Каждое предприятие, независимо от его налогового статуса, обязано вести кассовую книгу (форма КО-4) при получении и выдаче наличных денег (пп. 1, 4 и 4. 6 Порядка Минфина). Даже ежедневная сдача выручки в банк, пусть даже через инкассатора, не освобождает от ведения кассовой книги.
Если другой отдел организации получает или выдает наличные деньги, он также обязан вести книгу фондов. При этом не имеет значения, имеет ли финансовый автономный округ счет сверки (письмо Банка России) или нет.
Финансовый автономный округ (ФАО) представляет в центральный аппарат в сроки, установленные руководителем учреждения.
- Отрывной экземпляр листа реестра — при заполнении кассовой книги ОП, при заполнении рукописи, при
- Отпечатанный экземпляр второго экземпляра фонда ОП — при компьютерном дополнении кассовой книги ОП.
В головной организации показатели кассовой книги ОП не регистрируются в кассовой книге организации; листы кассовой книги ОП резервируются отдельно не реже одного раза в год.
КАС ОП регистрируется в кассовой книге организации только в том случае, если ОП выдает наличные деньги в организации на основании приходного кассового ордера.
Лимит остатка в кассе
Остаток наличных денег на конец дня не должен превышать лимит, установленный организацией (пункт 2 Порядка ведения кассовой книги). Если остаток наличных денег превышает лимит, то налагается штраф. Для организаций — 40-50 000 рублей; для работников — 4-5 000 рублей.
Это правило не распространяется на индивидуальных предпринимателей и малые и средние предприятия. Формула расчета лимита остатка приведена в Приложении к Указанию Банка России № 3210-У. 3210-У Банка России.
Лимит может быть нарушен также в выходные и праздничные дни, когда организация принимает наличные деньги, а также в дни получения денег из банка на зарплату.
Выдача и сдача разменной монеты
На начало и конец рабочего дня не должно быть остатка наличных денег. Это регулируется правилами применения электронных кассовых аппаратов. Поэтому перед началом рабочей смены кассир должен выдать кассиру сдачу. Для этого кассир записывает сумму размена как РКО, фамилию кассира в строке «Выдача» и «На размен» в строке «Причина».
Если в коммерческой организации есть старший кассир и общий кассир, то старший кассир передает разменные монеты кассиру. Сумма запасных монет, внесенная в чековую книжку кассира, записывается старшим кассиром в кассовую книгу (форма КО-4) и в книгу учета полученных кассиром наличных денег (форма КО-5). Данный порядок определен положениями, в соответствии с п.
4. 5 Порядка ведения кассовых операций и распространяется на применение электронных кассовых аппаратов.
Таким образом, даже если нет старшего кассира, достаточно выдавать разменные монеты по кассовым чекам. Если же старший кассир есть, то помимо выдачи разменных денежных документов необходимо вести книгу по форме КО-5.
Возврат неиспользованных разменных монет также должен оформляться отдельным расходным кассовым ордером с указанием причины возврата разменной монеты.
Ограничение наличных расчетов
Соблюдение предельного размера расчетов наличными деньгами между организациями является одним из ключевых правил кассовой дисциплины. На сегодняшний день эта сумма составляет 100 000 рублей (по одному договору). Данный лимит не распространяется на взаимные соглашения с физическими лицами.
Наличные нельзя использовать для погашения кредитов, выплаты дивидендов или арендной платы за недвижимость.
Налоговая проверка кассовой дисциплины
С 2012 года представители Федеральной налоговой службы контролируют соблюдение кассовой дисциплины от имени банков. Согласно приказам Казначейства 132н и 133н от 17 октября 2011 года, проверки кассовой дисциплины начинаются со дня подачи приказа и длятся до 20 дней.
Налоговые инспекторы имеют право проверить, как регистрируются наличные деньги в кассовом аппарате, выдаются ли кассовые чеки покупателям, печатаются ли они из налоговой памяти аппарата и правильно ли оформлены кассовые чеки. Они будут искать, нет ли путаницы в номерах документов, было ли что-то сделано задним числом и есть ли исправления. Ошибки и упущения могут привести к подозрению в налоговых проверках и штрафам.
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2020 году начинается с нумерации и сшивания страниц. На край ленты с обратной стороны книги необходимо приклеить лист бумаги, на котором нужно написать количество листов, дату начала ведения кассовой книги и дату ее окончания. Чтобы удостоверить регистрацию, руководитель бухгалтерии и руководитель организации должны поставить свои подписи и скрепить их печатями.
Книга должна быть оформлена в следующем формате
На титульном листе кассовой книги должно быть указано название организации и период, за который открыт документ. Все записи должны быть сделаны только синей или черной ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части.
- Одна часть остается в книге.
- Вторая часть является съемной и может храниться вместе с кассовой книгой и журналом регистрации ПКР.
Чтобы заполнить форму, кассир кладет копировальную бумагу так, чтобы запись ручкой была сделана на бумаге, оставшейся в книге. Записи должны быть абсолютно одинаковыми, но подписи не могут быть продублированы. Поэтому в конце дня кассир должен подписать каждый экземпляр книги учета денежных средств и выдачи наличных.
Все записи в кассовом аппарате и книге выдачи наличных должны быть сделаны построчно в соответствующих графах и должны содержать подробную информацию о том, кто внес или получил деньги. Приходы и расходы вносятся в отдельные колонки; если на одном листе невозможно отразить все операции за день, кассир должен вносить записи в строку «денежные переводы». В этой строке указывается общая сумма вкладов и изъятий на данный момент времени.
Следующий лист кассовой книги будет начинаться с той же суммы.
В конце дня в нем перечисляется общая сумма денежных средств за день и показывается остаток денежных средств на конец дня. Если кассовая книга содержит суммы заработной платы или пособий из зарплат или платежных ведомостей, казначей должен убедиться, что они отмечены в строке «Включает суммы заработной платы, взносов на социальное страхование и пособий». После того, как все записи сделаны, они сверяются с оригиналом документа и заверяются главным бухгалтером.
Правильно заполненный ежедневный кассовый лист имеет следующий формат.
Основные правила оформления кассовой книги
- Фондовая книга начинается каждый год и ведется с конца года до конца года. Если учетный период исчерпан до конца года, заводится вторая книга фондов, и регистрация продолжается в хронологическом порядке.
- Для дополнения этого процесса могут использоваться как рукописные формы, так и компьютерные. Вся информация должна быть зарегистрирована в последовательности, без пробелов.
- Книга фондов состоит из двух частей.
- титульный лист, на котором регистрируются реквизиты компании; и
- основной страницы, где отображаются детали ежедневных денежных операций.
- Каждый лист имеет две копии, одна из которых после заполнения должна оставаться в книге, а вторая вырезается и сдается в бухгалтерию. Все листы в книге учета денежных средств должны быть пронумерованы и скреплены обычным способом. Количество листов в книге должно быть указано на последней странице и подписано ответственным бухгалтером, руководителем предприятия и скреплено печатью, если таковая имеется.
- Ошибки, пятна и неточности в документе не допускаются, но там, где они появляются, неправильная информация должна быть удалена, а правильная точно изложена. Исправления должны быть подписаны казначеем и ответственным бухгалтером. В книге фондов разрешается делать записи только ручкой (карандаши не допускаются).
- Книга фондов должна вестись ежедневно, но листки не нужно заполнять, если в конкретный день не было кассовых операций. В конце каждой рабочей смены казначей должен сдавать ее бухгалтеру вместе с другими «первичными документами». После проверки книги на наличие деталей бухгалтер подписывает книгу и возвращает ее казначею.
- На одно предприятие не может быть двух кассовых аппаратов, если только у юридического лица нет представительства и филиала. У него должна быть своя аналогичная документация (копия кассы и платежной документации регулярно отправляется по месту нахождения).