Образец и бланк докладной записки 2022 года

Как уже упоминалось ранее, меморандум создается в случае обнаружения нарушения этического кодекса одним из сотрудников компании. Это может касаться внутреннего трудового распорядка работодателя, положений об охране труда и технике безопасности или других местных нормативных актов. Процесс санкционирования нарушений рассматривается в отдельном документе (Закон о трудовой дисциплине).

Распоряжение, выданное руководителем, должно иметь причину и обоснование: первое относится к документу, к ссылке на закон, второе — к объяснению фактических причин решения. Наряду с отчетом, составленным по всем правилам, справочная записка и причины служат обоснованием.

Кто пишет официальную бумагу

Редактор меморандума — это тот же человек, который обнаружил нарушение и написал меморандум. Теоретически им может быть сотрудник компании, который вовремя проявляет бдительность. В любом случае, чтобы избежать серьезных ошибок при написании меморандума, сотрудник должен иметь опыт работы с документами.

Отличие от иных видов записок

Меморандумы часто путают со служебными записками или объяснительными записками. Между ними должны быть четкие различия по следующим причинам.

• Во-первых, меморандум всегда имеет вертикальную форму. Это отличает его от меморандума о взаимопонимании, который не является пояснительной запиской.
• Во-вторых, меморандум составляется только на основании нарушения трудового законодательства.
• В-третьих, меморандум может составить работник предприятия, тогда как объяснительная записка может быть составлена только нарушителем.
• В-четвертых, меморандум, в отличие от объяснительной записки, не является обязательным элементом внутреннего документооборота. По общему правилу, работодатель не имеет права наказывать действующих без получения объяснительной записки.

Форма документа

Поскольку меморандум не является одним из основных документов, регулирующих трудовые правоотношения, государственные органы не предъявляют требований к его форме и содержанию, за исключением общих. Меморандумы о взаимопонимании всегда составляются в свободной форме. Что касается общих требований, то к ним относятся следующие моменты

• Стиль профессионального языка
• название обращения (дата, место); и
• от кого исходит документ и кому он адресован
• подпись редактора меморандума, и
• расшифровка подписи.

Официальные документы могут быть написаны одним из двух обычных способов Рукописи с синим или черным диабетом, или напечатанные с помощью компьютера. Оба варианта, будучи подписанными автором, в конечном итоге имеют одинаковую юридическую силу. Документ обычно пишется на чистом листе бумаги формата А4 или А5.

Следует отметить, что даже компьютерный вариант необходимо распечатать на принтере, поскольку меморандум все равно должен быть подписан непосредственно работником.

Объясняем, как правильно написать записку

С точки зрения структуры меморандум можно разделить на три составляющие: элемент работника, тема и подпись. Необходимо уделить внимание каждому из них.

Первое, что нужно сделать, — это разобраться с деталями. В правом верхнем углу документа отметьте, кому и от кого подается служебная записка. Уменьшите и напишите имя руководителя и его должность в компании, согласно штатному расписанию.

Перечислите пункты чуть ниже, но уже для заявителя. Следующий шаг — указать уникальный номер документа, число, месяц, год) и место его создания (город).

Основная часть документа должна начинаться со следующего, кратко описывая инцидент Далее предложите руководителю принять меры в отношении нарушителя и поставьте свою подпись. После того как все вышеперечисленные пункты будут зафиксированы на бумаге, меморандум подписывается автором. К меморандуму также следует приложить копии соответствующих сертификатов.

Образец.

Отметим, что в 10.30 утра 09.09.2024г. (через два с половиной часа после начала рабочего дня) самый молодой юрист Ватов Н.Д. был обнаружен на рабочем месте спящим и в состоянии алкогольного опьянения; Ватов отказался объяснить свое поведение и подписать докладную записку. Работников выгнали из помещения.

Ватов был отстранен от работы на три рабочих дня, рекомендовано дисциплинарное взыскание в виде увольнения.

Виды докладных записок

Меморандумы о взаимопонимании можно охарактеризовать как строго иерархические документы, поскольку они всегда направляются существующим начальникам. Исключение составляют случаи, когда сотрудник хочет обвинить вышестоящую инстанцию в проступке начальника.

В меморандуме всегда постоянно упоминается имя человека, против которого необходимо принять меры. Существует несколько форм обращения к начальнику:.

Внутренние и внешние. К внутренним относятся документы, направляемые руководству на всех уровнях компании. К внешним относятся служебные записки, направляемые в различные организации. Например, строительная компания является членом саморегулируемой организации и может уведомлять о нарушениях, обнаруженных в компании.

Положительные и отрицательные. Образец служебных записок руководителям может носить и положительный характер. Например, можно сообщить о перевыполнении плана и предложить поощрить наиболее активных работников. Негативные сообщают о неприятных инцидентах в организации. Например, кто-то из коллектива не может выполнить свои трудовые обязанности.

Выгодные. Сообщает о завершении этапа работы, предлагает новые идеи для внедрения в производственный процесс, упоминает о завершении проекта и указывает, когда должны быть получены новые инструкции.

Чтобы быстрее сообщать о различных инцидентах руководству, можно использовать инструмент управления документами персонала (EIDM). Эта услуга позволяет

Утверждать различные формы справок для разных ситуаций, сотрудники могут быстро выбрать стандарт, дополнить его и отправить своему начальнику.

Ускорить регистрацию отчетов для начальника — как только документ создан и загружен в KEDO, он сразу попадает к получателю.

Упростите поиск документов — фильтры сервиса помогают найти нужную вам информацию за считанные секунды.

Организуйте хранение документов — сервис KEDO позволяет собрать всю информацию в одном месте.

Как правильно написать докладную на работника или руководителя?

Как правило, текст служебной записки должен быть организован следующим образом.

Сначала указывается информация о получателе и авторе документа. Для этого указывается название компании, местонахождение, название

дается название документа «служебная записка» и объясняется точный характер предмета (например, нарушение трудовой дисциплины); и

события инцидента, включая имена вовлеченных лиц и дату, когда он произошел; и

альтернативные варианты решения проблемы (например, просьба работника, не соблюдающего трудовую дисциплину).

Список документов, прилагаемых к служебной записке, если таковые имеются.

Подпись и дата.

При составлении документации рекомендуется соблюдать следующие правила

Краткость. Следует кратко описать ситуацию и кратко изложить все значимые события, не выражая субъективного взгляда на факты.

Данные. После описания инцидента и просьбы принять меры рекомендуется приложить доказательства того, что мошенничество имело место, работа была фактически выполнена или планы перевыполнены.

Неанонимность. Автор сообщения обязан его идентифицировать.

Примеры разоблачений

Как отличить докладную от других документов?

Часто, когда приходится писать докладные записки, их путают со служебными или объяснительными записками. Однако они принципиально отличаются друг от друга: это

Служебные записки — это документы, связанные с обменом информацией между сотрудниками, отделами и службами, которые напрямую не соответствуют друг другу. В них просто говорится о состоянии дел в компании, нет никакой иерархии.

В описательных записках говорится о том, что стало причиной той или иной ситуации. Отчеты просто фиксируют факты, не раскрывая причин.

Все вышеупомянутые виды документации в той или иной мере представляют собой принятие персоналом и руководством решений и действий в соответствии с ситуацией.

Зарегистрируйтесь в сервисе ЭДО и пользуйтесь разделом ЭДО в интимном интерфейсе 1С бесплатно в течение трех месяцев

Особенности докладной записки

Меморандум — это служебная записка, адресованная руководителю организации и содержащая информацию о событиях, мероприятиях. Если необходимо принять решение (Словарь видов и разновидностей современных управленческих документов, Росархив, Вниидад. 2014¡)

Важно! Форма меморандума о взаимопонимании всегда подразумевает конкретное решение государства, о котором идет речь. В отличие от меморандума о взаимопонимании, меморандум сотруднику всегда предусматривает вертикальную коммуникацию. Например, сотрудник — руководителю.

Иерархическая цепочка может быть нарушена только в том случае, если меморандум руководителю содержит жалобу сотрудника на руководителя.

Обратите внимание! Меморандумы являются важными внутренними документами и должны быть зарегистрированы в книге учета документов компании в день подачи. Это требование отражено в документе Росархива от 31 декабря 2003 года «Рекомендации по ведению делопроизводства в организации».

Если трудовой договор осужден за дисциплинарное нарушение, отчет о проступке является одним из обязательных документов в судебном разбирательстве. Если после увольнения работник обращается в суд, докладная записка является весомым аргументом в пользу работодателя.

В нашей статье вы можете прочитать о процессе увольнения.

Сколько хранятся документы

От вида служебной записки зависит срок ее хранения. Сроки утверждены в приказе Росархива от 20 декабря 2019 года N 236. Обычно это один, три или пять лет, за двумя исключениями.

• Если речь идет об отпускных и разъездных работниках с вредными и опасными условиями труда, то справочные карточки должны храниться 50/75 лет.
• Документы, на основании которых составляются кадровые приказы (например, о приеме на работу, перемещении, увольнении, аттестации, отпуске по уходу за ребенком), также должны храниться 50/75 лет.

Инструкция по оформлению докладной записки

Утвержденной конкретной формы для составления документов не существует, но важно учитывать общие рекомендации по оформлению и содержанию.

Примечание: В официальной системе Pan — Russian Administrative Documents (ОКУД) существует только одно нарушение трудовой дисциплины. Оно зарегистрировано в интегрированной форме 0286041.

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен быть составлен в соответствии со всеми правилами, принятыми для официальных документов. В авторском дискурсе возможны как печатная, так и рукописная формы.

Как написать меморандум:.

1. В заголовке (вверху справа) укажите имя и должность получателя (руководителя) и название организации. Ниже укажите данные автора: имя и должность.
2. В заголовке укажите название и краткое описание документа.
3. В основной части текста обязательно объясните ситуацию, подкрепляя описание конкретными событиями с указанием дат и имен участников.
4. Далее заполните блок с анализом проблемы и просьбой о действии или предложением решения.
5. В левом нижнем углу поставьте дату написания в виде подшивки. С правой стороны напишите подпись автора, подпись и рукопись грамоты.

ВАЖНО: Внешние меморандумы должны быть написаны на имя капиталистической компании с указанием необходимой информации об исполнителе и контактного телефона.

Требования к содержанию документа

Меморандум — это деловой электронный документ. Поэтому он должен быть написан в соответствующем стиле.

• Текст написан от первого лица единственного числа.
• Подзаголовок рекомендуется начинать с намерения «относящийся к», а текст — с фразы «я имею это в виду».
• Текст должен соответствовать названию документа.
• После объяснения ситуации новый абзац должен начинаться с фразы «Я прошу» («Я предлагаю») и предлагать решение.
• Документ должен быть кратким и структурированным.
• Если автор дополнил сопроводительную документацию, после основного текста он пишет: «Приложение: на странице NN одного экземпляра».
• Если отчет состоит из нескольких листов, они должны быть пронумерованы, начиная со второго листа.
• При описании ситуации важно писать сдержанно, не выражая субъективного мнения.

Завершающим этапом расследования отчета является резолюция руководителя, которая должна стать основанием для принятия конкретных мер. Документ может пройти различные стадии утверждения — от начальника отдела до директора.

Новые полные уроки по HR включают подробные инструкции по созданию документов, содержащих внутреннюю переписку

Причины составления докладной записки на сотрудника

Этот вид документа не может быть написан просто так. Например, для его написания должна быть веская причина.

• Задержки в работе.
• Отсутствие на рабочем месте.
• Невыполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
• Конфликт между работниками.
• Сообщение о результатах проверки.
• Уведомление администрации о том, что была допущена какая-то ошибка.
• Угроза прекратить работу.
• Сообщение о неприемлемом поведении работника.

Важно. Каждая указанная причина уникальна и должна рассматриваться индивидуально. Когда руководитель получает информацию подобным образом, он должен детально ознакомиться с ними и принять документально оформленное решение.

Кому и кто пишет?

Такие документы могут быть подготовлены руководителем отдела или лицом, чья информация фигурирует в документе, или простым сотрудником агентства.

Следует отметить, что последнему право на составление такого документа дает не кто иной, как его непосредственный начальник. Отвлекающим маневром может стать проведение руководителем какого-либо мероприятия, мешающего работе организации. В этом случае простой сотрудник может составить докладную записку своему начальнику или директору компании в целом.

Что касается получателя, то им может быть как начальник отдела, который пишет такой документ, так и руководитель организации. Кто отправляет свое творение, определяет только автор и никто другой.

Внутреннего или внешнего пользования документ?

Часто задают вопрос о типе меморандума, о котором идет речь в отчете. Ответ кроется в определении. По сути, такой документ является полезным или консультативным деловым документом.

Они могут быть представлены только руководителю или непосредственному начальнику компании. Служебные меморандумы распространяются только внутри организации.

Поэтому его никогда нельзя назвать внешним меморандумом о взаимопонимании, если он распространяется за пределы организации.

Такие документы содержат отдельные вопросы о деятельности организации. Люди за пределами организации не будут пользоваться такой информацией или интересоваться ею. По этой причине записки сотрудников могут называться внутренними документами. Такой документ может быть написан любым сотрудником, если он того пожелает.

Основные правила написания

Такие документы являются официальными документами, имеющими особую юридическую ценность. По этой причине их следует составлять с особой тщательностью. Известные различают следующие основные пенсионные правила

1. Информативный стиль изложения. Текст не должен отображать какие-либо чувства или эмоции. Все события, раскрываемые в документе, должны быть описаны максимально подробно и конкретно. Все должно быть по существу.
2. Примечания должны быть отредактированы по всем правилам, применимым к данному документу. Они не должны содержать ошибок или бесполезной информации.

Важно. Такие ошибки могут привести к тому, что документ будет признан недействительным, а администрация откажется принимать во внимание указанную в нем информацию.

Принципы составления пунктов

Как было сказано выше, в таких документах обязательно должны быть ссылки на конкретные детали и само содержание в деталях. Цель документа должна быть четко сформулирована. Весь текст можно разделить на три части

1. Заявление. В нем подробно описываются все факты и обстоятельства, а также ситуация, связанная с конкретным вопросом.
2. Анализ. Необходимо четко указать возможные последствия ситуации, описанной в первом пункте.
3. Материал. Он предлагает адресату предпринять шаги, которые могут помочь ему выйти из сложной ситуации.

Если каждый пункт документа описан описанным образом, записка может быть изучена и детально рассмотрена руководством. Соответствие каждого из вышеперечисленных пунктов играет важную роль.

Как правильно написать записку?

Как писать служебные записки для сотрудников? Чтобы правильно составить такой документ, необходимо придерживаться определенного плана.

1. Во-первых, в левом верхнем углу необходимо обозначить название органа, раздела и адресата.
2. Далее, в центре, имя и название документа, например, меморандум о нападении.
3. Следующим шагом является идентификация сотрудника бухгалтера, например, ОП. вершинина, которого она видела спящим на рабочем месте 24 сентября 2015 года. Это не первый случай, когда сотрудник оказывается в подобном положении.
4. Далее нужно сделать вывод или внести предложение: потребовать наказать ОП за то, что она спит на работе.
5. На последнем этапе автор должен указать свою фамилию и инициалы, поставить подпись и дату Б. П. Начальник бухгалтерии Андропов, 25. 09. 2015.

Пример приведен ниже.