кассовая книга — что это?

Кассовая книга — это важнейший бухгалтерский документ для учета денежных средств и их расходования. Важно понимать, что речь идет о кассовой книге. Любая организация, которая использует в своей деятельности кассовую технику, обязана иметь кассовую книгу.

Процесс применения кассовых аппаратов в нашей стране был утвержден Советом директоров Центрального банка России в 1993 году.

Говоря, что все компании, которые используют кассовые аппараты, обязаны их иметь, мы действительно имеем в виду все компании. Даже индивидуальные предприятия и другие, работающие по упрощенной системе налогообложения, должны соблюдать правила и придерживаться этих видов учета.

Фондовые книги должны соблюдаться подразделениями, имеющими собственные балансы. Для малых и средних предприятий документации обычно достаточно. Однако для крупных портфельных компаний, разделенных на отдельные подразделения, требуется много фондовых книг, каждая из которых использует свой собственный баланс.

В этом случае оригинал фондовой книги сохраняется в самом подразделении, и только копия хранится в центральном архиве.

Как выглядит кассовая книга?

Книга кассира похожа на бумажный календарь. Она имеет стандартный формат и ведется строго по этой форме. Важно отметить, что она регулярно проверяется по различным принципам и должна быть правильно заполнена.

Она состоит из обложки и заранее спланированной «внутренней части», то есть полей, которые должен заполнить бухгалтер. Поскольку эти поля также разрешены законом, изобретение планов считается недопустимым. Действительные кассовые книги должны быть пронумерованы и скреплены кодом, подобно журналам, описанным во всех государствах.

Они также должны быть опечатаны. Все регистрационные записи должны быть подписаны руководителем предприятия-бухгалтера.

Каждый год ведется новая кассовая книга; новая книга начинается в январе, и с этого момента создаются все записи, даже если предыдущие книги заполнены не полностью. Однако для многих операций с наличными деньгами годовой кассовой книги может быть недостаточно. В этом случае заводится вторая книга, на титульном листе которой выделяются отдельные периоды: день, месяц и год.

Как ведутся кассовые операции?

Каждый рабочий день, в который осуществляется кассовая операция, должен быть зарегистрирован в учетной книге на странице. Необходимо отображать как приходы, так и расходы.

Необходимо установить лимиты кассы. Здесь указывается максимальная сумма наличных, которая может остаться в кассе на конец дня. Если сумма превышает эту отметку, необходимо заплатить банку. Для вышеуказанных посылок также необходимо установить свои лимиты, а центральный офис должен установить свои лимиты с учетом лимитов посылки.

Этот процесс относится ко всем предприятиям, кроме индивидуальных предприятий и СМИ. Они сами решают, устанавливать ли им лимиты.

Лимиты также применяются к операциям между организациями. Существует определенная сумма в 100 000 рублей на один контракт. Это означает, что даже если вы переводите наличные в разные дни, частичная сумма не должна превышать 100 000. Если вы превышаете эту сумму, то остаток (после 100 000 рублей) должен перевозиться безналичным транспортом.

Ведение бумажной кассовой книги

Если это удобнее, можно вести кассовую книгу от руки. Она находится у работника, должна быть пронумерована и подписана, как указано выше. В конце книги должно быть указано количество страниц в ней.

После этого используется бумага для ксерокса. Это делается для того, чтобы значительно сократить время. Почему; потому что страница состоит из двух частей — отрывной части и части, остающейся в книге.

Поэтому в начале смены бухгалтер складывает отрывной кусок и разворачивает копировальную бумагу. Затем работник записывает сумму, оставшуюся в книге фондов на начало рабочего дня (сумма должна быть равна сумме, оставшейся на конец предыдущего дня).

В течение дня записи делаются в соответствии с форматом. Если вдруг не хватает страниц для регистрации всей информации, заполняется поле «Перенос». В конце смены суммы, оставшиеся в фондовой книге, подсчитываются, подписываются сотрудником и датируются в монографии. Затем книга фондов сдается в бухгалтерию.

Бухгалтерский учет для УСН

Комплексная бухгалтерия с УСН доходы руки МСП по выгодным ценам.

Кассовая книга: что она собой представляет

Кассовая книга — реестр счетов. В ней отражаются данные о финансовых операциях в правильном порядке в соответствии с информацией, представленной в первичных документах. Информация об операциях заносится сразу после их осуществления.

Назначенный компанией главный бухгалтер контролирует работу Тимана и других должностных лиц, ответственных за заполнение фондовой книги.

Документация по сбору и выдаче денежных средств может основываться на различных подтверждающих документах. Например, налоговые документы, выдаваемые электронными кассовыми аппаратами. Если предприниматель по закону освобожден от использования кассового аппарата, то вместо налоговой документации могут использоваться документы, подтверждающие продажу или контрольно-кассовую документацию.

Кассовый аппарат используется для всех недокументированных кассовых операций. Примером последних является выдача денег сотрудникам за вознаграждение.

Обратите внимание!

Кассовая книга не предназначена для учета наличных операций (безналичных расчетов), осуществляемых в связи с приобретением. Однако для оформления таких операций требуется применение электронных кассовых аппаратов. Поступления от приобретений зачисляются на расчетный счет, выделенный компании.

Кроме того, в бухгалтерской книге регистрируются только наличные деньги, и только тогда они влияют на ограничения.

Правила ведения кассовой книги в 2021 году

Для завершения электронного документа необходимо использовать цифровую подпись для подтверждения. Она должна быть выдана уполномоченным удостоверяющим центром руководителю компании или лицу, уполномоченному руководителем компании. Бумажная форма должна быть подписана от руки.

Если руководитель предприятия отвечает за ведение кассовой книги в 2021 году, образец подписи не требуется.

Основные правила ведения кассовой книги следующие

• 1. кассовая книга начинается в начале года и заканчивается в конце года. Существуют исключения для новых предприятий, созданных в середине года. В этом случае дата начала ведения кассовой книги совпадает с датой первой операции. Если предприятие прекращает свою деятельность в середине финансового года, кассовая книга также заканчивается.
• 2. заполните документ на компьютере или вручную. При заполнении вручную используйте биро, а не карандаш.
• 3. данные вносятся в каждую строку без пропусков.
• 4. каждый лист делается в двух экземплярах: один остается в самой книге, а другой вырезается и отдается в бухгалтерию или руководителю предприятия.
• 5. каждый лист нумеруется в хронологическом порядке и атакуется вместе с остальными.
• 6. ошибки и неточности не допускаются. Если ошибки имеют место, необходимо удалить информацию и аккуратно написать рядом с ними правильную цену.
• 7. книга заполняется ежедневно. Новый день — новые листочки. Однако если в течение смены не было кассовых операций, то их заполнять не нужно.
• 8. каждый день в конце смены книга учета денежных средств сдается в бухгалтерию для проверки. Там же находятся основные документы, которые служат основанием для заполнения бухгалтерской документации. После согласования данных бухгалтер подписывает и возвращает книгу фондов в бухгалтерию.
• 9. книга фондов хранится в предприятии; допускается использование не более двух документов. Исключение составляют случаи, когда имеется филиал. В этом случае каждый из них имеет свой собственный документ, который затем передается на место.

Различные типы команд могут быть составлены независимо от типа транзакции. Например, приходные транзакции бывают следующих видов

• Полная оплата товара, и
• частичная оплата товара (оставшаяся сумма записывается как кредит), и
• предоплата (например, покупка подарочной карты).

Однако каждая транзакция является доказательством. Для каждой группы выдается отдельное доказательство.

Как правильно заполнять кассовую книгу: инструкция

Заполнение полей в реестре не представляет собой ничего сложного. Основными этапами являются регистрация прихода и расхода денежных средств и подведение итогов в конце смены.Книга учета фонда 2021 года должна быть оформлена по форме КО-4. По закону, вести с этой формы нельзя.

Можно использовать другие формы документации, разработанные отдельно в рамках законодательства организации. Однако большинству предпринимателей достаточно КО-4. Это объясняется тем, что они удобны и просты для понимания.

Заполняя фондовую книгу, обратите внимание на основные оттенки.

• 1. титульный лист — это «лицо» документа. Он содержит такие важные элементы, как период, за который заполнена книга (обычно это календарный год).
• Основой фондовой книги являются листы кассовой книги. Они содержат основную информацию, на которой держится книга. Первоначально переносится остаток, полученный в конце предыдущей смены. Это и есть начало дня. В течение смены записывается выручка и выдача наличных. Для каждого вида операций отводится отдельная колонка. Также указывается, от кого они были собраны или кому переданы деньги (ФИО индивидуального предпринимателя или организации). В конце смены подводится итог. Полученный остаток передается в начале следующего дня. Эти листки являются показанием бухгалтера, подтверждающим согласие с указанными фактами.
• 3. последний лист заполняется, когда книга за период закончена. На ней должно быть указано количество сшитых и пронумерованных листов. Бухгалтер и руководитель предприятия подписывают бланк, также ставится печать, если таковая имеется.

Способы заполнения кассовой книги

Как уже было сказано выше, книга учета фонда 2021 года заполняется либо в рукописном, либо в электронном виде. Особенностью ее рукописного дополнения является разделение книги на две части: основная и съемная.

При заполнении документа основная часть накладывается на съемную, а между ними помещается лист копировальной бумаги. В результате все записи, сделанные на верхнем листе, отражаются на нижнем листе. Основные части фондовой книги сшиваются, и эта информация передается в бухгалтерию.

Заполнение компьютерной книги фондов предполагает использование бухгалтерской программы или листа Excel. Этот документ дополняется в соответствии с установленными правилами. Листы распечатываются, подписываются и прошиваются.

Существует и другой вариант — в электронном виде без печати. Для сертификации требуется электронная подпись, которая гарантирует его целостность и защищает от доступа третьих лиц.

Ознакомьтесь с нашим каталогом продукции

Широкий ассортимент кассовых аппаратов и торгового оборудования вы можете найти в нашем интернет-магазине и в наших офисах продаж.

Кто должен ее вести и зачем?

Ведение фондовой книги является обязанностью каждого юридического лица.

Индивидуальные предприниматели от этого освобождены, но должны соблюдать простой документ, отражающий движение денежных средств, который заменяет книгу фондов.

О лимитах

Одной из основных целей использования книги фондов является контроль пороговых значений бизнеса. Важным условием является то, что остатки денежных средств не должны превышать лимиты, установленные законом или внутренними правилами компании. В случае возникновения излишка средства переводятся на банковский счет.

Кассовые операции в рамках приобретения не отражаются в книге учета средств, а должны осуществляться через электронный кассовый аппарат.

Для индивидуальных предпринимателей не существует законодательно установленных лимитов. При необходимости разрабатываются правила, регулирующие выдачу наличных денег внутри компании.

Нужно ли вести кассовую книгу, если используется онлайн-касса?

Как правило, большинство компаний ведут кассовую книгу. Это важный инструмент бухгалтерского учета и финансового управления. При этом не имеет значения, использует ли компания онлайн-кассу или нет. Использование кассовых аппаратов — это особый случай в таких деловых отношениях.

Нет никаких юридических причин, почему это не должно соблюдаться, поскольку закон в ФЗ-54 не предусматривает правила, согласно которому компания не может использовать кассу.

В результате ведение кассовой книги при использовании электронного кассового аппарата по сути является обязательным в двух случаях

1. Открытые юридические объединения, в том числе МСП.
2. Индивидуальное предпринимательство самостоятельно определило необходимость кассового аппарата.

Правила ведения

Указание Центрального банка № 3210-У от 11 марта 2014 года определяет кассовый процесс, включая использование электронных кассовых аппаратов.

Начало и завершение работы КБС совпадает с началом календарного года. Для новых предприятий, созданных в середине года, начало КК определяется по дате первой операции. Если предприятие закрывается в середине года, КК завершается в то же время.

Документы могут быть написаны от руки (ручкой) или напечатаны.

Информация должна быть заполнена в каждой строке, пропуски не допускаются.

Все листы объединяются в два экземпляра, один из которых вырезается, а другой остается в книге.

КК наблюдаются ежедневно (с учетом операций), и каждый день начинается с нового листа.

В конце смены КК сдается в бухгалтерию вместе с первичной документацией, проверяется и затем возвращается кассиру.

В каждом учреждении ведется только одна кассовая книга.

Как следует заполнять кассовую книгу?

Заполнение поля кассовой книги требует выполнения двух основных задач: записи прихода и расхода денежных средств. В конце смены выдается сводка.

Законом определена форма КО-4 для заполнения кассовой книги. Если уставом предприятия предусмотрена отдельная форма кассовой книги, то используется эта форма.

Однако для большинства предпринимателей юридические формы удобны и просты для понимания, поэтому они продолжают их использовать.

Основные элементы оформления

Они показывают основную информацию. Они показывают остаток на конец предыдущей смены, доходы и расходы за текущую смену. Каждая операция записывается в отдельную колонку, где указывается, от кого были получены деньги и кому они были переданы. Листы подписываются казначеем и бухгалтером для подтверждения их содержания.

Эта процедура завершается в конце периода. Многочисленные листы упорядочиваются, нумеруются, прошиваются и подписываются руководителем предприятия и бухгалтером.

Два способа заполнения

Как упоминалось ранее, информация на АК может быть внесена ручкой или компьютером.

Вручную

Если она пишется от руки, то делится на две части: основную и отрывную. Содержание первой части копируется на вторую часть с помощью листа копировальной бумаги, помещенного между ними. Основная часть сшивается и копия передается в бухгалтерию.

В электронном виде

Для заполнения АС на компьютере выбирается специальное программное обеспечение или используется лист Excel в соответствии с установленными правилами. Распечатанные листы подписываются и сшиваются.

Электронное заполнение АС не предполагает использования бумаги. Документ заверяется электронной подписью.

Требования к хранению КК

За это отвечает руководитель компании.

Статья 402 Закона 29 от 06. 12. 2011 определяет срок хранения документов в пять лет с момента окончания финансового года. По истечении этого срока документы должны быть уничтожены, если внутренняя документация компании не устанавливает более длительный срок хранения.

Кассовая книга хранится в картотеке компании. Хранение также может быть передано на аутсорсинг специализированной компании. В этом случае между сторонами должен быть заключен договор и определены условия гарантии хранения.

Кто и как контролирует ведение кассовой книги?

Налоговая инспекция проверяет кассовую книгу компании и может наложить штраф в случае несоблюдения законодательства.

Целью проверки является не только определение соответствия реестра требованиям, но и выявление других нарушений, относящихся к компетенции Федеральной налоговой службы.

Документы, относящиеся к регистру учета кассовых операций, в том числе книга учета фондов, в

хранятся в налоговой памяти, в том числе

приказы, устанавливающие лимиты остатка наличности; и

счета на предоплату и другая бухгалтерская документация.

Книга фондов находится под пристальным контролем налоговых органов, так как они могут определить, насколько полно и своевременно были внесены доходы.

Какие санкции грозят, если обнаружатся ошибки в ведении КК?

Ответственность за своевременную уплату налога несет организация в соответствии с выбранным налоговым режимом. За не предоставление документов, подтверждающих доход, предусмотрены штрафы.

В частности, несоблюдение порядка ведения книги фондов считается серьезным нарушением, за которое в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса может быть наложен штраф в размере 10000 рублей.

Если вы ИП: можно без кассовой книги

По закону индивидуальные предприниматели не обязаны отражать кассовые операции в своей книге. При этом неважно, под каким налоговым статусом вы работаете — ОСНО, УСН, ЕНВД или патент (№ 33. 03. 2014 3210-У Указание Банка России 4. 6).

Если вы хотите отслеживать наличные деньги, вы можете вести кассовую книгу для себя. Например, вы работаете не один, а с сотрудниками, принимая и выдавая от них наличные деньги. Кассовая книга поможет вам следить за остатками наличности, чтобы ничего не упустить и не перепутать в бумагах.

Если вы передумаете заводить кассовую книгу, вы всегда можете ее отдать. Все, что вам нужно сделать, — это издать соответствующие распоряжения.

Если у вас ООО: кассовая книга нужна

Организация должна ежедневно вести учет кассовых операций в кассовой книге (ст. 4. 6 Указания Банка России № 3210-У).

Неведение кассовой книги может привести к штрафу (ст. 15.1 КоАП РФ).

• Наемные работники или индивидуальные предприниматели — ₽ 4, 000 — ₽ 5, 000
• В компании — от 40, 000 ₽ до 50, 000 ₽.

Кассовые книги необходимы даже для электронных кассовых аппаратов

Нужна ли кассовая книга при использовании электронного кассового аппарата? Некоторые ключевые бухгалтерские документы действительно можно удалить, но кассовая книга к ним не относится.