Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой набор сведений о трудовом стаже работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде в электронном ресурсе ПФР.К 2021 году все работники должны были принять решение о том, в каком формате будут храниться их трудовые книжки — электронном или печатном. Это решение должно быть подкреплено письменным заявлением работника.

Если работник выбирает электронную форму, он забирает свою трудовую книжку на руки, а работодатель начинает подавать сведения о трудовой биографии работника в Пенсионный фонд. Если работник не подает заявление, работодатель ведет трудовую книжку на бумаге и продолжает подавать сведения в пенсионный фонд. Вы можете в любой момент изменить свое решение как у этого работодателя, так и у следующего.

Для лиц, впервые приступающих к работе с 1 января 2021 года, необходимо будет подать заявление на получение трудовой книжки в режиме онлайн.

Для работодателя

Главное преимущество для работодателей заключается в том, что риск потери или уничтожения трудовой книжки полностью исключается. Цифровую трудовую книжку невозможно потерять, так как все данные передаются в пенсионный фонд и хранятся в защищенной базе данных. Это означает, что у трудовых инспекторов меньше оснований штрафовать работодателей за ненадлежащее хранение трудовых книжек (в соответствии со статьей 5, раздел 1 КоАП РФ).

Однако не все так однозначно, когда речь идет о хранении трудовых книжек. Если работник отказывается от электронного трудового архива, он получает печатное дело, а пенсионный фонд хранит данные о ввозе, переводе и увольнении. Работники могут сохранять только сертификаты STD-P с информацией о работе у работодателя.

При необходимости работник может «потерять» один из этих сертификатов и предъявить предыдущий сертификат новому работодателю без записи о пьянстве или увольнении. В этой статье читайте о том, как сотрудники с электронными справками о трудоустройстве устраивают ловушку для своего работодателя и что с этим делать.

Основным недостатком перехода на электронную подачу документов являются новые обязательства и сроки, а именно подготовка и подача декларации СПФ-ТД в пенсионный фонд. Этот отчет должен подаваться ежемесячно до 15-го дня после издания приказа о приеме на работу или увольнении. Невыполнение этого требования влечет наложение штрафа в соответствии со статьей 15.33.2 РФ.

Трудовые книжки также регистрируются задним числом при увольнении или проверке государственными инспекторами труда. Читайте в этой статье, как подать отчет SZVV-TD вовремя и с первой попытки.

Как разгадать работника кадровика.Чтобы не получить штраф за просрочку подачи СЗВ-ТД, работодатель издает авансовый приказ. Например, вы издаете приказ 17.06.21 о переводе на 01.07.21. Это актуально, когда в определенный день переводится все подразделение и необходимо время, чтобы упомянуть всех.

Процесс SIS не может быть обманчивым и просто автоматизированным. Программа создает ССВ-ТД в пункте импорта или транзита, проверяет их перед отправкой в фонд и отправляет 100 отчетов за раз.

Электронные трудовые книжки без ошибок

Для работника

Среди преимуществ — то, что сотрудники могут просматривать данные о древностях в любое время. Информация доступна на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в личном кабинете МФЦ. Даже если работодатель ликвидирован, получить информацию о его истории не составит труда.

Кроме того, минимизируется риск уничтожения, утери трудовых книжек или внесения в них ложных или неточных элементов. Кроме того, если электронные данные необходимы, они могут помочь быстро подать заявление на получение государственных услуг, социальных пособий, банковских кредитов, пенсий и т.д.

Недостатком является то, что электронные данные будут доступны только с 2020 года. До этого времени для подтверждения продолжительности службы требуются распечатанные файлы, которые необходимо бережно хранить.

К 2020 году трудовую книжку можно будет перевести в электронный файл, чтобы работнику не нужно было вести распечатку трудовой книжки до выхода на пенсию. Для этого работник должен принести распечатанную трудовую книжку в пенсионный фонд, а фонд к 2020 году должен внести данные о трудовой деятельности в ЕТК. Это право появилось у граждан после 7 марта 2021 года согласно пункту 12 статьи 2 закона № 27-ФЗ «Об индивидуальном учете в системе ОПС».

Бумажная и электронная: в чем разница

Перечень сведений в электронной и печатной трудовых книжках в основном одинаковый. В электронной версии отражены снилсы сотрудников, но отсутствует информация о наградах и поощрениях.

В электронной книжке должна быть впечатана следующая информация.

• ФИО, дата рождения сотрудника, фамилия, имя, отчество.
• Сунил,.
• информация о трудовой книжке (прием на работу, смены, увольнения, работа на Крайнем Севере).

Новые правила ведения трудовых книжек

С переходом на онлайн трудовые книжки работодатели обязаны сдавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появилась новая графа.

• Код выполненной операции. Его обязательно нужно указать. Иначе отчет не примут. Пан — заполняется в соответствии с российским профессиональным классом и соответствует позиции, состоящей из пяти знаков; как определить код ОКЗ в СЗВ-ТД было рассказано в статье.
• Работа на крайнем севере и информация об освоенных регионах. Ранее эта графа в отчете отсутствовала.

Работодатель подает СЗВ-ТД на каждого работника отдельно в ПФР. Способ подачи зависит от численности работников за предыдущий месяц (ст. 11 № 27-ФЗ в ред. от 01. 04. 96)

• более 25 сотрудников — отчеты сдаются только в электронном виде.
• до 25 человек — отчеты можно сдавать в печатном или электронном виде,.

С 1 сентября 2021 года изменятся правила накопления и хранения трудовых книжек, в том числе бумажных (Приказ Минтруда России от 19. 05. 21 № 320Н) Три основных изменения: — учет и регистрация бланков трудовой книжки

1. Оформление бланков трудовой книжки и вкладышей в нее могут применять собственные книжные формы (журналы) и регистрировать движения в трудовой книжке.
2. Печать печатных записей в книге разрешается или осуществляется штампом или факсом.
3. Утверждены новые формы дубликатов книжных журналов и вкладышей к ним.

Как действовать при приеме и увольнении

После того как вы приняли на работу нового сотрудника, узнайте, подавал ли он заявление об отказе в выдаче документов на предыдущем месте работы. Далее действуйте в соответствии с ситуацией.

1. Работник обратился к предыдущему работодателю с заявлением об отказе от трудовой книжки ЕТК — проверьте срок перехода на документ. Если да, составьте электронную запись в трудовой книжке сотрудника. Уточните данные о периоде работы по распечатанной трудовой книжке и форме СТД-Р (или СТД-ПФР) и верните трудовую книжку работнику.
2. Работник решает оставить распечатанную книжку — бумажный стаж и одновременно подает сведения в ПФР.
3. Работник подает заявление о приеме на работу первым — трудовая книжка может храниться только в электронном виде.

При увольнении работника, ранее выбравшего трудовую книжку, работодатель выдает ЗП-П-П. Работникам, имеющим трудовую книжку, данная информация не выдается (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Случаи и условия выдачи СТД-П:.

• по окончании работы — в день истечения срока действия трудового договора
• в любое время — в течение трех рабочих дней со дня получения заявления работника.

Однако здесь есть своя особенность. Работник имеет право отправить заявление на электронный адрес работодателя, например, с сайта [email protected] на электронный адрес отдела продаж. Также, если STD-R не будет выдан вовремя, трудовой инспектор примет жалобу работника и доведет дело до суда.

Санкции органа составляют от 30, 000 до 50, 000 рублей. Правильная формулировка в локальных нормативных актах или в системе электронного документооборота персонала СБИС поможет избежать штрафов. Сотрудники идентифицируются в СБИС.

У них есть личный кабинет, и они могут в несколько кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или лицензию. Читайте пример формулировки LP в нашей статье.

Работа с электронными документами у сотрудников

Что делать с бумажной трудовой

Работники, перешедшие на электронные формы, обязаны предоставить трудовую книжку. С этого момента с работодателя снимается ответственность за хранение и ведение трудовых книжек (ст. 3, § 2, ст.

439). Список заявлений о переводе в электронный формат отражается в трудовой книжке. Работники могут в любое время передать свои распечатанные трудовые книжки работодателю сегодня или на другое рабочее место.

Однако работодатель в любом случае обязан предоставить информацию о трудовой книжке работника.

Информацию по переходу на электронные трудовые книжки Вы можете прочитать на официальных ресурсах:

Формы заявлений об отказе от ведения (продолжении ведения) бумажной трудовой книжки

Законы и нормативные правовые акты

Ответы на часто задаваемые вопросы

Могу ли я сохранить свои трудовые книжки в печатном виде?

Да, можно. Для этого до конца 2020 года вы должны подать письменное заявление в отдел управления персоналом; с конца 2021 года вы можете вести трудовые книжки в печатном и электронном виде одновременно. Если вы не подадите (не предотвратите) такой запрос до 31 декабря 2020 года, то отдел кадров продолжит вести трудовую книжку.

Могу ли я не вести печатную трудовую книжку?

Если сотрудники впервые принимаются на работу в НИУ ВШЭ с 1 января 2021 года. Такие сотрудники смогут сохранять трудовые книжки только в электронном виде.

Как защищены базы данных НИУ ВШЭ и ПФР? Что гарантирует защиту данных?

НИУ ВШЭ гарантирует безопасность персональных данных всех сотрудников; информационные системы НИУ ВШЭ и ПФР сертифицированы в соответствии с действующим законодательством о правовой защите. Многолетний опыт работы свидетельствует о высоком уровне безопасности информационных систем Университета и ПФР. Сбой или нарушение вследствие последующей модификации или уничтожения данных практически невозможны.

Лицевые счета регистрируются в децентрализованной системе хранения, что исключает риск потери данных.

Как можно получить информацию из электронной трудовой книжки?

Получить информацию из электронной трудовой книжки можно через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.

Для доступа к личному кабинету необходимо зарегистрироваться и получить учетную запись, подтвержденную в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) портала Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, войдите в свой личный кабинет на сайте ПФР, используя имя пользователя и пароль.

Вы также можете получить информацию в печатном виде из онлайн-версии трудовой книжки.

• К своему работодателю (по последнему месту работы) вы можете
• В местном отделении Пенсионного фонда России.
• В многофункциональных центрах (МФЦ).

Какая еще информация включена в рабочую тетрадь в отличие от печатной версии?

С точки зрения структуры данных, оба варианта практически идентичны. e Трудовые книжки не содержат информации о наградах и квалификациях обучения.

Как можно представить трудовые книжки при устройстве на работу?

Информация может быть представлена в НИУ ВШЭ либо в печатном формате, либо в электронном формате с использованием цифровой подписи. В обоих случаях НИУ ВШЭ направит информацию в систему регистрации персонала.

При прекращении трудовых отношений информация о работе регистрируется только в электронном виде?

Нет. По окончании трудовой деятельности НИУ ВШЭ обязан опубликовать трудовую книжку в печатном или электронном формате, если у работодателя есть такая возможность. Если у вас есть трудовая книжка, информация будет занесена в трудовую книжку.

Где хранится моя трудовая книжка?

Данные о трудовой деятельности хранятся в Пенсионном фонде Российской Федерации.

Могу ли я получить свою трудовую книжку в ГИБДД, если книжка мне не нужна?

Да, информацию о вашей трудовой книжке можно получить

• В вашем заявлении в течение трех рабочих дней вам сообщат
• дате окончания вашей трудовой деятельности.

Что произойдет после выбора трудовой книжки профессионального реестра?

В трудовой книжке будет указано, что вы подали соответствующее заявление. Трудовая книжка будет доставлена вам.

Яэ больше не буду нести ответственность за хранение распечатанной трудовой книжки.

Если я решу оставить трудовую книжку сейчас, смогу ли я изъять ее позже?

Да, федеральный закон позволяет вам оставить свою распечатанную трудовую книжку в любое время. Вы должны подать заявление.

Если у вас есть дополнительные вопросы, пожалуйста, отправьте письмо в отдел кадров по адресу [email protected].

Как завести электронную трудовую книжку?

На каждого работника составляются индивидуальные отчеты по форме SVV-TD с последующими изменениями; SVV-TD составляется также для внешних и внутренних сотрудников, работающих неполный рабочий день, и для удаленных сотрудников. Исключение составляют работники, работающие по договорам оказания услуг и GPG.

В отчете работодатель указывает регистрационный номер ПФР, название компании, ИНН, КПП и данные сотрудника — ФИО, дату рождения и сунил. Обязательно указывается дата приема на работу и любые существенные изменения в процессе приема (смена должности, новая специальность или квалификация). Причина мероприятия по найму должна быть четко указана.

Сведения о приказе.

Как подавать отчёт в ПФР?

Если количество сотрудников в юридическом лице превышает 25 человек, отчет отправляется только в электронном виде и заверяется ЭЦП. Организации с численностью сотрудников до 25 человек и частные предприниматели могут подавать ССВ-ТД в электронном и печатном виде. Печатный документ должен быть заверен подписью ответственного за юридическое лицо или его уполномоченного лица.

В качестве альтернативы, в случае частных предпринимателей, он заверяется собственноручной подписью.

Работодатель обязан представить отчет в SDOE на следующий день после оформления приема на работу или увольнения. Они также должны представлять ежемесячные отчеты до 15 числа о наличии или отсутствии изменений. Несоблюдение сроков может привести к штрафам в соответствии со статьей 2, раздел 2 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Прием нового сотрудника

При оформлении работника необходимо выяснить, обращался ли он на прежнее место работы за бумагой об увольнении по собственному желанию. Процедура заключается в следующем.

Если есть, необходимо найти соответствующую запись в печатном СА и инициировать создание электронных данных в соответствии с СТД-Р или СТД-ПФР.

Если работник соответствует печатному SA, необходимо зарегистрировать, соблюдать и хранить трудовой стаж и одновременно создать электронные данные.

Если у нового сотрудника нет трудового стажа, работодатель создает только одну электронную КС.

1. что именно произошло? Моя бюрократическая трудовая книжка теперь недействительна?

Ваша трудовая книжка по-прежнему действительна. Только теперь у него есть своя электронная копия.

Все сведения, которые работодатель раньше писал в вашей трудовой книжке — когда вас приняли на работу, какую должность вы занимали, когда вас уволили и почему (см. соответствующую статью и часть Трудового кодекса), или когда и где вас повысили — они теперь отправляются в пенсионный фонд . Эта информация хранится в специальной электронной системе учета.

Вы получаете информацию из системы в виде выписки, которая рассматривается как полная копия трудовой книжки.

Таким образом, новая система будет работать с бумажными книжками, но будут ли у работодателей двойные трудовые книжки?

Не совсем так.В течение 2020 года придется выбирать. не нужны ли им трудовые книжки или они хотят вести трудовые книжки вместе с онлайн трудовыми книжками.

В первом случае запись в бумажную книжку больше не ведется (работодатель отдает ее вам), а вся информация заносится только в электронную систему. Во втором случае трудовая деятельность регистрируется как в электронной системе, так и в печатной трудовой книжке, которая по-прежнему принадлежит работодателю.

С другой стороны, у тех, кто впервые начнет работать в 2021 году (по крайней мере, впервые, если работать официально), бумажной книжки не будет — информация об их работе будет доступна только в электронном и электронном формате. В виде выдержек из электронной системы каждый может спросить себя.

3. зачем вводить эту новую систему?

В пояснительной записке к законопроекту говорится, что новая система электронного архивирования позволит

• Повысит уровень безопасности трудовых книжек (трудовые книжки могут быть утеряны, но электронная система считается более надежной)
• Упростит процесс трудоустройства в части взаимодействия с кадровой службой работодателя (например, если трудовая книжка утеряна, нет необходимости восстанавливать копию или запрашивать новую)
• 3. снижает затраты как работодателей, так и работников в связи с трудоустройством (поскольку существует риск потери печатных документов)

4. когда вы решите, печатать ли рабочие тетради или ограничиться новыми?

К концу года — 31 декабря 2020 года. Вы должны попросить о выборе на своем рабочем месте. Не спешите: сначала ваш работодатель должен направить вам письменное обращение, проинформировать вас об изменениях и предложить сделать выбор.

Если вы не отправите письменный запрос, ваш работодатель продолжит хранить печатную книгу реестра наряду с вашей электронной книгой.

5. могу ли я выбрать один вариант, а затем передумать и рассмотреть другой вариант?

Если вы сохраняете свою печатную книгу, это не исключает возможности отказаться от нее позже и перейти на электронную книгу, но если вы не завели книгу в этом году, вы не сможете вернуться к ней позже.

Ваши возможности описаны в разделе «Система ведения электронной книги» и «Статус вашей системы ведения электронной книги». Более того, когда ваш работодатель выдаст вам распечатанную трудовую книжку, он скажет, что выдал ее вам потому, что вы поспешили с регистрацией в Интернете.

6. а что будет, если вы не найдете работу к концу 2020 года, у вас не будет трудовой книжки и вам не на кого будет претендовать?

Нет проблем — даже если это произойдет после 2020 года, у вас все равно будет выбор, когда вы найдете работу. Напишите заявление своему новому работодателю. Вы можете сделать это при подаче заявления о приеме на работу, а можете сделать это позже, например, при поступлении на новую работу.

7. как меня могут уволить и начислить заново, если я откажусь от бумажного реестра?

Работодатель вносит информацию о прекращении контракта в электронную систему регистрации, и ему предоставляется информация о последней дате трудоустройства в период работы у данного работодателя. Это «заявление» может быть предоставлено в печатном виде или отправлено в электронном виде по электронной почте. Второй вариант возможен, если у работодателя есть утвержденная электронная подпись.

Новый работодатель должен будет распечатать или отправить в электронном виде это заявление.

8. если я решу сохранить свою трудовую книжку, будет ли она такой же, как и раньше? Новый работодатель просто принесет ее с собой?

Все будет так же, как и раньше, плюс некоторые новые дополнения. Ваш работодатель по-прежнему будет записывать дату окончания срока вашей работы в бумажную книжку и отдавать ее вам. Он также передает вам сообщение о жалобе в систему, которая ведет электронное досье. Однако он не обязан давать вам выписки из него.

Однако, когда вы подаете заявление о приеме на новую работу, вы должны предоставить и буклет, и информацию из вашего электронного календаря. Вы можете запросить информацию самостоятельно:.

• в МФЦ; и
• в отделении Пенсионного фонда;.
• Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда и портал Госуслуг.

Здесь есть важные нюансы. Электронная система учета еще не полностью отлажена. Даже формы, по которым работодатели сдают сведения о работниках, еще не утверждены.

Первые отчеты в электронную систему работодатели подают в феврале. Поэтому впервые для подачи заявления о приеме на работу потребуется распечатанная трудовая книжка (а не выписка из электронной книги).

9. если вы отказываетесь от работы по выписке, полученной в пенсионном фонде или многофункциональном центре, выдадут ли вам эту выписку?

Да, выписки будут выданы вам вашим работодателем. Каждый работодатель предоставляет только информацию о трудоустройстве к нему (прием на работу, переводы, поощрения, увольнения). Полные выписки вы получите из всех региональных пенсионных фондов или многофункциональных центров, зарегистрированных в электронной системе.

10. означает ли это, что если человека увольняют из-за «объекта труда», он не может «потерять» рабочую папку, чтобы новый работодатель не пошел ему навстречу?

Да, в наше время это не вариант, поэтому предпочтительнее обижаться на увольнение, если вы не согласны на него. Судебные решения могут изменить основания для увольнения как в печатных, так и в интернет-изданиях трудовых договоров.

Помните, что для подачи заявления о приеме на новую работу в каждом случае вместе с заявлением необходимо представить электронное трудовое досье вместо распечатанного трудового досье. В электронном заявлении системы будет содержаться информация о вашем последнем трудовом заявлении в заявлении от вашего последнего работодателя или пенсионного фонда или MKK.

Ваш предыдущий работодатель по закону не обязан предоставлять вам информацию о вашем последнем месте работы после увольнения, поэтому вы не всегда сможете запросить выписку с последнего места работы, как если бы это было ваше последнее место работы.

11. если я найду новую работу, проработаю там всего день или два и решу не оставаться, будет ли эта неудачная работа фигурировать в моем трудовом досье?

Это зависит от обстоятельств. В печатной книжке трудовой книжки вы этого не найдете, так как запись об этом не была сделана за шесть дней до выхода на работу. Поэтому даже в этом случае запись о «чрезмерно коротком» сроке не испортит трудовую книжку, даже если вы были уволены по всем правилам.

Однако сроки регистрации информации в электронной системе разные, и в законе нет положения о том, что человек не обязан сдавать трудовую книжку, если он проработал менее шести дней.

В 2020 году работодатели будут менее оперативно предоставлять информацию о новых сотрудниках и увольнениях. в течение 15 дней после месяца, в котором произошли эти события. Если вы проработали в компании всего день или два, сейчас они не готовы тратить время на обновление информации о вашем трудоустройстве и увольнении.

Если им удастся «скрыть» (без формулировки) факт вашего трудоустройства, эта история не появится в архиве трудовых дел. Однако если они уже издали приказ о приеме на работу (а он был издан не позднее трех дней с момента вашего выхода на работу, в идеале — в первый день), компания строго соблюдает все кадровые процедуры. с увольнением, а также путем внесения данных в электронную систему.

Другими словами, данные о приеме и увольнении передаются в вашу трудовую книжку. Если вы хотите получать зарплату за отработанные дни, вам нужно сделать то же самое.

С 2021 года такие очень скорые трудовые книжки с еще большей вероятностью будут включены в электронные трудовые книжки. Работодатели обязаны представлять сведения о трудоустройстве в день или на следующий день после издания приказа о приеме на работу. Поэтому, если процесс найма в компании проходит быстро, данные о трудоустройстве могут быть представлены в электронную систему в первый день работы или на следующий день.

Если впоследствии работник решит уволиться, электронная система также объявит о прекращении трудовых отношений.

12. каковы преимущества электронных книжек по сравнению с бланками?

С трудовыми книжками и трудовыми книжками, если вы потеряете компанию, в которой работали, вам не придется бегать, чтобы восстановить свои трудовые данные — они хранятся в электронной системе.

Также легче исправить неправильные трудовые книжки.

Полезно также иметь возможность запрашивать и получать информацию из электронной трудовой книжки.

13. какой резон хранить трудовую книжку в печатном виде, ведь она все равно ведется в одно и то же время?

Рациональных причин немного. Можно сказать, что для спокойствия тех, кто боится полной оцифровки данных, законодатели сохраняют возможность иметь бумажные трудовые книжки наряду с электронными.

Противники электронных трудовых книжек обычно опасаются, что пенсионному фонду будет нанесен ущерб и все данные исчезнут. На самом деле, такой сценарий маловероятен: с 2002 года в России действует система персонифицированного учета, и данные, необходимые, например, для расчета пенсии, уже записаны в цифровом виде.

То, что вся эта информация может внезапно исчезнуть без возможности восстановления, кажется нереальным.

Headhunters

Новости и статьи